簡述辦公自動環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的重要意義

張艷 劉紅艷

摘要：隨著經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展以及數(shù)據(jù)電子化的不斷普及，醫(yī)院檔案管理工作又有了新的挑戰(zhàn)。由于自動化管理模式被應(yīng)用的越來越廣泛，檔案管理數(shù)量和難度的不斷提高，對于醫(yī)院檔案管理的效率和質(zhì)量也提出了新的要求，這些都深深影響著醫(yī)院的正常運轉(zhuǎn)。因此，為了適應(yīng)新時代的要求和發(fā)展，緊跟時代潮流的步伐，在辦公自動化環(huán)境下實施良好的醫(yī)院檔案管理模式勢在必行。這對于增強醫(yī)院各科室的管理水平、提升醫(yī)院的工作效率和工作質(zhì)量都有著舉足輕重的作用。本文就辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院的檔案管理進(jìn)行分析和研究，找出管理工作中存在的不足和問題，并提出相應(yīng)的解決措施和方法.

關(guān)鍵詞：辦公自動化;醫(yī)院管理;檔案管理;醫(yī)院檔案

醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院管理工作之一，也是影響著醫(yī)院正常運轉(zhuǎn)的重要因素。良好的醫(yī)院檔案管理工作能夠提高醫(yī)療技術(shù)、幫助醫(yī)院的整體運轉(zhuǎn)活動、促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展，一定程度上也能促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化模式的普及，檔案管理工作也普遍呈現(xiàn)了自動化的特點。小到醫(yī)院檔案管理工作，大到國家單位檔案管理工作，都離不開自動化、信息化的支持、離不開專業(yè)人員的扎實基礎(chǔ)和規(guī)范操作。這樣不僅可以提高工作質(zhì)量還能提高工作效率，整合統(tǒng)計好醫(yī)院的龐大數(shù)據(jù)，為醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

1辦公自動化的定義

1.1辦公自動化的基本信息

把計算機信息技術(shù)應(yīng)用在辦公室工作稱之為辦公自動化，其主要目標(biāo)便是實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳輸和接收工作，幫助實現(xiàn)辦公室的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性目標(biāo)。這種辦公自動化模式的應(yīng)用可以從根本上完成醫(yī)院越來越龐大的數(shù)據(jù)量和工作量，減輕醫(yī)院的工作人員的工作負(fù)擔(dān)，在醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用中有重要作用和意義。

1.2辦公自動化的基本特點

第一、能夠使一定范圍內(nèi)的信息實現(xiàn)共享。在醫(yī)院的檔案管理工作中常常存在多部門管理檔案和檔案管理較為分散的弊端，進(jìn)行辦公自動化的實施能夠讓醫(yī)院檔案管理工作更加向信息化靠攏，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、科學(xué)化、合理化，能夠提高醫(yī)院管理檔案的辦事效率，加強文檔歸檔的規(guī)范性。

第二、技術(shù)化和人員素養(yǎng)提高。在醫(yī)院的檔案管理工作中塑造辦公自動化環(huán)境本身就對管理人員提出了新的挑戰(zhàn)。由于辦公自動化是以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的高科技、現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，對工作人員的知識要求和專業(yè)素養(yǎng)也提出了新的要求。傳統(tǒng)的手工記錄和單人操作的方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足辦公自動化的技術(shù)要求，所以相應(yīng)的，應(yīng)提高工作人員的能力和素養(yǎng)。

第三、醫(yī)院檔案和儲存方式逐漸多樣化發(fā)展。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的普及，在辦公區(qū)域，包括醫(yī)院的檔案管理辦公室也配備了相應(yīng)的計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，這就使得檔案管理工作由單一的紙質(zhì)儲存變?yōu)橛跋耦悆Υ妫@樣不僅可以減少存檔環(huán)境的占用，提高存檔空間的利用率，還能實現(xiàn)文檔的較好保存，避免了以往因時間過長、環(huán)境過潮和意外因素等產(chǎn)生的檔案損壞問題，具有很好的保護(hù)性和穩(wěn)定性，使醫(yī)院檔案文件的儲存工作向前邁進(jìn)了一大步。

第四、提高工作效率。根據(jù)檔案的功能和作用，具體類別包括：科研成果、患者病例、診療記錄、會計記錄、專題采訪等。醫(yī)院檔案管理的類別及其廣泛、涉及范圍也很大，從基礎(chǔ)設(shè)施到應(yīng)用教學(xué)都有相關(guān)文件，因此醫(yī)院檔案管理的工作量巨大，而辦公自動化不僅能簡化工作流程，還能減少工作紕漏，提高工作效率，使醫(yī)院的各個環(huán)節(jié)都能正常運轉(zhuǎn)下去。

