檔案管理體系科學建立的策略分析

馬莉

靖宇縣土地收購儲備中心

檔案管理體系科學建立，是一項需要不斷積淀，長期發展的系統性檔案管理工程。因此，企業相關管理人員和工作人員，務必在檔案管理體系科學建立過程中，謹遵國家法律法規，嚴守行業規范條例，進而使檔案管理工作，更加便捷、高效，可為企業發展注入可靠推動力量，同時也可實現檔案資源價值最大化。

一、檔案管理體系科學建立的現實意義

（一）加快落實科學發展觀

新時代，檔案管理工作，是建設文明企業乃至建設文明社會的重要板塊。這是因為，檔案管理工作，不僅涉及企業經濟，同時涉及國家政治和社會文化。 可以說，檔案資源是企業建設的見證和社會發展的縮影，具備深遠意義和無限價值。做好檔案管理體系科學建設，可為企業制定決策、部署戰略，提供重要參考依據，更可為時代留存真實記憶。因此，檔案管理體系科學建設，是加快落實科學發展觀的重要體現[1]。

（二）順應行業發展新趨勢

新時代，經濟市場翻天覆地，科學技術飛躍發展，大數據、云計算、互聯網等信息技術在各行各業廣泛應用，深入推廣。與此同時，檔案管理工作，也逐漸面臨更高要求、更多挑戰，檔案管理工作人員壓力巨大。因此，檔案管理體系科學建設，可謂迫在眉睫。實踐表明，通過科學技術處理，可有效分類檔案資源，使檔案資源在提取利用過程中，更加便捷、準確、完整。因此，檔案管理體系科學建設，是順應行業發展新趨勢的必經之路。

（三）推動檔案管理信息化

當今時代是互聯網時代、是信息化時代，生活形式、工作方法在信息技術推動之下，更加多元、更加高效。因此，檔案管理工作，亦需緊跟時代步伐，完成方式轉變，使其更加具備科學標準，進而可使檔案管理工作在實際管理中，在收集、整理、利用等方面，皆可做到安全保密、詳細可靠。例如，通過檔案管理系統功能的完善，可使檔案資源的利用者，通過檢索關鍵詞便可迅速獲得極具完整性的檔案信息[2]。

二、檔案管理體系科學建立的實施策略

（一）重視檔案管理工作

檔案管理對于企業經營、運轉的重要性不言而喻。目前階段絕大部分企業對于檔案管理工作皆設有專項部門。但是，基于傳統管理理念限制，依然有部分管理人員和領導干部對檔案管理甚為輕視。因此，新時代要想做好檔案管理體系科學建立工作，首先需要積極轉變觀念意識，加強科學思想認知。這就需要，基于科學指導之下，促使企業明確檔案管理并非毫無技術含量的文件存放和整理，而是更具管理價值和意義的人才信息管理，對于企業人事架構和技術突破，具有極為重要的輔助作，因而尤其需要企業決策層、領導層，高度重視此項工作，進而產生上行下效，統一轉變。在此過程中，需要企業決策層、領導層充分認識人才檔案對于企業穩定建設、長效發展的重要作用，進而可以合理安排管理崗位，充分發揮人才潛力，有效利用人力資源，同時還應為檔案管理人才，提供更加廣闊的晉升平臺和鍛煉機會，使檔案管理體系科學建設，更具有堅實基礎。此外，還需在科學建設過程中，注重長效發展，持之以恒，不斷優化，同步為企業各層級、各部門、各崗位，提供更多工作便利[3]。

