信息時代檔案管理工作面臨的問題及有效對策

曹冬梅

四川省內江市東興區雙才鎮便民服務中心

當今時代是信息高速傳輸的時代，全部依賴紙質的時代已經過去了，逐步采用互聯網網格化來確保檔案資料的安全保管以及共享，人類因這種模式下在生活和工作的方式以及發生天翻地覆的變革。人類可以脫離紙質資料管理，但是卻不能失去信息化下的檔案時代。因其有科學技術作支撐，在共享檔案數據上更加便捷。而受到互聯網的影響，電子化資料種類豐富，檔案管理變得尤為重要。但是，傳統模式下的檔案管理對其影響深遠，在受到新形勢下的檔案管理方式中出現眾多問題，只有解決好相關問題，才能確保檔案管理在信息時代走得更遠。

一、信息化檔案管理的重要性

從傳統檔案管理分析，只要全部依靠紙質為主，很少采用電子化方式進行存儲資料，導致在實際工作的人員在對檔案資料進行整理和歸集中，只能依靠眾多重復性的體力運動，需要進行連續機械式的歸集，在整理檔案中要花費大量時間，還會浪費眾多物力和財力[1]。因其紙質資料在存儲上需要大量的空間，而且在整理上面對的數量是龐大的，在實際效率上難以提升。而且，紙質資料在保管中需要特點的環境，必須在干燥環境中，還要注意防火或防水等，直接受到環境的影響[2]。要避免類似的情況出現，管理者只能采取更多的人為措施進行預防，還需要經常性的對相關紙質資料進行維護等，在這期間有需要經過很多工作日才能完成，造成人力的二次浪費。在后期資料共享中，僅僅通過分類后的目錄來尋找相關的資料，在查閱過程中速度極慢，阻礙實際的工作進展，在備份中也難以維系，不能經常性地進行有效備份[3]。但是，一旦大規模采用信息化檔案管理手段，充分利用好計算機，將原有的檔案管理方式全部都用計算機經常呈現，極大程度上避免了眾多物力和人力的重復使用，讓歸集和整理工作變得更加輕松，讓后期保管和借閱工作效率極大提升，便于各項檔案資料的備用，也讓檔案管理不受環境的制約。因此，信息化檔案管理是現有條件下最優方式，也是促進檔案工作持續進步的有效措施。

二、信息化檔案管理存在的問題

（一）管理標準多樣化，未形成有效統一

檔案管理的主要目的是為后期服務的，方便之后查閱和分析資料的。但是，現有管理標準和制度上進行細分，可以輕易看到各企業以及機關事業單位在檔案分類相同的標準是不一致的，在從同行業看也是多樣化管理，未能形成完整統一的標準化管理模式，導致相較于傳統方式更加缺乏安全性和真實性。信息化檔案更易被人類所獲取，在借閱和查找上都相對于容易，但是缺乏有效管理制度，不能確保每一項資料的保管最終是保密的。因此，在一些涉及機密檔案的管理部門，在資料傳輸上還采用紙質進行，造成這種現象的主要動因是檔案制度不明確，管理標準不統一。在來分析現有信息化檔案建設中，實際的檔案管理者缺乏對信息化的真實認識，將淺薄的理念直接進行應用，無法對現有檔案管理起到促進作用，甚至一阻礙檔案管理工作。而且，在落實信息化建設布局中，很多單位沒有根據實際業務和需要進行合理構建，以至于現有的信息化模式相對于落后，基本無法滿足現實需求。因其缺乏統一標準，在不同地區之間進行傳遞中也是不容易的，相互之間包容性極低，無法確保現有資料的有效轉移以及使用。

（二）共享管理缺乏有效控制

實現信息化管理之后的檔案，一般呈現為電子化和數據化的資料，管理人員需要運用特點的安全軟件和共享系統對其進行借閱管理和防盜管理。但是，一般情況下，管理者都是運用登錄和驗證信息進行實際操作，這種看似便捷化的方式只適用于大眾類型的檔案管理，卻不能運用于機密檔案的管理。運用這種方法，如果針對性的是涉密檔案，那對不法分子來說就是極大的便利。通過對其管理者的電能或者手機進行入侵，來獲取密碼以及驗證信息，并且會通過這樣的方式來將重要檔案進行泄露，有的甚至會胡亂修改檔案庫的資料，從而迫使這些資料失去真實價值性，嚴重會導致資料庫崩潰無法修復，導致這種現象的發生只是由于沒有對共享機制進行有效控制，沒有做到留痕和訪問管理。