2辦公自動化的優(yōu)點

2.1提高工作效率

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作有三大難題。首先，在進(jìn)行檔案輸入和卷宗建立的工作，既消耗時間又消耗精力，繁重的工作量使操作記錄起來難度巨大，工作流程死板使檔案管理工作更加枯燥，程序繁重復(fù)雜，長期從事的人員不免會有精神疲勞和身體疲勞問題，嚴(yán)重的會產(chǎn)生懈怠的心理，影響工作質(zhì)量。其次，醫(yī)院檔案管理工作難度較大，細(xì)節(jié)問題頗多，而長期大量的醫(yī)院記錄更是需要足夠數(shù)量的工作人員來完成，這就需要醫(yī)院分流出一部分人員從事檔案管理工作，容易加劇其他工作的工作壓力。最后，是工作效率的低下，檢查、重查的頻率和準(zhǔn)確度都不高，人工作業(yè)容易出現(xiàn)漏檢、漏記現(xiàn)象。如果檔案管理員的自身素養(yǎng)就不高，在工作中出現(xiàn)失誤，文件查找起來就顯得更加困難。

由于工作人員的不合理安排和人數(shù)較少，部分醫(yī)院的檔案管理員都只有一名卻有很多都是兼管，這樣就大大加劇了工作量和工作難度。而辦公自動化可以簡化檔案規(guī)整的時間和流程、提供更加精確、便捷的信息檢索方式，大大減輕了工作人員的工作量，提高工作效率。這樣集中的工作制度可以讓管理人員隨時的查缺補漏、減少文檔的堆積問題，增強醫(yī)院文檔管理水平。

2.2實現(xiàn)信息共享

醫(yī)院進(jìn)行的檔案管理基本上只包括科技檔案、文書檔案和一些事物檔案等，而像醫(yī)療檔案和影像檔案則普遍分布在眾科室，造成了很嚴(yán)重的檔案分散問題，讓資料不能進(jìn)行實現(xiàn)集中收納和處理，造成檔案不完整和不完全現(xiàn)象。在醫(yī)院檔案管理工作中形成良好的辦公自動化環(huán)境就是加入了高科技的計算機應(yīng)用和處理，將檔案卷宗的目錄和內(nèi)容實現(xiàn)合并管理，以此來提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，可以對所錄入的信息資源做出相應(yīng)的脫機處理和適時響應(yīng)，保證文件的查全率和準(zhǔn)確率，突破空間和時間限制。

通過廣闊的互聯(lián)網(wǎng)平臺，可以對其他工作的進(jìn)行更深入的了解，及時準(zhǔn)確地查找檔案的信息和最新動態(tài)，從而建立一個系統(tǒng)性高、操作性強、規(guī)范性高的智能化辦公系統(tǒng)模式，為醫(yī)院提供更好的領(lǐng)導(dǎo)作用，進(jìn)一步提高信息的保密程度，在實現(xiàn)信息共享的基礎(chǔ)上，避免出現(xiàn)盜用信息的問題。

2.3提高檔案的穩(wěn)定性

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)保存方式相比，辦公自動化環(huán)境下的檔案壽命要比以前好很多。紙張的耐用性比較差、不容易保存，在檔案保存的工作中極其容易出現(xiàn)文件丟失和破損情況。而錄入互聯(lián)網(wǎng)的文檔信息不但使用壽命要比普通紙質(zhì)文件長得多，在保存方面也更加方便，占用空間更小，其載體也從單一的紙質(zhì)變?yōu)楦鞣N電子載體，例如：DVD、U盤、大容量的移動硬盤等等。辦公自動化大大提高了文檔的穩(wěn)定性，讓文檔不再僅限于紙上，還增加了傳輸能力、使得醫(yī)院文檔不會因為醫(yī)院的搬遷、意外事故、環(huán)境潮濕等意外因素造成損壞。

3辦公自動化存在的問題

3.1檔案管理不規(guī)范

檔案管理工作最重要的組成之一便是檔案制度的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。隨著搬動自動化的實施不可避免的出現(xiàn)多個軟件共同應(yīng)用的情況，這就嚴(yán)重影響著文檔管理的規(guī)范化水平，不能有一個同意的標(biāo)準(zhǔn)。雖然辦公自動化再不斷地實施和普及，但系統(tǒng)優(yōu)化程度的有限嚴(yán)重制約著醫(yī)院檔案管理水平，沒有發(fā)揮出自動化、信息化設(shè)備應(yīng)有的理想效果，對文書的檢索效率也常常因為工作人員的失誤和程序的千家出現(xiàn)檢索不當(dāng)、效率低下的問題。