（二）開展工作人員培訓

檔案管理工作人員是檔案管理工作主體，要想科學建設檔案管理體系，不斷提高檔案管理工作效率和質量，便需與時俱進，銳意進取，注重提升檔案管理工作人員綜合素養。在此過程中，首先基于管理人才聘選階段，便需通過嚴格選拔，擇優而選，選擇高素質、高技能管理人才。具體來說，所選人員需要在檔案管理工作方面，具備較強業務能力，同時還需具備企業相關部門的組織協調能力。另外，尤為關鍵的是，作為檔案管理人員，必須具備過硬心理素質和優秀道德品質，進而在實際工作中，對檔案管理工作可以更加負責、更加嚴謹，逐步使檔案管理工作更具專業性、權威性、科學性。因此，有必要對相關在職人員，以科學建設為目標，展開系統進修與培訓，使其緊跟建設步伐，快速適應轉變，進而在日常工作中，可以更加游刃有余、自信從容，勝任本職工作。此外，還需加強檔案管理工作人員的實踐考察，在此過程中，需要給予工作人員工作流程、組織架構、狀況處理等多項要點的檢查與督導，使其在檔案管理工作中，既可提高工作效率，保證工作質量，更可充分感受檔案管理工作帶給自身的價值實現和生活樂趣。此外，應該堅持以人為本，給予檔案管理人員更多企業關懷，有效解決檔案管理體系科學建設過程中的諸多困境，使檔案管理工作人員更加具備完成此項工作的信心和決心。

（三）推動信息技術建設

毋庸置疑，檔案管理體系科學建設，需要重點推動檔案管理信息化建設。這是因為，檔案管理信息龐雜，任務艱巨，僅僅依靠人工操作，極易因為主觀因素、客觀因素，造成諸多遺漏和偏差，因而科學建設難以成立。只有通過信息化建設，才可使檔案管理工作，在實際工作之中，更加具備智能化、自動化、系統化，進而在人工與智能合力之下，可使檔案管理體系在科學建設過程中，逐漸凸顯精準性、安全性、高效性。因此，需要企業針對檔案管理信息化建設，加大資金投入力度，注重基礎設施更新，設計開發功能更加適宜、全備的信息化應用系統，確保信息化建設，可使檔案管理工作在落實過程中，更加契合、更加實際、更加科學，進而將雜亂無章、堆積如山的檔案管理工作，通過信息化建設逐步實現無紙化管理模式。通過信息化建設，不僅可以降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，同時也可積極踐行“節能減排，綠色環?！钡目茖W理念。另外，還需企業在信息化建設過程中，為檔案管理部門積極引入技術設備和技術人才，有效幫助企業建設信息化檔案管理，并且可以有機融合各部門與檔案管理部門的部分職能，實現信息共享、資源整合，實現企業科學發展。因此，可以說信息化建設，對于科學建設檔案管理體系至關重要，信息化建設檔案管理，可以節約物資，也可促使檔案管理人員將處理基礎、瑣碎工作的時間和精力，投入到更加需要人工解決的檔案管理問題中去，進而全方位保證檔案管理體系科學建設工作的落實[4]。

（四）建立相應規章制度

俗話說，無規矩不成方圓。檔案管理對于企業發展具有重要作用，因此為使檔案管理工作人員在實際工作中，分工明確，各司其職，做好本職工作，完成各項目標，需要建立相應規章制度，進而可在檔案管理工作開展過程中，按照科學程序、細化諸項環節，有效提高工作人員責任心和積極性，并且可為工作人員起到指導、約束等作用，促使工作人員端正態度、規范行為，有效降低因為人為因素所產生的錯誤和遺漏。因此，企業還可補充獎懲機制，使檔案管理規章制度更加完善。這就需要檔案管理部門，將龐大管理任務，通過目標分解，有效落實個人，進而在檔案管理工作，成果卓著時，可以明確進行嘉獎，在出現問題時，可以明確追責，幫助改正。此外，還需特別為檔案管理工作，設定信息化和科學化指導服務，進而使檔案管理工作人員在實際工作中，可以不斷提高信息技術、科學本領，有效發揮專業所長，充分提高檔案管理的利用率，在企業發展中發揮重要紐帶作用，有效增強企業向心力和凝聚力，促使企業擁有更加強勁的競爭實力[5]。

三、結語

綜上所述，檔案管理體系科學建立，具有加快落實科學發展觀、順應行業發展新趨勢、推動檔案管理信息化的現實意義。因此，要想有效完成檔案管理體系科學建立，需要以重視檔案管理工作、開展工作人員培訓、推動信息技術建設、建立相應規章制度等為主要策略，精簡機構，完善設施，細化分工，明確責任，使檔案管理體系逐漸完成科學建立的重大轉型，服務于企業發展，服務于社會發展。本文上述內容，因時間和范圍等不可控因素，仍然存在諸多不足，以期在后續深入探討中逐步完善。