關(guān)于新時期國資國企檔案規(guī)范化管理的幾點思考

侯泊成

摘 要： 在國資國企中檔案資料占據(jù)著極為重要的位置，它是相關(guān)經(jīng)驗的積累和歷史的總結(jié)，并夯實了國資國企在發(fā)展方面的基礎(chǔ)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案管理工作的水平得到了一定的提升。為適應(yīng)時代發(fā)展，國企集中力量開發(fā)了飛揚檔案管理系統(tǒng)，將整個系統(tǒng)的檔案電子化后全部納入平臺，做到信息的安全可靠和共享利用。但檔案信息管理系統(tǒng)在應(yīng)用過程中還存在一些問題，需要在實際工作中加以改進(jìn)與完善。

關(guān)鍵詞： 國企;檔案管理;規(guī)范化;措施

【中圖分類號】F426.31 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.25.287

1 導(dǎo)言

在知識經(jīng)濟(jì)時代，國企檔案的價值不容小覷，對國企發(fā)展有重大影響，國有企業(yè)需要關(guān)注自身檔案的管理工作和不斷提高自身檔案管理的質(zhì)量和效率。在國資國企的日常工作中會產(chǎn)生諸多文件，對這些文件進(jìn)行正確保管和處理，才能確保順利開展各項工作。同時，有效開展檔案管理工作可以促進(jìn)國資國企的良好發(fā)展，因此加強(qiáng)國資國企檔案規(guī)范化管理具有極其重要的意義。

2 國企檔案管理的重要性

檔案管理是一種管理文檔的有效方式，不僅可以減少檔案搜索時間，還可以減少檔案管理人員的工作量。雖然國企檔案是記錄歷史的材料，但國企發(fā)展中的檔案記錄是能夠成為將來國企選擇發(fā)展的必要輔助內(nèi)容。在改革過程中，大型國企逐步走向多元化，在集團(tuán)國企及其子國企之間建立了資產(chǎn)與資產(chǎn)之間的新關(guān)系，從而檔案管理的行政作用被這種關(guān)系進(jìn)一步削弱。國企信息和檔案檔案的形成與國企管理、生產(chǎn)和運營的每個方面密切相關(guān)，并記錄國企的發(fā)展和變化過程。當(dāng)前，國企檔案不僅由單純的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，還有以下幾種形式：（1）圖片形式;（2）錄音形式;（3）視頻形式等多種形式。在國企發(fā)展中，行政管理檔案可以作為以后行政規(guī)劃和管理決策的基礎(chǔ)，以提高它的科學(xué)性和可操作性。在國企發(fā)展中，會計記錄和國企發(fā)展記錄可以作為國企制定經(jīng)濟(jì)和財物風(fēng)險管理計劃的基礎(chǔ)，以確保國企財務(wù)穩(wěn)定性，凝聚國企理念，提高國企凝聚力和競爭力的重要方法，當(dāng)國企遇到法律問題時，檔案的存儲在法庭中可視為證據(jù)出現(xiàn)，抵御法律風(fēng)險。簡而言之，有效管理國企檔案，它可以國企更高效，穩(wěn)定的長期發(fā)展。

3 檔案信息化管理存在的問題

一是對檔案信息化工作重視接受程度不高。由于檔案管理在許多單位屬于辦公室輔助工作，故檔案信息化工作基本停留在完成上傳信息的階段，缺少后期的跟進(jìn)、推廣和利用普及。雖然實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，但是查檔人員仍然信任紙質(zhì)查檔，心理上不太信任電子檔案。

二是檔案信息系統(tǒng)本身的不足和局限。飛揚檔案系統(tǒng)由于開發(fā)時的局限，很多設(shè)置不夠合理，給檔案導(dǎo)入及查詢帶來不便，影響工作效率。檔案系統(tǒng)是由計算機(jī)人員開發(fā)，所以部分設(shè)置和檔案的歸檔要求有差異。比如在分類上多了具體科室的類目，即永久、30年、10年之后，另加“黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、科技管理”等科目，使得整個系統(tǒng)繁冗、不靈活。

三是檔案信息化管理專業(yè)人才缺乏。檔案信息化進(jìn)程，對檔案管理人員的個人素質(zhì)和能力提出了更高的要求。檔案員不但要熟悉檔案管理知識，也要懂計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對上線的檔案系統(tǒng)要深入了解，熟練運用，需要懂檔案管理和計算機(jī)操作的復(fù)合型人才。目前不少企業(yè)檔案員更換頻繁，年齡偏大，對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不熟悉，缺乏熟練使用檔案信息系統(tǒng)的能力。

