當前中醫院檔案管理存在的問題及創新改善策略分析

王青

摘 要：中醫院檔案是中醫院在各種醫療業務、事務活動等相關事宜開展過程中所形成的以文字、圖像、報表、圖表、光盤、錄音、錄像等形式存在的記錄。這些記錄關系到中醫院運營過程中的方方面面，也對醫院發展產生著至關重要的影響。基于此，中醫院發展過程中，應高度重視檔案管理工作，仔細分析檔案管理中的問題，并探索有效的創新改善策略，以實現檔案管理工作的優化，為推動中醫院的健康發展發揮更好的作用。文章主要對當前中醫院檔案管理存在的問題進行了分析，并探討了創新改善策略。

關鍵詞：中醫院;檔案管理;創新

前言

中醫院的檔案涉及到患者群體、醫院醫護人員及其他職工的信息，其檔案管理直接關系到人民群眾的健康、生命，同時關系到醫院規劃、決策與發展，也在一定程度上關系到民生問題，對社會穩定發展及國家繁榮昌盛產生著一定的影響。新時期，中醫院發展過程中，應秉持與時俱進的思想觀念，借助新興、先進的理論與技術，對檔案管理工作進行創新，充分發揮檔案的作用，促進醫院持續健康發展。

一、中醫院檔案

檔案是人類在各種社會活動中形成的具有保存價值的、形式多樣化的原始記錄，是寶貴的資料資源。中華文明源遠流長，中醫藥是中華文明燦爛文化中的重要組成部分，在五千年的歷史長河中，誕生了諸多中醫典籍，如《黃帝內經》《難經》《傷寒雜病論》《神農本草經》《大醫精誠》等等，這些醫籍醫論是對古中醫中藥的記載與傳承。而在現代化中醫院中，從病者進入診室，到望聞問切、四診合參、辨證施治的診治過程中，其醫療檔案也隨之產生，依托新興科學技術，可以更加詳盡地將檔案記錄、保存下來。

中醫院檔案，是中醫院的一項重要固有資產，可以為醫院人事變更、經營管理、重大決策等提供寶貴的基礎性資料。同時，中醫院檔案也是中醫院建設、科研、教學等工作的重要參考依據，是對醫院軟硬實力及競爭力的真實反映，可以為醫院現代化與信息化建設提供良好的檔案信息，可以對外推廣醫院的科技成果與綜合實力，銜接醫護人員與醫療技術、醫療質量。可以說，中醫院檔案，在總結當代大家與古之圣賢的經驗結晶，幫助后人少碰壁、少迂曲，以及減少醫療集團經濟損失、人力流失與荒廢等方面，有著很重要的作用。

二、當前中醫院檔案管理存在的問題

1.對檔案管理工作的重視不夠

檔案記錄著一個單位工作的整個過程與流程，是對過往工作的分析與總結，可以對未來工作提供有效的參考與指導。對中醫院來說，有效的檔案管理，可以為中醫院帶來良好的經濟效益與社會效益，對中醫院的發展可以產生積極影響。但對中醫院的當前情況進行分析，其比較側重于醫療工作，將醫療技術的發展與進步、醫療服務的改進與完善當作主攻方向，對檔案管理工作的關注較少、重視程度不夠，在檔案管理工作方面存在著思想滯后、效果低下、人員專業能力不足等問題。

2.缺乏專門的檔案管理機構

由于缺乏對檔案管理工作的重視，很多中醫院是由院辦綜合檔案室來負責進行檔案管理，沒有建立專門的檔案管理機構。醫院綜合檔案室通常只對音像檔案、會計檔案、科技檔案以及管理文書檔案等進行管理，并由病案室來對醫院的醫療病歷檔案進行管理，各個業務科室負責對本科室的X線膠片檔案、各種檢查影像圖文檔案以及病理切片檔案進行管理，形成了一個單位內多部門對檔案進行分散管理的局面。與此同時，目前中醫院中的檔案管理人員，大多數是身兼多職，缺乏專職人員，專兼比例不夠合理，給檔案管理工作的效率、質量帶來了一定程度的不良影響。

3.檔案管理人員專業能力不足

對當前中醫院的實際情況進行分析發現，其檔案管理人員尚未實現規范化、專業化的操作，很多檔案員專業能力較差、綜合素質較低，并非專業人員，或者是知識結構落后、服務意識薄弱、思想觀念落后，只會按部就班、機械性地重復工作，不能對檔案管理工作進行創新與優化。究其原因在于，醫院對檔案管理人員入口的把關不夠嚴格，同時缺乏對檔案管理人員的培訓教育，導致檔案管理人員專業素質與能力參差不齊，缺乏責任意識與服務意識，給檔案管理工作帶來了一些不利影響。

