油田檔案信息化管理的實現與價值討論

李紅霞

摘 要：基于分析油田檔案信息化管理的實現與價值。首先分析出信息化檔案管理的重要價值，能夠適應現代化社會的發展;拓展檔案工作服務領域;減少二次信息資源的加工。其次分析出通過加強數字化的檔案信息存儲;推進檔案信息管理的網絡化建設;引進現代化的檔案管理人才;加大軟硬件設施的投入力度四種途徑，真正實現油田檔案的信息化管理，增強檔案管理的效率和水平，并保障了檔案信息的安全性和完整性，有助于推動油田企業的良性健康發展。

關鍵詞：油田檔案 檔案管理 信息化管理 管理價值

對于當前的現代信息化社會，意味著人類的生產生活水平的提高。與此同時，信息技術開始廣泛應用在各個領域之中，而檔案作為一種十分重要的信息資源，在油田企業的發展中，發揮著積極的推動作用。但傳統檔案管理，主要采取人工的管理方式，不僅會消耗大量的人力、物力和財力，還難以實現檔案的真正價值，因此，油田企業也要與時俱進，開展檔案的信息化管理，來增強檔案管理工作的質量和效率，確保檔案管理工作的高效運轉。從而，促使信息化的檔案管理，為油田的生產經營等方面提供與之相適應的檔案信息，進一步推動油田企業的長期穩定發展。

一、油田檔案信息化管理的重要價值

1.適應現代化社會的發展

由于科學技術的迅速發展，信息技術已經在各行各業之中發揮出重大的作用，并獲得了良好的應用效果。因此，可以說油田檔案信息化管理，已經是大勢所趨，檔案的信息化和現代化實現，成為了必需且必然發展趨勢，有助于進一步適應當前的社會發展形勢。同時，信息化的檔案管理，可以在很大程度上增強檔案管理的水平和質量，更好的為油田企業所服務，提供具有參考性的信息，并且實現信息傳輸的及時性和有效性，從而逐漸推動油田企業的高效持續發展。

2.拓展檔案工作服務領域

檔案管理，實質上就是管理信息資源。換句話說，信息資源在社會發展中的價值，主要是被開發和利用，而其開發和利用的效果，則是在于開發的時效性和利用的廣泛性。因此，信息化的檔案管理工作，能夠更為全面且完整的存儲信息，有助于信息資源得到良好的開發，不斷拓展資源利用的深度和廣度，促使其產生最大化的經濟效益和社會效益。并且，油田檔案管理工作信息化，就會應用到先進的科學技術，比如掃描技術、光盤技術等等，用于增加檔案信息的儲存量，同時還需要記錄文字、圖片等相關信息。從而，這樣不僅能夠進一步提升信息資源的開發速率，還確保了信息資源在開發利用時，更加具有選擇性和直觀性。

3.減少二次信息資源的加工

因為在傳統的檔案管理工作中，通常都是人工的信息加工工作模式，從文件的資料形成，到開發，都需要二次的加工，不僅時間較長，還容易導致信息失效，造成檔案信息難以發揮其應有的價值。因此，實現信息化的檔案管理，能夠直接利用計算機讀取的形式，利用電腦的功能進行信息的加工，保障了信息資源的快捷且完整。同時，檔案信息化管理工作，可以進行一次的投入，多次的產出，在很大程度上減少了信息加工的成本和費用。而且，檔案信息化的管理，能夠將檔案信息成果進行多份的拷貝，并及時傳送到相關部門及其領導手中，從而增強了檔案信息管理的效率。

二、油田檔案信息化管理建設的形式

1.檔案信息存儲

對于油田檔案信息化管理，能夠實現檔案信息的數字化存儲。 這樣，不僅集中人力物力等資源，將傳統的紙質管理或實物的檔案，合理的分類和整合，轉化為電腦中存儲，以及在網絡上流轉的數字信息。與此同時還可以在收集新的入檔資料時，能夠根據規范化的檔案管理方式，將其一并收集電子版檔案之中，并且進一步準確的核實，確認后分類存儲。

2.檔案虛擬管理

因為是檔案信息化管理，所以就會融合最新的信息技術，進一步實現檔案的創新與企業的發展。所以，在當前的信息時代下的相關行業，其虛擬技術日趨成熟，這樣虛擬化的檔案管理已經是大勢所趨。

3.檔案網絡傳遞

在油田的檔案管理工作中，已經從實物的提供借閱，轉變為通過網絡遠程調用的，用數字化檔案的過渡過程。所以，油田檔案管理的信息化建設，需要具備一定的前瞻性，能夠考慮到網絡能否滿足應用的需求，以及交換機的吞吐能力等，從而以便符合檔案的網絡化傳遞要求，從而逐漸推進網絡信息的升級與改造。