4 新時期國資國企檔案規(guī)范化管理措施

4.1 重視國資國企檔案規(guī)范化管理

在國資國企的檔案管理中，要確保管理的高質(zhì)量和高效性，讓檔案規(guī)范化管理順利實現(xiàn)極為關(guān)鍵。首先就要從思想上高度重視檔案規(guī)范化管理。新時期，國家越來越重視國資國企的檔案管理，這就要求國資國企高度重視檔案規(guī)范化管理，使每一位員工均能對檔案管理的重要性有深刻認(rèn)識，同時把檔案管理當(dāng)作重要工作完成。在平時視察工作中，若是發(fā)現(xiàn)國資國企檔案管理有不規(guī)范之處，要第一時間指出，同時制定有效解決措施。除此之外，國資國企還可以將建立檔案規(guī)范化管理領(lǐng)導(dǎo)小組，研究日常檔案管理中存在的不規(guī)范情況和遇到的問題，從組織上確保檔案的規(guī)范化管理。

4.2 加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)

一是檔案管理需要專業(yè)的檔案人才。二是檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化。要加強(qiáng)對既精通檔案業(yè)務(wù)又懂計算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才的培養(yǎng)，選聘年輕、學(xué)歷高、適應(yīng)能力強(qiáng)的員工從事檔案管理工作。加強(qiáng)對檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，鼓勵員工學(xué)習(xí)深造考檔案員證，考檔案職稱，切實提高一線檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力。

4.3 建立紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案相結(jié)合的技術(shù)性管理，實現(xiàn)文書檔案的信息化管理

隨著“數(shù)字中國”、“智慧企業(yè)”等關(guān)鍵詞的提出，紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案館的建設(shè)成為大勢所趨。檔案數(shù)字化通常采用掃描儀實現(xiàn)量化數(shù)字化，但在數(shù)字化過程中要注意進(jìn)行OCR識別。電子文件的歸檔則最好是在企業(yè)OA辦公系統(tǒng)，生產(chǎn)MIS系統(tǒng)建立預(yù)歸檔庫，實時對企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理過程中產(chǎn)生的電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，將在歸檔范圍內(nèi)的電子文件及元數(shù)據(jù)通過OA辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口設(shè)計完成電子文件及元數(shù)據(jù)的分類、編號，從而完成企業(yè)電子檔案的歸檔工作。

4.4 加大軟件開發(fā)力度，提高信息化水平

對檔案進(jìn)行開發(fā)利用是檔案管理工作的重點，也是其自身價值得到發(fā)揮的主要方式。在信息時代對檔案進(jìn)行開發(fā)與利用，主要通過對信息資源的運用進(jìn)行實現(xiàn)。對此，要將檔案編研及編目工作落到實處，編制和國企具體狀況相吻合的檢索工具，完善檔案匯編以及檢索體系等相關(guān)參考資料。同時，國資企業(yè)需要結(jié)合自身文化開發(fā)信息管理系統(tǒng)，通過數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)以及軟件編程等，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)工作流程對企業(yè)各項職能業(yè)務(wù)活動進(jìn)行支持、管理和執(zhí)行。在開發(fā)國資國企對信息管理系統(tǒng)的同時，研發(fā)滿足國企需求以及特點的檔案管理軟件，并和其他軟件進(jìn)行鏈接，形成綜合數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。此外，將生產(chǎn)經(jīng)營、行政辦公以及業(yè)務(wù)審批等相關(guān)工作流程和文檔一體化流程進(jìn)行融合，進(jìn)而建立從文件生成、流轉(zhuǎn)到歸檔的新流程，在簡化工作的基礎(chǔ)上促進(jìn)效率的提升，實現(xiàn)協(xié)同辦公。

結(jié)束語：綜上所述，在當(dāng)前的知識經(jīng)濟(jì)時代中，現(xiàn)代所有類型的檔案都可以被視為國企的一種財富，那么國企需對其格外重視，當(dāng)下已步入信息時代，在國資國企檔案管理中，要積極運用現(xiàn)代化技術(shù)，同時提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，為國資國企檔案規(guī)范化管理奠定堅實的基礎(chǔ)，促進(jìn)國資國企檔案管理質(zhì)量的有效提升。

參考文獻(xiàn)

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