云辦公對檔案管理工作帶來的挑戰與機遇

邱巧艷

摘 要：云辦公的特點在于以云平臺為基礎，在平臺內設置所有辦公軟件，使辦公人員可以在平臺內進行工作，這種辦公模式被稱為“一站式辦公”，能夠讓辦公更有效率，但云辦公雖然功能強大能給工作發展帶來機遇，而面對一些傳統性較強的工作時，云辦公依舊存在缺陷，如檔案管理工作，這時云辦公就遇到了挑戰，需要進行調整。針對這一點本文將展開相關分析工作。

關鍵詞：云辦公;檔案管理工作;挑戰與機遇

引言

檔案管理工作是是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱。要求管理人員將所屬機構的文件資料、各類載體檔案等進行保管，從表面上與普通文件管理工作一樣。但實際上，因為這些檔案中大部分信息都屬于機密信息或隱私信息，所以檔案管理是一項特殊工作，其不但要求管理人員規范地完成工作任務，還要注意對工作內容信息的保密，這是檔案管理的一大特征。習近平總書記指出，大數據發展日新月異，我們應該審時度勢、精心謀劃、超前布局，力爭主動。檔案工作作為國家信息化工作的重要組成部分，在當下數字環境下也面臨著許多的困難和挑戰。通過“云辦公”來開展檔案管理工作能讓工作的效率、質量得到保障，進而對保密性提出了更高的要求。如何在檔案管理工作中正確使用“云辦公”，就成為了相關辦公人員需要思考的問題。本文將針對這一問題展開工作，旨在提出檔案管理云辦公化必要性與需要改進的地方，此舉具有一定現實意義。

一、云辦公給檔案管理工作帶來的機遇

1.提升辦公效率方面

云辦公的使用能夠讓檔案管理工作的效率大幅度特征，其作用主要體現在三個方面，分別為工作信息化帶來的改變、工作模式靈活性特征、工作準確性得到提升。下文將對三大體現的具體內容進行分析。

（1）降低辦公成本

在傳統辦公模式中，為了支撐辦公運作需要引入大量的人工、設備資源，說明檔案管理辦公成本較高，但在“云辦公”條件下，可以加大檔案管理員協同辦公的效率，辦公成本將得到大幅降低。即“云辦公”可以以云平臺為基礎，將所有辦公設備、辦公業務、檔案信息等資源全部整合，同時保障各項資源的交互關系，這樣辦公人員只需要通過電腦登錄云平臺，就可以在云平臺資源池內獲取辦公資源，此舉極大的降低了辦公的時間成本，同時數據化資源較于實體資源在經濟支出上有巨大的差異（前者遠低于后者），因此即使在經濟成本上云辦公依舊占據優勢，說明其在檔案管理中的應用價值較高，可起到降低辦公成本的作用。

（2）工作模式靈活性特征

云辦公下檔案管理工作的工作模式就成為了“一站式辦公”，這種模式具有極高的靈活性，能夠避免很多對辦公存在阻礙的因素影響。該模式下，檔案管理辦公人員可以根據自身需求隨時更換資源類型，突破了傳統人工模式、辦公信息模式上的“場地限制”（即使在辦公信息模式中，某些重要檔案信息也會被保存在辦公室的某個電腦設備內，如果人不再辦公室是無法獲取該信息的，但在云辦公中借助云平臺，用戶使用任意設備都可以獲取檔案信息，不受場地限制）。

（3）檔案管理辦公模式個性化設置

在以往檔案管理信息化模式當中，人工雖然可以通過信息技術來開展工作，讓工作效率、質量得到提升，但整體上所有人工的信息化辦公模式都是一樣的，這是辦公信息化模式的缺陷，即檔案管理人員在工作中的操作步驟完全相同。而在云辦公下，每個檔案管理人員的工作界面都是可調的，因此人工可以依照自身需求來進行調整，實現個性化辦公設置，這種方法可以消除辦公人員在辦公時的不適感，讓檔案管理工作與人工個人喜歡完美結合，這體現了“人性化”理念，有利于檔案管理質量。

2.辦公質量增長方面

傳統檔案管理工作有“紙質化”特征，即所有檔案都是記錄在紙上的，隨后對紙張進行保存，但這種方法容易出現兩種對辦公質量有負面影響的現象，即紙張丟失、缺損，這兩種現象一旦出現就代表檔案管理工作不完整，存在質量上的缺陷，而事實上傳統檔案管理工作是很難完全避免這兩種現象發生的，因此當時的工作質量一直受人詬病。未來在數字環境下，人們對檔案信息需求將會發生很大的變化，比如說由于我們檔案數據的大量的形成以后，未來在管理和決策中間就會形成對檔案的數據到信息，甚至到知識的一些新的利用的需求。那么這種變化是傳統時代是不一樣的。在這一條件下，通過“云辦公”的幫助，檔案管理工作將越過“信息無紙化”階段，直接進入“云數據應用”階段，消除了“紙質化”中的兩個不利現象影響，所有檔案信息都是以電子檔可是保存在網絡環境中，不會隨時間流失而發生變化，說明辦公質量得到了增長。

