新時期城市管理檔案數字化策略探析

蘇兆貝

摘 要：城市管理工作中，檔案管理在信息化發展的影響下突破了以往傳統工作模式，逐步向現代化和數字化推進，使得檔案管理更加高效、便捷，推動城市管理檔案數字化成為城市發展的主要工作內容之一，但是其中存在的問題也不容忽視。本文從城市管理檔案的作用入手，探究新時期城市管理檔案數字化的意義，分析其中出現的問題并提出針對性解決措施，為進一步提高城市檔案管理工作效率、推動城市健康可持續發展提供資料參考。

關鍵詞：城市管理;檔案管理;數字化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 20-0-03

在城市管理這一巨大工程之中，檔案管理是其中極為關鍵的內容之一，城市檔案是對城市發展過程以及歷史的一種記錄，不僅具有極強的歷史意義，且對于城市發展有很強的現實作用，因此推動城市管理檔案工作向現代化、數字化方向發展具有很強的必要性。城市化建設步伐的加快讓相關檔案信息爆發式增長，只有利用互聯網技術，不斷提升檔案管理有效性，推動其向數字化、現代化發展才有可能轉變傳統人力管理模式，實現智能化管理，進而提升檔案儲存和管理的準確性。而對于其中存在的一些問題，相關部門以及人員必須積極探索有效解決途徑，進一步推動城市管理檔案數字化，使檔案管理更加符合新時代要求。

一、城市管理檔案的作用

（一）為城市發展方向的規劃提供指導

城市管理檔案并不單純是對于城市發展進程的記錄，更是對城市發展水平的評判標準，其中既包括城市管理水平也包括城市文明程度。不僅對于城市規劃有很強的指導意義，同時也全面、完整地記錄了規劃成效以及在發展過程中存在的問題。對于城市管理者來說，城市管理檔案具有極強的現實意義，可以在對城市發展進程進行規劃時借鑒以往建設過程中的有用經驗，同時也可以防止出現既往重復性錯誤，在很大程度上提升城市發展和規劃方向的正確性。城市管理檔案記錄了城市規模的變化、現代化水平的提升，也是城市不斷向前發展必須具備的數據依據，對于城市管理者制定發展方向提供科學指導[1]。

（二）為政府部門執法提供依據

隨著經濟發展水平的提高，人們的思想觀念有了極大改變，法律認知不斷提升，人們對于法律的認同感和運用法律自衛的能力也隨之提高。城市管理檔案是對于城市發展進程的全面、準確記錄，是政府部門執法工作最重要的證據和依據之一[2]。城市管理者對于城市管理檔案有了更強的重視程度，相關部門也對于其展開了針對性的管理工作。在城市管理過程中，城市管理檔案的有效使用可以為政府部門執法提供強大的數據支撐和資料參考，在很大程度上減輕相關人員工作量，推動城市健康有序發展。

二、新時期城市管理檔案數字化的意義

（一）推動城市發展

城市發展進程伴隨著大量的檔案信息，特別是在我國城市化發展進程加快這一背景下，其中所涉及的海量信息更是數不勝數，此時城市管理部門若仍采用傳統的紙質檔案管理模式進行相關工作將會出現檔案管理有效性與城市發展步伐不相適的情況，進而在很大程度上阻礙城市向前發展。不僅如此，傳統紙質檔案的管理還限制了部門間信息的交流和溝通，使檔案作用受限，且海量數據資源將為管理人員帶來極大工作壓力。因此，新時期推動城市管理檔案數字化是對于傳統紙質檔案管理模式的突破，是推動城市有序健康發展的必然要求。

（二）提升工作效率

城市管理涉及城市發展的方方面面，集中包括園林建設、建筑施工、環衛工作等等，涉及內容極多，因此檔案信息十分繁雜，若仍沿用傳統人工紙質管理，則工作效率極低。此時若采用數字化管理模式將為城市管理提供新的思路，在促進城市管理工作高效、科學的基礎上提升城市服務性能，推動城市管理向現代化方向發展[3]。實現城市的后續發展需要對過去的發展模式進行對比和總結，吸收可用經驗，解決既存問題，為后續的進一步優化和完善提供參考。檔案管理數字化的實現既可以實現檔案分類和管理的合理有序，還能更清晰地指明信息中存在的問題和突出優勢，推動城市進一步發展，極大提高檔案工作的有效性。

