大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

關永生

摘要：檔案是儲存一個時代社會發(fā)生的事情，對當前和今后社會發(fā)展有著不可忽視的借鑒參考作用。大數(shù)據(jù)技術的發(fā)展，給檔案管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時代背景下充分利用現(xiàn)代科技，可優(yōu)化新時代檔案管理工作。本文深入分析了在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作存在的一些不足，并提出相應的優(yōu)化方法，希望能進一步推動檔案管理發(fā)展，充分發(fā)揮檔案的價值與作用。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;優(yōu)化方法

檔案不僅承擔著社會信息記錄的作用，還承擔著為當前和未來社會發(fā)展提供參考借鑒價值。隨著現(xiàn)代信息技術的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代加速到來，檔案信息數(shù)據(jù)逐漸增加，如果不能有效進行檔案管理，不僅將降低檔案記錄質量，還無法發(fā)揮出檔案在社會發(fā)展中的借鑒參考價值。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下要不斷優(yōu)化檔案管理工作方法，以順應時代的發(fā)展，充分發(fā)揮出檔案管理工作的效用，為社會發(fā)展提供全面、準確的參考數(shù)據(jù)。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作存在的不足

（一）檔案管理方法落后

隨著信息技術的發(fā)展，雖然檔案管理工作之中納入了信息儲存記錄的方法，但是當前檔案記錄查詢工作仍然是以文件為主，不僅檔案管理質量低下，在查詢效率上面也存在不足。

（二）檔案管理理念老套

隨著現(xiàn)代信息技術逐漸在檔案管理工作中的應用，對檔案管理設備進行了改革創(chuàng)新，但是，由于部分檔案管理工作人員思想理念還停留在傳統(tǒng)思想之中，對檔案管理工作優(yōu)化造成了一定阻礙。一方面，檔案管理工作人員并沒有認識到檔案在社會發(fā)展中的重要價值，認為檔案管理只是對現(xiàn)代社會信息數(shù)據(jù)的收集工作，并沒有引起重視;另一方面，檔案管理工作人員并沒有養(yǎng)成新時代檔案收集意識，在收集檔案信息數(shù)據(jù)的時候，仍然采用傳統(tǒng)的手段與方法，不僅檔案信息數(shù)據(jù)收集效率低下，更無法全面準確地對檔案信息數(shù)據(jù)進行整理。特別是在大數(shù)據(jù)時代背景下，社會信息數(shù)據(jù)不斷增加，若檔案管理工作人員如果不能全面收集檔案信息數(shù)據(jù)，在未來社會發(fā)展進程之中檔案的參考借鑒價值將無法得到有效發(fā)揮。

（三）大數(shù)據(jù)技術應用匱乏

隨著我國智慧型城市發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術逐漸融入到各個行業(yè)之中，而檔案館作為記錄城市社會發(fā)展、人民生活的重要載體，應用大數(shù)據(jù)技術，全面、準確收集社會發(fā)展信息數(shù)據(jù)顯得格外重要。但是，當前部分檔案館仍然只是停留在記錄檔案、儲存檔案的階段，并沒有充分意識到大數(shù)據(jù)技術建設的重要性，導致檔案館科技大數(shù)據(jù)技術建設匱乏，檔案管理工作發(fā)揮出的社會價值有限。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作方法優(yōu)化分析

（一）統(tǒng)一管理檔案資源

大數(shù)據(jù)時代背景下的社會信息數(shù)據(jù)量非常大，檔案館只有全面提高自身信息收集能力與數(shù)據(jù)儲存能力，才能滿足當前社會發(fā)展需要。因此，檔案管理工作需要不斷提高信息收集、數(shù)據(jù)儲存以及處理能力，在文件檔案的基礎之上，也要增加電子檔案，并積極探索統(tǒng)一管理模式。檔案館可以基于大數(shù)據(jù)技術建立信息數(shù)據(jù)檔案處理中心，對范圍內檔案信息數(shù)據(jù)進行收集，并依據(jù)時間、地點、事件等主體進行集中統(tǒng)一整理、分析，從而改善檔案管理的全面性與準確性[1];利用檔案管理中心進行檔案信息數(shù)據(jù)的共享，統(tǒng)一對檔案信息數(shù)據(jù)進行整合與管理，利用各地區(qū)不同的優(yōu)勢點，促進檔案管理工作的協(xié)同進步。同時，檔案館還要與相關部門進行合作，與部門之間的信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，從而提高檔案信息數(shù)據(jù)的全面性與準確性。

（二）轉變管理思維

檔案館作為服務社會的重要機構之一，在大數(shù)據(jù)時代背景下，應當順應時代的改變，轉變傳統(tǒng)管理思維，不斷提高檔案管理工作人員的專業(yè)素質與思想覺悟。首先，檔案館應當增強社會服務意識，要認清在社會發(fā)展之中的重要作用，積極發(fā)揮檔案信息數(shù)據(jù)的價值;其次，檔案管理工作人員要提高對檔案管理的重視程度，確保檔案信息數(shù)據(jù)的完整性與準確性;再次，檔案管理工作人員要深入挖掘檔案信息價值，使之能更好地為當前與未來社會發(fā)展提供參考借鑒;最后，檔案館要優(yōu)化管理結構，不斷促進檔案管理工作人員建立檔案信息保密意識與制定相關保密制度[2]。此外，還要要求檔案管理工作人員深入分析檔案信息，不斷挖掘檔案信息潛在價值，在提供檔案表面信息的同時也能深入分析發(fā)展脈絡，更好地為社會服務。

（三）創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫

檔案管理工作之中應用大數(shù)據(jù)技術受到產業(yè)與專業(yè)等多方面的影響，在數(shù)據(jù)信息建立與管理方面存在一定的不足。因此，檔案館要建立檔案數(shù)據(jù)庫，以現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，提高檔案信息數(shù)據(jù)的應用效率，為檔案管理工作新時代發(fā)展奠定堅實的基礎。檔案館在開發(fā)檔案數(shù)字化軟件的時候，可以與軟件開發(fā)公司表達自身需求，共同開發(fā)出發(fā)揮檔案數(shù)據(jù)信息效用的軟件來。此外，檔案館也要革新檔案管理設備，實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化。首先，要實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)儲存電子化，將傳統(tǒng)文件檔案轉化為電子檔案;其次，要依據(jù)時間、時間等將檔案信息進行整理分類，以提高檔案信息數(shù)據(jù)的應用效率。最后，要創(chuàng)設完整的檔案數(shù)據(jù)庫，將所有的檔案資料進行統(tǒng)一儲存，方面檔案信息資源的共享。

三、結束語

通過上的分析，在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經無法滿足時代的發(fā)展，只有充分利用現(xiàn)代信息技術不斷改革創(chuàng)新檔案管理方法，促進檔案管轉型升級，這樣才能讓檔案信息資料在新時代下充分發(fā)揮出效用;同時，檔案管理工作人員也要改變傳統(tǒng)思想，加強檔案管理工作方法的重視程度，開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫、加大檔案價值宣傳力度，從而全面優(yōu)化檔案管理工作方法。

參考文獻：

[1]謝迎杰.以數(shù)字化促進檔案管理優(yōu)化工作初探[J].蘭臺內外，2020（23）：7-9.

[2]吳德佩.大數(shù)據(jù)技術在檔案管理中的應用[J].數(shù)字技術與應用，2020，38（06）：51-52.