3.突破傳統信息化辦公框架

事實上，信息化技術在很早就進入了檔案管理工作中，但早期工作對信息化技術的使用并不深入，多數情況下只是用來傳遞信息、保存信息，同時這些信息技術的使用非常依賴設備與環境，如電腦與網絡，使得辦公企業不得不在辦公設備與環境上進行限制，要求辦公人員只能使用企業配置的設備、網絡來進行辦公，此舉就代表檔案管理辦公人員依舊要定時、定點的前往公司辦公，如果因故不能滿足時間、地點上的要求，則辦公無法開展，這就是傳統信息化辦公框架，可知該框架中有諸多限制。而在云辦公模式中，辦公企業可以利用云平臺來保存信息、保護信息，不必擔心信息外泄，這樣辦公人員就可以使用多種設備來開展檔案管理工作，如智能手機等，而借助這些設備就成功打破了傳統辦公框架，辦公人員沒有必要再定時、定點的開展工作，只要保證自己處于網絡環境中即可，且現代網絡覆蓋面非常廣泛，因此要處于網絡環境是非常容易的。

二、云辦公給檔案管理工作帶來的挑戰

1.對檔案工作保密性與安全性挑戰

檔案工作的保密性與安全性挑戰的成因一樣，因此下文將一同進行分析。

（1）檔案保密性挑戰

因為云辦公條件下檔案管理工作的高效率影響，導致檔案管理工作中所產生的檔案信息量大幅增長，這時檔案管理工作就面臨著檔案儲存空間上的問題，但云辦公的信息儲存庫多為“云數據庫”，這種數據庫在理論上近乎“無限”，說明其解決了檔案儲存空間上的問題，這使得大量檔案管理工作者開始將檔案資料存放在“云數據庫”中。而隨著應用的深入，廣大檔案管理者發現“云數據庫”的儲存位置是網絡環境，因此受網絡環境的開放性導致檔案信息的保密性下降。

（2）檔案息安全性挑戰

在以上對檔案保密性影響的挑戰下，云辦公條件下檔案管理工作還會面臨信息安全挑戰，即“云數據庫”的開放性除了會導致檔案保密性下降以外，還可能引來外部惡意攻擊，導致信息可能丟失、篡改等，這對于檔案管理工作質量有巨大的威脅。而“云辦公”本身防護外部惡意攻擊的能力比較弱，因此信息安全的挑戰始終存在。

2.檔案管理模式過渡挑戰

以信息化為核心來促進檔案管理現代化，是我們國家檔案局、中央檔案館的近些年的最主要的一個政策導向。傳統人工與信息化模式在檔案管理工作中應用已久，很多檔案管理工作者對這兩個模式比較熟悉，而面對比較新穎的云辦公模式則很陌生，因此如果直接將云辦公應用于檔案管理中，則很多辦公人員都會感到不適應，需要長時間來過渡。對于企業而言，其自然希望過渡的時間越短越好，因此如何縮短傳統模式到“云辦公”模式的過渡時間，是“云辦公”檔案管理發展中需要面對的挑戰。

3.人員素質挑戰

人員素質挑戰分為兩種形式，即人員云辦公認知素質挑戰、人員云辦公操守素質挑戰，下文將對兩種挑戰形式的具體內容進行分析。

（1）人員云辦公認知素質挑戰

云辦公模式的落實會對傳統檔案管理辦公模式進行改革，是辦公模式發生巨大大變化，這時辦公人員就不能再采用傳統方式進行辦公，需要對云辦公模式有充足的認知，掌握相關技術，這樣才能在工作中充分發揮云技術的作用。而事實上，云辦公模式帶來的改變非常迅速，導致很多功辦公人員很難在短時間內完成認知上的改變，由此帶來了人員云辦公認知素質挑戰，即當前很多檔案管理辦公人員對云辦公模式的認知比較淺薄，只知道在該模式中可以通過云技術來開展工作，但不知道具體要怎樣使用云技術，也不知道辦公需要哪些云技術，這些問題都對云辦公模式落實造成了阻礙。此外值得注意的是，如果我們不采用相關策略去推動人員云辦公認知素質發展，則這項挑戰會長期存在，這對于檔案管理工作乃至相關社會領域都會造成一定的阻礙，使社會發展速度延緩，因此必須得到治理。