三、中醫院檔案管理的創新改善策略

1.提高對檔案管理工作的重視，建立健全檔案管理制度

中醫院發展過程中，應認識到檔案管理工作的作用及其重要性，改變傳統觀念，提高對檔案管理工作的重視，并要建立、不斷優化完善檔案管理的相關制度。

首先，給予檔案管理工作足夠的重視，要求中醫院領導應改變思想觀念，正確認識檔案管理工作，并在具體工作中表現出來，為檔案管理人員提供更好的支持，使其樹立信心，正確認識到自身的價值與重要職責，并在醫院重要議事日程中納入檔案管理工作這一內容，從而為檔案管理工作的優化改善奠定良好的基礎。

其次，完善檔案管理制度。中醫院發展過程中，應遵循《檔案法》等相關法律法規的要求，并充分考慮自身實際，制定完善的檔案管理制度，并確保制度的科學性、合理性、可行性，從而使得檔案管理工作有據可依、有章可循。此外，也要對病案書寫制度進行規范，養成嚴謹的工作作風，建立檔案保密制度，健全檔案借閱、保管制度，將檔案以類歸宗，并將責任落實到人，從而做到責任明確、權責分明，實現檔案管理工作質量的提升。

2.注重人才培養與隊伍建設，提升檔案管理人員的素質

中醫院的檔案管理在很大程度上受到人的影響。檔案管理人員專業能力的優劣、綜合素質的高低，直接影響著檔案管理工作的質量與效果。基于這樣的原因，中醫院應高度重視人才培養與隊伍建設，提升檔案管理人員的專業素質、規范檔案管理人員的工作態度、強化檔案管理人員的個人品德。

首先，檔案管理工作中，檔案管理人員對檔案的保密工作、開放利用等負有直接責任。鑒于此，檔案管理人員業務能力的高低、職業道德修養與法制意識的強弱，直接影響著檔案管理工作質量以及檔案的安全性。這樣的背景下，作為檔案管理人員，必須注重自身能力的提升，不斷學習最新法律法規知識，增強自身的依法行政能力，切實做到正確履職。而中醫院，應積極采取科學手段，創造良好的條件與環境氛圍，從而更好地吸引、培養專業能力優越、具有法制觀念的檔案管理人才。可以采取專業培訓、學歷教育、進修學習等手段，來提升檔案管理人員的專業能力與業務水平，使其能夠做好本職工作。

其次，中醫院發展過程中，應圍繞吸引人才、人才培養以及人才使用三個方面，來加快高素質、專業化檔案管理隊伍建設，培養有理念、有思想、掌握現代管理知識與先進科學技術的復合型人才及專門化人才，從而為檔案管理工作提供良好的人力資源支持。

3.與時俱進地推動檔案信息化建設

檔案信息化建設，是推動檔案工作與大數據社會連通、與智慧城市對接、融入現代生活、參與社會發展與國民經濟發展的重要策略。鑒于此，中醫院發展過程中，應遵循“互聯網+”的要求，加快檔案信息化建設，應用先進的信息技術及信息化管理手段，實現對檔案管理工作的創新與優化。

首先，信息社會化、社會信息化背景下，數字信息的產生與不斷推廣、普及應用，給檔案工作帶來了巨大的影響，使得檔案信息資源的保存方式出現了明顯的改變，具體來說便是可以采取數字化形式對檔案信息資源進行存儲。中醫院的檔案涉及到的內容、人員相對較多，歸檔過程繁瑣，再加上數字化檔案信息的新要求，導致傳統檔案管理的方法已經不能滿足當前檔案管理工作的實際要求。面對這樣的情況，新時期，中醫院檔案管理工作中，可以有效應用信息技術，建立數字化醫院檔案、檔案資源檢索平臺，提高檔案存儲、處理、檢索的便捷性。同時，針對檔案信息化建設、檔案數字化發展，我國近年來頒發了諸多指導文件，如國家檔案局的《數字檔案館建設指南》《電子文件管理暫行辦法》等，對數字化檔案制定了明文規定。中醫院檔案信息化建設中，也要遵循國家法律法規及檔案事業的要求。

