事業單位數碼照片檔案管理對策

孫罡

摘 要：隨著信息技術的發展，數碼設備被廣泛應用，數碼照片成為一種便捷直觀的記錄方式。在事業單位檔案管理中，數碼照片檔案的重要性也不言而喻，加強數碼照片檔案資料的管理工作，也是我們檔案管理中的重要課題。該文對數碼照片檔案管理現狀進行分析，探討做好數碼照片的管理工作的一些措施，希望可以發揮數碼照片的使用價值，提升檔案管理效能。

關鍵詞：事業單位;數碼照片;檔案管理;對策

序言：

照片檔案是在社會活動中靜止拍攝的具有記錄意義的圖片檔案資料，數碼照片檔案是通過數碼相機和計算機技術形成的照片檔案資料，它是一種電子化檔案，可以在計算機系統中存儲，傳輸和開發利用。數碼照片是檔案資源一種，數碼照片以圖片形式記錄事業單位發展中的歷程，成果以及重大事件，具有保存和使用價值。數碼照片檔案具有成像速度快，成本低，儲存方便等特性，可以直觀的展現資料信息，便于查看和使用。但是數碼照片檔案如何更好的管理成為目前檔案管理工作中的重要課題，值得檔案管理人員深入研究。

1.數碼照片檔案管理現狀分析

隨著信息化技術發展加速，數碼照片檔案數量日益增加，事業單位各部門都有大量的數碼照片需要保存和歸檔，若數碼照片檔案不能及時歸檔，數碼照片的內容、拍攝的地點以及其他相關問題不能及時記錄，不能準確的進行分類歸檔，會導致數碼照片檔案不能正常使用，無法發揮其檔案價值。其次，數碼照片是通過計算機設備和信息系統進行保存，計算機設備和信息系統的安全對數碼照片檔案管理有直接的影響，若計算機受到病毒威脅或者系統故障會導致數碼照片檔案損壞或丟失，導致數碼照片檔案無法使用。再次，一些人為因素也會影響數碼照片檔案的完整性。例如檔案管理人員未對照片進行備份或者人員崗位變動，數碼照片交接不到位，導致數碼照片缺失。

在數碼照片檔案信息化管理中操作不規范，管理制度不完善或者執行不到位，數碼照片檔案的管理細則不完整，例如數碼照片檔案管理的時間、范圍、要求、利用情況等，沒有進行科學的監管，導致數碼照片檔案管理在實際工作中存在一些問題。

2.加強事業單位數碼照片檔案管理的對策

2.1建立完整的管理制度，規范數碼照片檔案管理程序

建立完善的管理制度是做好檔案管理工作的前提。事業單位需要根據國家政策、行業標準和單位自身特點建立一套符合實際需求的數碼照片檔案管理制度，該制度的內容包括規范數碼照片的產生，收集，歸檔，存儲，傳輸和利用等各個環節的操作細則。數碼照片的管理制度是保障數碼照片規范化管理的前提，在實際工作中具有指導性和規范性特點。將數碼照片檔案處理中的各個細節都制度規范化流程，可以保證數碼照片檔案管理工作的有序進行。

2.2加強數碼照片分類管理，完善數據庫系統建設

隨著信息化的應用，數碼照片檔案管理需要利用信息科技在專業檔案管理系統中進行。信息化技術的進步給事業單位檔案管理帶來了機遇，同時也帶來了挑戰。檔案管理信息化系統建設，除了需要檔案管理人員具有專業的檔案管理知識和技術，還需要檔案管理人員高效的信息化操作水平。檔案管理人員應該熟練掌握檔案管理系統的操作流程和維護方式，保證數碼照片檔案及時歸檔和存儲，保證數碼照片檔案安全性，完整性。

在檔案管理系統中，數碼照片在收集整理時需要做好分類，由于數碼照片數量多，難以查詢，因此需要按其記錄的內容進行分類整理，這樣在后期使用時可以快速的檢索到相關數碼照片嗎，節省搜索時間，同時也可以避免數碼照片檔案的缺失和遺漏。檔案管理工作中，面對數量龐大的數碼照片要進行篩選并分類，可以根據數碼照片檔案的功能和作用進行分類，保證數碼照片反映記錄事實的主體鮮明，清晰完整。尤其使對事業單位開展重大活動或者記錄重大成果時，數碼照片會比較多，要對相關記錄照片做好分類整理，以便后期使用和宣傳學習等。

2.3利用多種途徑，確保數碼照片檔案妥善保管，提高數碼照片檔案的利用率

數碼照片數量多，容易丟失和遺漏，為了保證數碼照片能完整的保存，要做好數碼照片的備份工作。數碼照片需要在系統中備份，還需要在硬盤中備份，這樣既可以長久保存，也方便傳輸和利用。同時存儲系統和載體都需要進行加密管理。存貯數碼照片檔案時，需要設置成只讀狀態，并且嚴格設置讀寫權限，防止數碼照片檔案信息被篡改或破壞，這樣可以最大化的保證數碼照片檔案資料的完整性和真實性。此外，需要設置完善的數碼照片檔案定期檢查制度，對數碼照片檔案進行定期檢查，確保數碼照片檔案妥善保管，防止數碼照片丟失。另外還需要保證網絡安全性和系統穩定性，防止病毒入侵，破壞照片文件，加強網絡系統的安全建設，定期做系統維護和安全維護。

隨著信息化步伐加速，資源的交流與共享也變得更加方便。數碼照片檔案也應該適當放開服務對象，除了可以服務本單位，還可以適當的進行資源共享，改變檔案資料查詢費時費力的現象，實現檔案管理系統信息共享，可以提高查詢和傳輸數碼照片的效率，節省時間和人力，提高數碼照片檔案的利用率。

結語

隨著信息化技術手段被廣泛的應用到各個領域，事業單位數碼照片的管理也應該實現信息化管理，采用信息手段進行管理可以提升數碼照片檔案管理的效能，發揮數碼照片的使用價值。為事業單位更好的服務是檔案管理工作宗旨，數碼檔案管理的目的是充分實現數碼照片資料的利用價值，而不是將數碼照片檔案閑置和封存。除了一些機密檔案資源具有嚴格的保密性，其他檔案資源都要適當的發揮檔案資源利用的價值，推動事業單位可持續發展。

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