事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)途徑分析

王金華

摘 要：在當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)時代，事業(yè)單位檔案信息呈現(xiàn)出多樣化和復(fù)雜化的特點，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越無法滿足檔案工作發(fā)展的需求，檔案管理信息化建設(shè)已成為事業(yè)單位檔案工作發(fā)展的必然趨勢。文中從事業(yè)單位檔案管理工作的特點，分析了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義，并進一步對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑進行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；特點；途徑

檔案管理信息化即是在檔案管理工作中滲透信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有效的提高檔案管理工作的高效化、實時化和信息化水平。近年來科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展并在檔案工作中廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)化水平有了大幅度的提高，特別是信息技術(shù)在檔案管理工作的中應(yīng)用，對事業(yè)單位檔案管理工作提出了較大的挑戰(zhàn)。目前事業(yè)單位加快了自身檔案管理信息化建設(shè)的進程，檔案信息化水平的提升對于事業(yè)單位的發(fā)展起到積極的促進作用。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的特點

事業(yè)單位基于自身的特殊性，其檔案管理工作具有較強的政治性和專業(yè)性特點。即在事業(yè)單位實際檔案管理工作中，其與國家政策、方針之間存在緊密的聯(lián)系，檔案管理工作需要在相應(yīng)政策指導(dǎo)下進行，同時在實際檔案管理工作中事業(yè)單位都具有自身獨特的管理方法和運作程度，專業(yè)性較強。事業(yè)單位檔案包含的信息量較大，而且涵蓋多個領(lǐng)域，這些信息無論是對提高國民經(jīng)濟發(fā)展水平還是國家競爭力都具有重要的參考依據(jù)，可以為國家發(fā)展和決策提供科學(xué)的信息支持。對于事業(yè)單位檔案管理工作而言，其還具有服務(wù)性和保密性的特點，事業(yè)單位工作的本質(zhì)即是服務(wù)大眾，檔案管理工作是事業(yè)單位服務(wù)功能的重要基礎(chǔ)，因此其體現(xiàn)出較強的服務(wù)性。同時事業(yè)單位檔案關(guān)系到有關(guān)政策和學(xué)術(shù)研究等方面的信息，對保密性具有一定的要求，因此在檔案管理工作中還要重視檔案信息的保密。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展，可以將各類信息納入到數(shù)據(jù)庫中，并在電子磁盤上進行保存，可以有效的提高檔案管理工作的效率，而且對于檔案信息，可以通過網(wǎng)絡(luò)及時對檔案信息進行查閱和共享，為檔案信息的利用提供了更多的便利。由于傳統(tǒng)檔案管理工作效率較低，需要大量的人力，實際工作中也容易出錯，但通過信息化建設(shè)工作的開展，檔案檢索和管理更為快速，檔案管理效率大幅度提升。而且在檔案管理信息化建設(shè)過程中，主要以電子文檔來對資料進行保存和備份，檔案信息不易遺失和損壞，實現(xiàn)了無紙化辦公，不僅檔案工作效率有了較大程度的提升，檔案管理成本也實現(xiàn)了節(jié)省。

3 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1 提高對檔案信息化建設(shè)的認識

檔案信息化建設(shè)具有較強的系統(tǒng)性，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)進程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層需要加大重視程度，并能夠及時轉(zhuǎn)變觀念，認識到檔案管理信息化工作的重要性。同時檔案管理人員也需要加快傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，加大對檔案信息化建設(shè)的宣傳力度，使單位從上到下對檔案信息化建設(shè)工作都能夠有一個深入的了解，這樣在檔案信息化建設(shè)過程中才能夠獲得人力、物力和財力的支持，科學(xué)的配置資源，為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展奠定良好的基礎(chǔ)。