其次，中醫院檔案信息化建設中，應將保護檔案完整性與安全性當作第一守則，開展電子檔案資料管理，對電子檔案的收集、電子檔案的整理、電子檔案的入庫、電子檔案的發布、電子檔案的歸檔、電子檔案的查詢、電子檔案的借閱、電子檔案的銷毀等各個環節，均要做好管理與控制。同時，應提高檔案管理人員對檔案信息安全的重視，提高檔案管理人員的信息安全意識，使檔案管理人員在日常工作中具備良好的警覺性，自覺采取有效措施規避信息安全問題，切實保障中醫院的檔案安全。

四、中醫院檔案數字化管理的優化策略

正如上文所述，信息化背景下，檔案數字化管理已經成為推動中醫院檔案管理效率與質量提升的重要途徑。但現階段，中醫院檔案數字化管理中，還存在著一定的問題，包括：第一，與醫療系統、OA系統以及中醫藥數據庫等不兼容。雖然近年來中醫院檔案信息化建設不斷推進，并取得了一定的成果，但現階段，還存在“信息孤島”的問題難以得到有效解決。很多中醫院的數字化檔案管理系統與醫療系統、OA系統以及中醫藥數據庫等無法兼容，仍需重復錄入，實現信息資源共享還有很長的路要走，限制著檔案數字化管理的效率與效果。第二，存儲介質導致檔案的完整性受到破壞。現階段，檔案主要應用硬盤、磁盤以及光盤等數字化載體進行存儲，在使用過程中，這些存儲介質容易受到溫濕度、外力劃傷等因素的影響而導致數據丟失或毀損，使得檔案的完整性受到破壞。第三，信息的可操作性導致檔案安全性受到威脅。實踐發現，數字化檔案的信息極易被刪改、復制或者是篡改，這就給檔案信息的安全性造成了嚴重的后果，雖然目前各方面在數字化檔案的安全性方面做出了很多努力，但很多中醫院在將檔案數字化后，沒有嚴格進行保管，導致信息安全性問題十分嚴峻。第四，對數字化檔案的開發利用不足。目前來說，中醫院的數字化檔案管理人員，大多數是兼職檔案員，在數字化檔案應用、大數據分析等方面的能力不足，同時數字化檔案的編研成果也比較缺乏，影響著檔案數字化管理的發展。

面對中醫院檔案數字化管理中的問題，可采取如下方法進行解決：第一，統一標準，致力于實現信息資源共享。中醫院檔案數字化建設的前期，應對醫療系統、OA系統以及中醫藥數據庫等系統進行充分考慮，建立統一的數字化標準規范，實現對接端口的統一，從而有效避免“信息孤島”的出現。第二，加大對檔案數字化技術的應用。加大資金投入，購入數字化硬件，包括高速掃描儀、“二十防”設備以及備份磁盤等，同時定期對數字化檔案的載體進行質量檢測、拷貝，以載體檢測時限的不同為依據，定期檢查備份，盡可能地避免數字化檔案載體受到磁性、環境、溫度及黑客侵入等因素的影響而發生的損壞。第三，保障數字化檔案的信息數據安全。選擇高性能、安全性較高的管理軟件，定期開展數據維護，保障數字化檔案信息安全。同時，加強信息系統安全，采取構建防病毒體系、設置身份證驗證、數據備份、元數據格式固定的方式，保障數字化檔案的信息數據安全。第四，培養復合型人才。積極培養既熟練掌握數字化技術、計算機技術、網絡技術，又具備專業檔案管理知識的復合型人才。同時，也要做到人盡其才，加大對數字化檔案的編研力度，深入挖掘檔案資源價值，實現對數字化檔案的最大化利用。

五、結語

綜上所述，檔案是中醫院在長期發展過程中形成的、具有重要價值的資源，檔案管理工作在中醫院發展過程中有著重要的作用。但現階段，中醫院在檔案管理方面，存在著對檔案管理工作的重視不夠、缺乏專門的檔案管理機構、檔案管理人員專業能力不足等問題。面對這樣的情況，新時期，中醫院應提高對檔案管理工作的重視、建立健全檔案管理制度、注重人才培養與隊伍建設、提升檔案管理人員的素質、與時俱進地推動檔案信息化建設，并要正確認識到中醫院檔案數字化管理中的問題，對檔案數字化管理進行優化，采取上述措施，對檔案管理工作進行創新，提升檔案管理工作質量，促進中醫院的持續發展。

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（作者單位：太原市中醫醫院）