3.2保密程度有限

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄修改過程較復(fù)雜，信息有局限性等問題，一定程度上在保密方面要優(yōu)于電子文件。電子文件常常不需要蓋章和簽字，文字不能通過自己識別，在修改后又檢查不出痕跡，對于某些加密性文件盡管可以避免偽造和修改的問題，但也不是完全的具有安全性。紙質(zhì)檔案由于是認(rèn)為記錄書寫，如果發(fā)生涂改、修改文檔的想象，不免出現(xiàn)修改痕跡，因此在偽造、修改記錄等方面的安全性反而高于電子文件。同時電子化的檔案常常會遭遇某些黑客的竊取，落到不法分子手中造成危害社會的問題。

3.3檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

由于辦公自動化的實施，涉及大量的電子信息設(shè)備和飛速發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)，因此與傳統(tǒng)的文檔管理模式又有大不同。醫(yī)院的檔案管理人員只有做到既能有傳統(tǒng)文檔管理模式的工作經(jīng)驗又能熟練操作計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)才能順利完成工作。然而，很多醫(yī)院都忽視了醫(yī)院檔案管理人員的培養(yǎng)和教育，對人員的重視程度較低，兼管情況更是屢見不鮮。同時，學(xué)歷和專業(yè)素養(yǎng)的不高也限制了醫(yī)院檔案管理人員參與學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機會，其工作質(zhì)量和工作效率也十分有限。

4辦公自動化的管理策略

4.1選擇適合的信息管理系統(tǒng)

根據(jù)醫(yī)院的自身定位和科室分布等因素，結(jié)合醫(yī)院的整體規(guī)劃發(fā)展，選擇適合的信息管理系統(tǒng)，制定分期規(guī)劃，并推進(jìn)其發(fā)展。事先對可能出現(xiàn)的問題和情況進(jìn)行應(yīng)對措施的總結(jié)，以此基礎(chǔ)開發(fā)或選擇一套適合本醫(yī)院具體情況的電子信息管理系統(tǒng)。

4.2增強電子文檔的保密性和安全性

由于電子文檔容易出現(xiàn)修改和信息丟失等問題，提高電子文檔的保密性和安全性勢在必行。進(jìn)行文檔管理工作的工作人員應(yīng)加強對文件的保護(hù)意識，定期對存檔系統(tǒng)進(jìn)行檢測和維修，及時的備份重要文件，升級系統(tǒng)，加強防火墻，嚴(yán)禁出現(xiàn)人員擅自更改、下載、刪除信息的情況，保證電子信息系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

4.3提高管理人員工作能力

隨著設(shè)備的更新?lián)Q代和管理方式的不斷轉(zhuǎn)變，對管理人員的工作能力也提出了更高的要求。管理人員應(yīng)加強對自動化設(shè)備的熟練運用，通過課余培訓(xùn)、知識講座等途徑，熟練掌握和運用電子信息設(shè)備。同時，還應(yīng)該有針對性的幫助管理人員樹立一顆強烈的事業(yè)心和奉獻(xiàn)心，對其進(jìn)行思想政治教育，在學(xué)習(xí)技術(shù)的基礎(chǔ)上，讓管理人員養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。

4.4制定科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)療是醫(yī)院工作的重心所在，為患者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升醫(yī)院的醫(yī)療水平，提高患者的生活生存質(zhì)量是醫(yī)院管理工作的中心，對于醫(yī)院檔案的管理也應(yīng)該遵循上述準(zhǔn)則。在審核文件的過程中，應(yīng)做到外部審核與內(nèi)部審核相結(jié)合的雙審核模式，使醫(yī)院的文檔更加規(guī)范化、現(xiàn)代化。定期完善醫(yī)院的各項檔案管理制度條例，明確職工的工作任務(wù)和工作范圍，落實好基礎(chǔ)工作。完善檔案的統(tǒng)計、檢索、銷毀、刪除等工作，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作。

總之，醫(yī)療檔案是記載醫(yī)療單位工作中形成的文件、圖標(biāo)以及錄像錄音等多種信息載體的信息材料，是一種不產(chǎn)生直接經(jīng)濟效益的特殊檔案，但對于醫(yī)療科研成果的產(chǎn)生以及患者的利益有著重要意義，也可通過形成科研成果從而實現(xiàn)經(jīng)濟價值。而辦公自動化利大于弊，在查缺補漏的基礎(chǔ)上可以有效促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和效率，故該方法值得推廣。