3.2 加大對檔案信息化建設(shè)的資金投入

首先，在硬件設(shè)備上，檔案部門要積極引進相應(yīng)的設(shè)備，將現(xiàn)代化管理手段和現(xiàn)代化計算機技術(shù)滲透到檔案管理工作中。工作人員需要借助先進的硬件設(shè)備對現(xiàn)存的館藏檔案資源進行數(shù)據(jù)整理、補充、掃描以及轉(zhuǎn)換。其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務(wù)于一身的系統(tǒng)工程，必須要環(huán)環(huán)相扣，工作人員需要借助各類文檔處理軟件，對建立的數(shù)據(jù)庫按照一定的標準進行整理，進而提供高效的檢索服務(wù)；為客戶查詢等需求提供網(wǎng)上服務(wù)平臺；構(gòu)建各類網(wǎng)絡(luò)安全防護系統(tǒng)，以及對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進行加密、備份等工作。無論是軟硬件配置還是信息化建設(shè)工作的開展都離不開資金的支持，因此需要加大資金投入，積極推進事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的進程。

3.3 制定健全的檔案管理信息化制度

事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合實際情況，綜合考慮多方面因素，不斷改進并完善檔案管理信息化建設(shè)制度，確保各項制度切實可行。如崗位責(zé)任制度，明確每位人員的崗位職責(zé)與權(quán)限；責(zé)任追究制度，明確每位人員應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)責(zé)任，避免出現(xiàn)問題后相互推諉；檔案收集、整理及歸檔制度，確保收集檔案的完整性、真實性和清晰性。通過完善檔案管理信息化制度，可以為檔案管理信息化建設(shè)工作有序開展提供制度上的保障。

3.4 制定本單位的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃

事業(yè)單位需要基于自身的實際情況制定合理的檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，并以此為依據(jù)來推進檔案信息化建設(shè)的進程。檔案信息化建設(shè)規(guī)劃要具有較強的靈活性和可擴展性，能夠更好的滿足檔案工作長期發(fā)展的需要。構(gòu)建檔案信息化管理的網(wǎng)絡(luò)管理模式，有條件的事業(yè)單位可以建立一個檔案信息網(wǎng)站。檔案信息網(wǎng)站主要是以網(wǎng)頁的形式，相關(guān)人員可以通過檔案信息網(wǎng)站對所需要的檔案信息進行查找、瀏覽和下載，提高檔案信息資源共享的程度。

3.5 保證檔案信息的安全

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中檔案信息安全是一項較為重要的問題。在檔案信息化建設(shè)過程中，網(wǎng)絡(luò)和硬件等方面都會給檔案信息帶來風(fēng)險。互聯(lián)網(wǎng)自身具有較強的開放性，一旦檔案信息系統(tǒng)被黑客和病毒攻擊，必然會導(dǎo)致檔案信息發(fā)生泄露或是丟失，影響到檔案信息的安全。同時計算機及相關(guān)硬件在使用過程中一旦發(fā)生故障，也會導(dǎo)致檔案文件丟失和損壞。為了進一步提高檔案信息的安全，事業(yè)單位需要對檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)置防火墻，加裝防病毒軟件，對于涉密檔案嚴禁上網(wǎng)。強化對硬件設(shè)施的管理，并做好具體的備份工作，有效的保證檔案信息的安全。

3.6 優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理工作的水平如何，很大程度上取決于管理者和應(yīng)用者的素質(zhì)和能力。針對當(dāng)前檔案管理人員能力不足、年齡結(jié)合較大等問題，必須要加強檔案管理人員的能力素質(zhì)建設(shè)。要解決個別單位沒有專門檔案管理人員的問題，確保檔案管理有專人負責(zé)。通過定期開展培訓(xùn)等方式，讓檔案管理人員真正意識到信息化建設(shè)的重要性，提高做好檔案管理信息化的主動性。要加強檔案管理人員應(yīng)用信息化設(shè)施的能力和水平，提高自己對檔案信息化平臺的熟練掌握和應(yīng)用能力，確保檔案管理信息化憑條能夠真正發(fā)揮作用。

4 結(jié)束語

通過加大事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可以有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理人員的勞動強度。為了進一步提高事業(yè)單位檔案管理信息化的水平，還需要加大資金投入力度，重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)，科學(xué)對檔案管理信息化建設(shè)進行規(guī)劃，積極推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的有序開展。

參考文獻

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