人事檔案數字化在人事管理中的重要性

羅小楓

摘 要：人事檔案是人事管理活動中形成的，是人事工作的核心。隨著現代網絡信息化的不斷發展與進步，網絡信息化給各領域都提供了先進的技術支持，在人事檔案管理上，網絡技術同樣有積極的作用。人事檔案數字化是對傳統人事檔案管理工作的有效創新，采用先進的網絡技術，實現對檔案及材料的收集、整理統計等日常工作的數字化管理。有效提高了人事檔案管理工作的效率，提升其時效性和準確性，解決了傳統人事檔案管理工作中存在的一些矛盾，有效提升了檔案管理水平。本文就人事檔案管理數字化在人事管理中的重要性進行了闡述，并討論了人事檔案管理的現狀提出了人事檔案數字化建設的措施[1]。

關鍵詞：人事檔案數字化;人事管理;重要性

一、人事檔案管理現狀

1.人事檔案管理方式與觀念的落后。當前信息技術水平不斷提高，人事檔案管理工作中，對數字化和信息化的要求不斷提高，現階段的人事檔案管理工作中，大部分僅僅采用計算機簡單的將人事檔案信息錄入保存，缺少專業化的檔案管理技術，還有一部分仍然采用紙質進行工作，不僅費時費力，還無法保證人事檔案信息的安全性。大部分人對人事檔案管理工作的關注力度不強，忽略了人事檔案管理的重要性，沒有明確人事檔案管理工作的真正意義，對人事檔案的作用和功能認識不足，在一定程度上阻礙了人事檔案數字化建設和發展實施。

2.人事檔案管理工作人員整體素質較低。在人事檔案管理工作中，需要對信息采集、處理和應用，對管理工作人員的專業水平要求較為嚴格，要求工作人員掌握相關檔案管理技能和知識，而目前大多數的管理人員非專業檔案管理人才，掌握的管理知識較少，一些相關操作技術能力較弱。相應的計算機技術和網絡技術掌握能力偏低，無法勝任數字化人事檔案的管理工作[2]。

3.缺少系統的法律法規。對于人事檔案數字化管理，我國沒有相關的法律法規和統一標準，人事檔案數字化建設還處于探索階段，各地的人事檔案管理各行其是，檔案的內容、質量各不相同，使得人事信息分散化，嚴重影響人事檔案數字化發展進程。

二、人事檔案數字化建設的工作措施

1.建立新型人事檔案管理模式。建立一個科學合理的新型人事檔案管理模式有利于部門工作的順利開展，企業單位可以建立相應的檔案部門，及時清理無用的人事檔案信息，降低企業內部管理壓力。為職員提供自由晉升的平臺，及時更新人力資源觀念。在人事檔案管理工作中，讓每個管理工作人員在相應的檔案管理流程進行簽名，保證各個環節有序協作，加強人事檔案信息的準確和安全。

2.提升檔案管理人員自身素質及設備質量。開展管理人員培訓工作，努力培養一批具備專業人事檔案管理方面知識的管理人才，保證其擁有一定的計算機操作能力。制定相關規范制度，對管理人員有效控制，使其可以在工作崗位上充分發揮自身優良作用。強化管理隊伍紀律，相關工作人員明確自身職責，采取有效策略最大限度的避免意外情況的出現。電子檔案需要實時更新人員信息，要保證設備的正常高效運作，一些硬件設備如計算機、速印機等，需要保證其正常運作，便于隨時進行信息的更新和整理。

3.強化規章制度建設。從制度上創建更好的人事檔案管理工作平臺，結合實際經驗，整理匯編相關的規章制度，明確管理人員職責任務，清晰管理流程，確保人事檔案管理有章可循、有制可查、有據可依。建立完善的人事檔案管理長效機制，制定科學合理的考核評價制度，調動管理人員的工作積極性，建立競爭激勵體制，讓工作人員感受到競爭的壓力，提升其工作榮辱感，為人事檔案數字化的創建和實施提供強有力的管理保障。

三、人事檔案數字化在人事管理中的重要性

1.優化現代人事管理工作機制。人事檔案數字化建設，是建立在網絡信息技術的前提下，利用現代網絡技術為依托，將人事檔案信息輸入電腦，建立檔案信息平臺，將這些重要檔案信息統一聚集到管理系統中。功能全面，可以準確、便捷、快速的存儲人事檔案信息，并且通過網絡系統，還有搜集、查找、分類的功能，需要尋找某個信息時，可以通過輸入關鍵詞搜索，及時準確的找出所需的人事檔案信息，極大的縮短了檔案管理人員的工作時間，有效節省了搜索檔案的時間，大大降低了檔案管理工作人員的工作強度。還可以實時在線共享，方便檔案的整理和對外借用，促進了人事檔案管理的現代化發展[3]。

2.加強檔案安全信息建設。安全信息建設是網絡技術的重要組成部分，是確保人事檔案管理信息安全的前提條件。人事檔案管理工作程序繁瑣并且內容復雜多樣，有些信息的忽視造成相關工作的遺漏，不利于人事檔案管理工作的進行。人事檔案管理通過網絡系統平臺的建立，對人事檔案信息設置保護密碼鎖，防止人事信息的泄露，并可以將所有的人事檔案信息數據進行無限備份，當網絡系統崩潰或是被病毒入侵，也不用擔心信息數據的丟失或泄露，充分提高了人事檔案信息的安全性，并保證了人事檔案信息的完整。

3.實現網絡管理，解決傳統檔案工作存在的弊端。傳統人事檔案管理方式一般采用紙質檔案，經過長時間的翻閱和存放，部分檔案紙張出現變黃、字跡模糊或紙張破損、丟失等現象，而實現人事檔案網絡管理，采用先進的電子信息技術，將傳統紙質的人事檔案信息輸入網絡平臺系統中，讓人事檔案信息長時間的完好保存。數字化的建設更好的提供信息參考依據，企業領導通過網絡系統平臺快速找到需要的個人信息，包括其個人的成就等，為其他的工作提供有力的參考數值，更有利于人才的各方面能力提升。

總結

人事檔案數字化對人事檔案管理具有重要的意義，人事檔案數字化是時代發展的必然趨勢。信息化建設的不斷深入，人事檔案管理的不斷改革，解決人事檔案管理建設中存在的問題，加強人事檔案數字化建設，有效減少人力、物力的不必要浪費，全面統一工作標準，規范工作管理流程，加強安全信息建設，有效提高了人事檔案的保密性，有利于檔案管理的發展，提高服務質量，有效節省檔案搜索時間，實現人事檔案管理的信息化建設，充分發揮人事檔案在人事管理工作的核心作用。

參考文獻

[1]劉洋，王春梅.人事檔案數字化在人事管理中的重要性[J].企業改革與管理，2016（21）：111+113.

[2]謝利芳，丁蘭嵐.干部人事檔案數字化建設研究[J].蘭臺內外，2020（03）：66-67.

[3]林俏瑾.人事檔案數字化在人事管理中的重要性分析[J].辦公室業務，2019（16）：166-167.