（三）加強檔案共享有效率

在傳統紙質管理模式下，城市管理檔案僅存在于相關部門檔案室里，面對的群體范圍極小，這就造成信息共享的缺失，極大浪費檔案信息資源。檔案管理數字化的實現可以利用互聯網實現檔案信息共享，將城市檔案信息的價值最大限度發揮。我國在檔案信息社會共享方面已經有了較大發展，而檔案信息數字化的實現將進一步推動檔案共享發展，為城市建設管理提供必要支撐。

三、新時期城市管理檔案數字化存在的問題

（一）對于數字化管理重視度不高

檔案管理工作與同部門其他工作而言仍較為邊緣，這主要是因為檔案管理無法為部門或城市發展帶來即時的經濟利益，致使部分人員認為檔案信息管理并不重要，因此對于檔案儲存環境、檔案數字化的重視程度并不高，管理人員的工作理念也相對滯后，所有的這一切都對檔案管理向數字化的進一步發展造成了阻礙[4]。以園林建設檔案管理為例，園林部門在實現檔案信息數字化方面一般而言較為落后，這與園林單位人員管理意識有關，認為傳統紙質檔案管理就已經可以滿足城市園林相關工作發展需求，檔案管理數字化建設可有可無，另外，數字化的實現需要足夠的資金投入，這就為本就資金投入相對短缺的園林建設部門更加捉襟見肘，因此大范圍數字化檔案管理在園林部門遲遲無法實現。

（二）資金投入不足

城市管理離不開充足的資金支持，資金來源主要來自財政撥款，而經濟發展水平的不平衡使得各地方在財政撥款方面有較大差異，對于經濟發展水平較高、規模較大的地區來說財政撥款相對更加充足，而相對應的城市管理檔案發展速度也更快，但是相對發展較慢的地區也可能因為撥款相對短缺致使檔案管理數字化進程較為緩慢。除必要的系統和平臺之外，數字化檔案管理的實現還需要計算機等現代化設備的支撐，資金的短缺將直接造成設備完善度受損，必要的技術手段和管理方法無法獲得，數字化管理的實現也會因此受到影響。以環衛部門檔案管理為例，人力以及物力投入的不足在環衛部門較為突出，而受到傳統管理思想的限制，許多環衛部門并不將預算資金投入至實現檔案管理的數字化轉換中，必要的現代化設備嚴重不足，甚至部分地區連最基礎的檔案防護設備都呈現缺乏狀態[5]。不僅如此，部分園林檔案管理信息化程度不高，相關軟件并未實現必要的更新升級，這使得工作有效率無法得到明顯提升，園林檔案管理工作無法得到有效保障。

（三）檔案管理人員水平有待提升

現代化背景下，檔案管理對于人才的要求更加嚴格，不僅需要有專業的檔案管理知識，還要具備一定的信息化水平，但是在實際檔案管理人員招聘過程中，相關部門并未設定與之相符的標準和要求，對于檔案管理專業知識的要求并不高，因此在城市管理檔案工作中存在大量非檔案管理專業的人員，有些人員甚至并未達到所需要的學歷水平[6]。不僅如此，部分地區以及部門對于人員的在職培訓并不重視，檔案管理人員的水平無法得到持續提升，在管理技能以及實踐操作方面逐漸顯示出不足之處，而對于現代化信息技術的掌握能力更是無法達到行業要求，對于城市管理檔案數字化發展造成極大阻礙。

（四）信息管理安全性不強

數字化、信息化的檔案管理在極大程度上提升了工作效率，減輕了人員工作壓力，但是其中存在的安全問題也愈發突出，需要相關人員予以充分重視和解決。對于電子檔案來說，若生成過程中的任一環節出現問題都可能造成文檔受損，另外，與紙質檔案相比，電子數據更易更改和復制，刪除的可能性也更大，且網絡黑客和病毒也給城市管理檔案帶來安全威脅[7]。這些問題在信息化愈發普及的今天更加突出，而相關工作人員也可能因為責任感缺乏或操作技術不到位造成文件的損壞、備份和存檔的缺失等。

