采購訂單管理及優化措施分析

劉樂梅

摘要：本文針對企業實際采購訂單管理的流程，分別介紹了訂單跟蹤管理以及訂單使用管理的主體內容，在訂單跟蹤管理中對合同執行前、執行過程中以及執行后的訂單跟蹤管理提出了具體優化建議，在訂單使用管理中提出了保證采購訂單和付款憑證透明度的4點措施。

關鍵詞：采購;訂單管理;跟蹤管理;使用管理

采購訂單管理是指企業根據市場行情，企業的需求計劃和實際能力以及相關的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至訂單部門執行，在執行的過程中要注意對訂單進行跟蹤，以使企業能從采購環境中購買到企業所需的商品，為生產部門和需求部門輸送合格的原材料和備品備件等。采購訂單管理對于一個公司來說占據著重要的地位，可以說采購訂單管理的好壞直接影響了公司的效益，特別是對于大宗實體型采購的公司而言。采購訂單管理主要包括采購訂單的跟蹤管理以及采購訂單的使用管理，以下分別從上述兩方面內容出發，對采購訂單管理各環節提出管理建議。

1.采購訂單的跟蹤管理

采購訂單跟蹤是采購人員的重要職責，訂單跟蹤的目的有三個：促進合同正常執行、滿足企業的商品需求、保持合理的庫存水平。在實際訂單操作過程中，合同、需求、庫存三者之間會產生矛盾，突出地表現為由于各種原因合同難以執行、需求不能滿足導致缺貨、庫存難以控制。恰當地處理供應、需求、緩沖余量之間的關系是衡量采購人員能力的關鍵指標。訂單的跟蹤管理包括合同執行前、合同執行中以及合同執行后的跟蹤。

1.1合同執行前訂單跟蹤

訂單人員在完成訂單合同之后，要及時了解供應商是否接受訂單，是否及時簽返訂單合同。在采購環境里，同一商品往往有幾家供應商可供選擇，獨家供應商的情況很少。雖然每個供應商都有分配比例，但在具體操作時可能會遇到因為各種原因的拒單現象，由于出現變化，供應商可能要提出改變某些合同條款，包括價格、質量、交貨日期等。如果供應商按時返簽訂單合同，則說明供應商的選擇正確;如果供應商確實難以接受訂單，可以在采購環境里另外選擇其他供應商。與供應商正式簽訂的合同要及時存檔，以備后查。

1.2合同執行過程中訂單的跟蹤

訂單實際作業階段的第一項工作，就是要簽訂一份與供應商的正式合同。這份合同具有法律效力，訂單人員應全力跟蹤，并且應和供應商相互協調，建立起相互之間的業務銜接、作業規范的合作框架。合同跟蹤應注意以下事項：

（1）嚴密跟蹤供應商準備商品的詳細過程，保證訂單正常執行。不同種類的商品，其準備過程不同。總體上可分為兩類：一類是供應商需要按照樣品、產品規格書規定的商品，存在著加工過程的周期長，變化多的特點。對于這類訂單的跟蹤管理，可以向供應商單位派常駐代表，以起到信息溝通、技術指導和監督檢查的作用。另一類是供應商有存貨，不存在加工過程，周期短。對這類訂單的跟蹤管理可視情況分別采用定期或不定期到工廠進行監督檢查，或者設監督點對關鍵工序或特殊工序進行監督檢查。

（2）緊密響應生產需求形勢。如果因市場原因需求緊急，要求本批商品立即到貨，應馬上與供應商協調，必要時可幫助供應商解決疑難問題。有時市場需求出現滯銷，企業經研究決定延緩或取消本次訂單商品供應，訂單人員也應盡快與供應商進行溝通，確定其可承受的延緩時間，或終止本次訂單操作，如遇爭端情況，買賣雙方按照合同約定解決，如合同未涉及相關內容，買賣雙方協商解決爭端。

（3）控制好商品驗收環節。商品到達訂單規定的交貨地點，對國內供應商來說一般是企業倉庫，對境外交貨則是買賣雙方約定交付港口。境外交貨的情況下，供應商在發貨前會將貨物單據掃描件發送給訂單人員，訂單操作者應按照原先所下的訂單對到貨的物品、批量、單價及總金額等進行確認，并進行錄入歸檔，開始辦理清關手續。境外的結算付款方式通常是電匯、信用證或電匯和信用證按比例結合支付，訂單人員按照合同約定付款方式安排付款手續。

1.3合同執行后訂單跟蹤

應按合同規定的支付條款對供應商進行付款，并進行跟蹤。供應商收到本次訂單的貨款既表示該訂單執行完畢，如果供應商未收到付款，訂單人員有責任督促付款人員按照流程規定加快操作，否則會影響企業信譽。商品在使用過程中，可能會出現問題，偶發性的小問題可由采購人員聯系供應商解決，重要的問題由技術人員解決。

2.采購訂單的使用管理

當前采購訂單的使用管理一般是ERP系統或者Excel在計算機上進行管理。在原件上簽字并蓋章后寄回買方，就表明供應商已收到訂單并同意訂單的內容。從法律上來講，發送訂單的采購部門構成了合同提供者，而確認訂單的供應商則構成合同接受者，提交和接受是具有法律約束力的合同的兩個重要組成部分。

采購部門將一訂單原件或復印件送達財務部門（例如應付賬款），提出需求的部門接收并進行交易。采購部門通常保留有幾份訂單的原件及相關憑證，為保證采購訂單和付款憑證的透明度，企業應采取以下建議措施：

（1）財務部門能夠得知未來的支付條件，同時還持有一份訂單原件或復印件，以便貨款到期時對付款進行核對;（2）采購訂單應有訂單編號以便相關部門備案;（3）運輸部門知曉交貨要求，針對每一次交貨安排承運人或使用公司內部運輸。（4）訂單將在所有的部門長期有效，直到買方公司確認貨物已收且符合數量及質量要求為止。

參考文獻：

[1]《采購與供應鏈管理 采購成本控制和供應商管理實踐》，柳榮，P325，2018