（三）沒有完善的檔案管理法律

管理模式的突變，讓現有檔案管理法律措施不及，如果僅僅運用以前的法律難以調節二者之間的矛盾。因為現有的法律適用的層次是紙質檔案，然而電子化檔案所呈現的方式具有多元化，難以用之前法律來衡量。沒有完善的法律對信息化下的檔案管理做支撐，就不能讓采用信息化管理的單位或者個人保護好權益，從而產生了現實和法律相違背的事實，極大制約現有檔案管理發展。信息化下本來就要求法律來做一個保護，需要依據現實情況來進一步優化法律，制定出與現有環境相適應的規范制度，才能確保檔案管理有序進行。但是，現實中是缺乏的，沒有強大的制約力來要求檔案管理，沒有相應的法律來維護采取新模式的檔案管理受益者，是不能推動檔案管理創新發展的。

三、提升信息化檔案管理工作的辦法

（一）構建統一的檔案管理標準

要想檔案管理走向信息化并能逐步完善，是需要制度做輔助的。只能通過構建統一的檔案管理標準，才能促進現有檔案管理就業者依據制度標準進行合理工作。要密切關注現有市場環境信息化的發展情況，將適用于信息化的科學技術逐步納入檔案管理標準中，不能在標準建立后就一成不變，要隨著社會現狀逐步優化進行創新。先對檔案管理標準進行統一細分，促進全國各地檔案傳輸有統一口徑和邏輯關系，確保檔案資料可流動性，并且不能只做制度要求，而忽視監管。要持續增強檔案管理的監管力度和懲處強度，要明確檔案管理各部門的工作職責，從而有序促進檔案管理有序開展。

（三）逐步增強檔案管理安全性

在加強檔案信息化建設中，不能忽視安全的重要性。要清楚認知當今環境是網絡發展化，要切實增強檔案的安全可靠性以及保密強度，只能依靠信息化安全防護工具，要以網絡促進檔案管理安全性提升。通過健全檔案共享機制以及完善檔案管理系統防護系統，逐步加強對檔案管理者的監督與考評。要明確信息化的雙重性，在加大信息化促進安全性的一方面，也要關注網絡流通的便捷性和弊端。要持續落實好管理人員的網絡安全意識，并且常態化進行檔案管理系統的維護，增強對檔案管理者的培訓，從而便于提升檔案管理工作的安全性。

（四）建立健全檔案管理法律

沒有法律支撐的檔案管理工作，是失去監督力與執行力的手段。只有運用法律武器才能確保檔案管理的有序進行，要逐步從現實分析中找出信息化檔案管理的新變化，把握住新變化來促進法律的完善，從而為保障檔案管理提供堅實可靠的法律支撐。在法律規范中應該有更嚴格的要求，要持續關注信息化檔案管理的多元化趨勢，要確保法律在可變范圍內有著不斷完善性，從而有效保障檔案管理者和權益者的利益。

四、結語

檔案管理對社會發展起著不可替代的作用，既是歷史資料的留存手段，又是未來持續創新的變革動力。不僅涉及到企業和國家，和社會每一個人的發展息息相關。信息化檔案管理的趨勢，是歷史發展的必然產物，也是不斷使用社會新變化的有力舉措。因此，檔案管理工作中要不斷調整傳統模式不相容的內容，要持續運用現有標準推動行業的整體變革，要在信息化中認識到網絡時代的多樣性，逐步增強信息化檔案管理安全意識，也要明確檔案管理的工作職責，切實提升檔案管理的人員素質。要從現有法律法規清楚認知，逐步制定出適用于信息化檔案工作的法律，為檔案管理做好服務工作，從而有效促進檔案管理工作的有序開展。