四、推動城市管理檔案數字化的措施

（一）提升重視程度

城市管理涉及的城市建設、城市園林綠化以及環衛管理等都會存在大量需要及時處理的檔案文件，數字化的實現將極大提升檔案管理工作效率，提升對于城市管理檔案數字化的重視程度成為推動城市健康穩定發展的必要前提之一。對于檔案管理重視度的提高就要求管理者給予充足的物質和人力支持，除配備基礎設施之外，還需要加強對于管理平臺的構建，加強對于信息化綜合型人才的引入，重視培訓工作[8]。對于城市建設單位而言，部門管理者對于檔案數字化建設重視度的提升將為后續工作的順利開展奠定良好基礎，同時也將促進城建部門人員工作理念和管理意識的轉變，使得城市建設檔案管理順應時代發展潮流，推動城市建設順利開展。

（二）加大資金投入力度

充足的資金投入是促進城市管理檔案數字化的必要支撐和基礎環節，為該工作提供必要的計算機以及其他相關現代化設備。因此，在推動城市發展的過程中，相關政府部門必須加大必要的資金投入，將城市管理細化到城市建設、園林綠化以及環衛管理等各項工作中，通過資金投入引入高新設備和高素質人才，推動系統研發和保障工作的順利開展[9]。資金投入除了在加強基礎設施建設方面有極大作用外，還會完善系統平臺建設并不斷進行更新和優化，為城市管理工作的有序進行提供內在動力，同時實現資源共享，將城市管理檔案的作用充分發揮。

（三）提升人員綜合素質

新的時代背景為城市管理檔案工作人員提出了新的要求，相關部門必須在時代發展要求之下加強對于人員的招聘和培訓，使之適應數字化發展需求，打造一支檔案管理能力和數字化信息水平俱佳的高素質管理隊伍[10]。而相關人員也應該主動迎接信息化帶來的機遇和挑戰，積極提升自身檔案管理技能和信息化管理能力，在立足本部門工作實際的基礎上不斷以最新最科學的管理理念融入工作之中，積極學習數字化相關專業知識，實現自身綜合素質的提升。就環衛部門而言，負責環衛檔案管理的人員綜合素質偏低，提升人員能力和素質成為部門發展必然，部門可制定更加完善合理的檔案管理制度，為人員提供晉升的途徑，鼓勵人員不斷提升自身專業素養和管理能力，提升職業技能、更新管理理念，通過管理方式的創新推動數字化的實現[11]。另外，部門要提升準入門檻、制定福利制度、重視定期培訓，多途徑提升檔案人員素質和能力，為環衛部門檔案管理數字化發展提供必要的人才支撐。

（四）加強檔案管理風險防控

城市管理檔案數字化是一項長期系統性工程，其中涉及政策標準制定、管理以及技術提升等多項具體內容，相關人員必須對其進行合理設計，做好統籌工作，通過管理的嚴格化保證檔案信息的安全。而在相關信息系統的建設時，設計人員既要重視平臺的前瞻性以及可拓展性，也要將安全性作為考慮重點，必須具備充分的備份策略以及穩定儲存系統、安全操作系統，為后續檔案管理工作的進行提供技術支撐。若轉換工具以及計算機等設備為進口，則應首先對于安全性和保密性進行檢查，確保設備安全[12]。此外，幫助檔案管理人員樹立責任意識、提升設備操作能力也是提升使用安全性的必要舉措，做好數據備份和信息保密工作。

五、結語

經濟發展水平的提高推動社會不斷向前發展，我國城市化進程也在不斷深入，城市管理過程涉及極多內容，其中既包括城市建筑的建設，也包括人民生活區域的管理和日常活動的管轄，相對應的城市管理檔案也呈現爆發式增長。現代化發展進程也為城市管理檔案提出了更加嚴格的要求，電子信息技術的不斷發展使得互聯網在各行各業愈發普及，對于人們的生活工作都起到了極大的影響作用，也顯示出自身強大的優勢[13]。因此，城市管理工作者必須順應時代發展，積極探索檔案管理工作數字化進程中存在的問題并予以解決，將城市管理檔案的作用最大限度發揮，推動城市有序、科學、合理、可持續發展。

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