4.檔案安全應用

在檔案管理的信息化中，最大的問題就是安全性問題。因為電子檔案要考慮到保存材質的有效期，所以應將與存儲介質與電子信息技術相結合，及時更新全新的存儲材質，確保電子檔案的長久使用和保存，并且確保電子檔案的快速調用。這樣，才能進一步完成信息化檔案資料的傳遞、提供和使用。同時，也需要一定的網絡安全措施作為保障，從互聯網或者局部網上，建立油田企業的安全防火墻，能夠保障企業內部的檔案安全應用，從而盡最大限度避免外來的侵入，以及檔案資料的泄露等事故發生。

5.知識型檔案內容

當前油田的檔案，大部分都是在數字化和網絡化的環境中產生的，所以其類型和管理與傳統檔案有了明顯的變化。油田檔案的主體為數據型，主要是記錄原油生產的各個環節，以及在時間坐標軸上的過程相關數據，所以油田檔案信息化管理，是在于對數據的開發、集成和共享，屬于人機結合的系統工程，從而將勘探開發的檔案，從數據型轉變為信息型和知識型。

三、油田檔案信息化管理存在的問題

1.缺乏信息化管理意識

油田企業，作為我國傳統發展的重要企業。但是在企業的內部工作人員之中，卻缺少年輕的員工，這樣就會導致很多工齡較長的員工，過于習慣以往的管理模式，對信息化檔案管理的意識嚴重不夠，甚至部分的員工還會對信息化檔案管理認識比較片面，缺乏明確的認知。正因為這些原因，從而造成員工在具體的檔案管理工作中，不僅會排斥信息化的管理手段，還無法真正運用信息化的管理方式，在很大程度上為油田檔案信息化管理的建設增添了難度，十分不利于油田企業的進一步與時俱進的發展。

2.缺少專業的操作人員

根據當前的油田企業檔案管理的信息化工作之中，可以看出缺少大量的專業信息化操作人才。因為檔案信息化的管理方式，需要應用到相關的最新信息技術和科研成果，但是大部分的檔案管理人員仍然為老員工，不能熟練的應用信息化計劃，不僅增加了信息化檔案管理的難度，還會導致信息化的檔案管理效率十分低下。并且，信息化檔案管理對信息技術操作的要求較高，即使會使用一些計算機技術的員工，卻也無法全面把握專業的信息化檔案管理技術。

四、油田檔案信息化管理實現的有效策略

1.加強數字化的檔案信息存儲

由于目前油田檔案種類繁多，且信息化程度參差不齊，所以想要實現信息化的檔案管理工作，檔案管理部門需從數字化的檔案信息存儲入手。首先，建立油田全部檔案信息查詢的集中地，也就是檔案目錄中心，為檔案信息化創造有利的條件。并且將其作為油田檔案信息化建設的主要內容。但與此同時，檔案目錄中心的建設要因勢而為，如若目錄中心的數據十分龐大，且檢索起到比較困難和復雜，就可以考慮按區域成立多個目錄中心，共同構建成一個完整的目錄中心體系，終極目標是在油田企業的全范圍內，可以通過目錄中心，進行任意一份油田檔案的快速且準確查詢，精準定位文件所在位置，遠程查看所需內容，對于一些檔案內容包含關鍵信息的要處理成可實現全文檢索的格式面對利用者發布，從而為油田的生產建設和運營等工作，提供及時有效的檔案信息服務。

其次，檔案管理部門可以開展檔案的編研成果數字化工作，有效的代替檔案原件，實現直接的利用。因為檔案與圖書不同，不僅內容比較分散，且雜亂無章，還容易出現實體的磨損、字跡的模糊等情況，為數字化的利用增添了難度。而對這些檔案按照一定的專題，進行信息的加工，按照編研成果的形式數字化利用，可以迅速在網上閱覽，十分快捷，避免原件被損壞、信息遭涂改等不安全因素。

2.推進檔案信息管理的網絡化建設

對于油田檔案的信息化管理，可以推進網絡化的建設，利用現代的信息技術，實現檔案信息的網上接收、查找、咨詢和直接利用。因此，油田企業可以利用局域網，將原有的檔案管理系統納入到整體的規劃之中，確保文檔的一體化管理和利用，促使檔案信息化與油田信息化的同步發展。而在此之中，檔案管理部門要對密級不同檔案信息區別對待，及時將檔案信息一分為二，對密級要求高的檔案信息采取脫離局域網，確保檔案信息網絡管理過程中的安全與保密。

同時，油田企業應建立現代化的檔案信息管理網絡，保障檔案信息的收集、保管、檢索和利用。這樣檔案人員可以在統一的網絡系統上，進行業務的操作，而檔案信息一旦接收或錄入，就可以自動按照具體的業務規范進行管理。目前，大部分油田企業只實現了少數門類檔案的網上收集、歸檔、保管等工作，大多數檔案只實現了目錄的手工錄入和網格化檢索，今后不斷探索各類檔案從收集、歸檔、目錄等的全程網絡化自動完成。其次，油田企業要加大檔案信息網絡標準化的建設。因為油田檔案信息的特殊性和海量性，所以只有標準化的網絡信息和體系，才能確保網絡信息的高效準確的傳輸與利用，從而進一步實現油田檔案信息的安全傳遞和高度集成。