（2）人員云辦公操守素質挑戰

檔案管理工作中辦公人員的職業操守是非常重要的，即檔案信息多屬于機密信息，不可輕易外泄，因此為了避免人工造成的檔案信息泄露問題，在傳統檔案管理工作崗位任職人員選擇中，企業就非常重視任職人員的職業操守，并設立了嚴厲的管理體制，此舉確實起到了控制效果。但在云辦公條件下，因為檔案信息被遷移至云平臺中，所以檔案管理人員可以通過網絡進入云平臺，再將平臺內的某些信息傳輸出去的，此舉具有一定的隱蔽性，使原有管理體制的有效性被削弱，可能動搖辦公人員的職業操守，隨之出現一系列的問題，對此如何讓檔案管理人員在云辦公模式中依舊保有堅定職業操守，是云辦公模式落實中面臨的挑戰。

三、應對云辦公對檔案管理工作挑戰的策略

1.利用大數據技術構建“封閉式云辦公”環境

面對檔案保密性與安全性挑戰，建議在檔案管理工作中引入大數據技術，利用該項技術的功能來構建“封閉式云辦公”環境，可以越過兩項挑戰。具體構建步驟見下文。

（1）步驟一

面對檔案保密性挑戰，可利用大數據技術將檔案信息儲存環境封閉起來，這樣在正常條件下，任何人都無法對檔案信息進行查閱或操作，使檔案信息在“云數據庫”中的保密性得到保障，同時為了滿足檔案管理辦公人員的正常工作需要，需要在封閉環境中設置一個加密接口，該接口需要接收正確密鑰才會打開，而正確密鑰掌握在檔案管理辦公人員手上，這樣就兼顧了檔案保密性與正常工作需要。

（2）步驟二

面對檔案安全性挑戰，可利用大數據技術的深度分析功能來設置“惡意攻擊防護”系統，該系統在深度分析功能下可以對外部訪問進行識別，如果識別發現外部訪問特征符合惡意供給特征，則杜絕該訪問請求通過，確保檔案安全。

2.紙質與云數據并行

針對檔案管理模式過渡帶來的挑戰，在云辦公條件下相關辦公人員應當對紙質檔案進行規整，并逐漸將其轉化為云數據，做到紙質與云數據并行，在辦公人員不適應“云辦公”時，可以繼續依靠紙質檔案來完成工作，這樣就可以讓檔案管理工作平穩過渡到“云辦公”模式中。數字化只是解決了一個可讀，但是沒有把數字化中間那些檔案里邊的數據提取出來，如果把文件和檔案的數據提取出來，把現存的檔案的數據都做出來，這將是一個龐大的數據量。待此過渡完成，企業可以停止傳統紙質工作模式，全面落實“云辦公”模式。

3.做好人員素質培訓，建立網絡管理體制

針對人員素質的兩個挑戰形式，需要采用相關策略來應對，具體見下文。

（1）做好人員素質培訓

為了提高檔案管理辦公人員的云辦公認知素質，辦公企業應當定期組織相關辦公人員參與培訓工作，通過培訓幫助相關人員樹立正確認知、掌握正確操作技巧，盡可能快的實現觀念轉變，由此可以讓云辦公模式落實于檔案管理工作中，成功越過人員認知素質挑戰。

（2）建立網絡管理體制

因為云辦公模式的落實，辦公人員可以在線上進行辦公操作，所以傳統線下管理體制不再適用，對此建議辦公企業建立網絡管理體制，前面對辦公人員線上操作行為進行監管。如建立“痕跡化”網絡監管體制，企業云平臺中辦公人員的所有操作行為都會被記錄，這樣當發現信息泄露之后，可以根據記錄信息“順藤摸瓜”，找到涉事人員，再對此進行處理即可。

四、結語

綜上，云辦公的應用能夠給檔案管理工作帶來發展機遇，檔案管理工作向其靠攏是勢在必行的。在未來要用大數據技術來挖掘檔案的價值，這一點是檔案部門未來一個成長點，或者是未來的一個立足重要的一點。檔案的價值并不僅僅在于保管好了，沒丟，也沒損壞，這只是檔案工作的一個基礎部分，未來檔案部門最大的價值更應該在于擁有大量數據，開發數據。滿足管理過程中間的各項業務需求。通過檔案數據的分析，提供技術支撐。本文對此進行了分析，并提出了應對挑戰的策略，策略的使用能夠起到越過挑戰，更好助力云辦公條件下檔案管理工作順利發揮的作用。

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（作者單位：紫金礦業集團股份有限公司）