3.引進現代化的檔案管理人才

油田檔案管理部門，普遍缺乏各類專業技術人員，其知識結構與檔案門類不匹配，對信息化認識不高，導致檔案管理部門缺少專業的信息化管理人才，嚴重影響了檔案信息化管理的建設。因此，油田企業要積極引進現代化的檔案管理人才，比如針對專業的院校招聘大批的畢業生，并對其進行入職的培訓，不斷豐富其檔案管理的經驗;或者根據在企業中一些有發展前途的年輕干部，進行檔案管理信息化業務的培訓，逐漸打造出一支能夠真正勝任信息化檔案管理工作的高素質工作團隊。

另外，油田企業要加強對檔案人員的思想政治培養，引導其樹立正確的工作觀和價值觀，以便其在實際的工作中，具備高度的責任感，為企業提供優質的檔案服務，促使檔案信息資源充分發揮其應有的價值，來進一步推動油田企業的高效發展。而且，油田檔案管理人員，要同時具有扎實的信息理論基礎和過硬的信息專業技能，鼓勵其不斷的創新，更好的滿足現代化發展的變化和現階段的檔案信息化管理需求。

4.加大軟硬件設施的投入力度

在當前的油田檔案信息化管理工作中，其信息軟硬件設備的建設，是保障信息化檔案管理工作效果的前提。因此，油田企業要加大對軟硬件設施的投入力度，購買相應的軟硬件設施，實現資源的合理配置，確保檔案信息的傳輸、交換和共享的正常運行，為檔案信息化管理工作奠定良好的基礎。同時，在軟硬件的購置時，需要軟件開發者，能夠結合企業的實際情況，以及研發專用的管理軟件，去選取滿足日常管理工作所需的特定軟件和硬件，能夠進一步保證檔案管理信息化的長久穩定發展。并且，油田企業要擬定嚴格的部門責任制度，還有設備使用的管理制度，能夠將責任細化到個人，不斷加強工作人員的責任意識，定期為檔案管理的設備進行檢修和維護，從而實現檔案管理部門的信息化工作正常順利運行。

另外，信息化的檔案管理，就需要具有統一規范的管理制度，包括對電子文件的歸檔、檔案信息資源的存儲、標識、查找和使用等，實施標準化的管理。而且，油田檔案管理工作的信息化，其實就是對傳統檔案管理方式的轉變，所以油田企業的檔案管理工作，為了保障正常的運轉，可以采取雙向制的管理模式，讓傳統管理與信息化管理相輔相成，實現信息化檔案管理的順利過渡。從而，促使信息化的檔案管理真正發揮強大的推動作用，最大化服務于油田企業的各項生產、經營、管理工作。

5.強化信息化檔案管理意識

為了真正將油田檔案信息化管理有效落實，就需要強化油田企業領導階層的信息化檔案管理意識，讓其認識到從人工檔案管理模式，轉變為信息化檔案管理的重要性，以及所具有的積極促進作用。這樣，各級的領導者就會具備一定的信息化知識儲備，不斷增強自身的綜合管理能力，進一步了解信息化檔案管理具有的價值和功能，從而全面支持檔案管理的信息化建設，這也是作為推動檔案信息化管理的的第一步，更是關鍵的一步。

只有領導階層對信息化的檔案管理高度重視，才會讓企業的內部員工更加注重對信息化檔案管理的建設，并且培訓出更多專業優秀的信息化檔案管理人才，促使其熟練的運用信息技術技能，實現油田檔案信息化管理的穩定高效發展。

結束語

綜上所述，油田檔案信息化管理，能夠增強檔案管理的效率和水平，并保障了檔案信息的安全性和完整性，有助于推動油田企業的良性健康發展。通過油田企業實施信息化的檔案管理工作模式，對檔案信息進行數字化的加工和存儲，不斷提升檔案資源的開發和利用價值，促使其產生最大化的經濟效益和社會效益，為油田的生產建設和運營等工作，提供及時有效的檔案信息服務。從而，在很大程度上實現了信息傳輸的及時性和有效性，進一步發揮了信息化檔案管理的強大促進作用和價值。

參考文獻：

[1]劉志強.油田檔案信息化管理的實現與價值討論[J]. 企業文化（中旬刊），2019

[2]趙恒萍.加強油田檔案信息化數據運行管理的策略探討[J]. 企業文化（中旬刊），2019

[3]劉 惠.油田檔案信息化數據運行管理的技術[J].中國 管理信息化，2019

[4]呂元智.國家檔案信息資源“云”共享服務模式研究[J].? ?檔案學研究，2011

[5]朱蘭蘭.檔案信息資源開發利用對經濟社會發展影響力測度問題初探[J].檔案學通訊，2011

[6]張美芳.紙質檔案修復質量評估方法的研究[J].北京檔案，2010

[7]徐擁軍.企業檔案知識服務的理論依據與實踐方法[J].檔案學研究，2010

（作者單位：中石油長慶油田分公司檔案館）