試論做好基層婚姻登記檔案管理的策略

賴小丹

摘 要：基層婚姻登記檔案是基層婚姻登記機(jī)關(guān)在日常工作中積累的結(jié)婚登記、離婚登記、撤銷婚姻等有關(guān)的能夠證明當(dāng)事人婚姻關(guān)系的材料信息。這些材料信息不僅是公民婚姻情況的重要反映，同時(shí)也是基層婚姻檔案管理工作中的重要部分，因此做好其管理尤為重要。本文就圍繞基層婚姻登記檔案管理有關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行了分析與探究，結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況提出一系列基層婚姻登記檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：基層婚姻登記;檔案管理;婚姻情況;策略

一、婚姻登記檔案的特征

婚姻登記檔案與其它檔案相比具有一定的特殊性，其特征可以總結(jié)為如下幾個(gè)：

1.構(gòu)建對(duì)象存在較強(qiáng)的特定性

婚姻登記檔案是婚姻登記部門在日常工作中形成的檔案信息資料，比如補(bǔ)辦婚姻登記資料、結(jié)婚登記資料、離婚登記資料以及撤銷婚姻登記資料等，檔案構(gòu)建涉及到的對(duì)象都是具有婚姻關(guān)系或者曾經(jīng)具有婚姻關(guān)系的人。且不管是補(bǔ)辦婚姻、結(jié)婚還是離婚等，檔案構(gòu)建對(duì)象都是成雙的，不存在一個(gè)單獨(dú)的個(gè)體。

2.檔案內(nèi)容存在一定的專指性特征

婚姻登記檔案內(nèi)容一般都是對(duì)當(dāng)事人婚姻狀況收集而形成的信息，這些資料有一部分是當(dāng)事人出示的，也有一部分是婚姻登記部門日常工作中積累的，還有一部分可能是法院副本材料。這些材料都能夠?qū)Ξ?dāng)事人婚姻情況進(jìn)行反映，并不會(huì)涉及其它方面的內(nèi)容，因此其具有較強(qiáng)的專指性特征。

3.具有保密性特征

婚姻登記檔案信息中有很多內(nèi)容都涉及到當(dāng)事人的個(gè)人信息，這些信息都屬于隱私信息，所以婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)對(duì)這些信息進(jìn)行保密。假設(shè)需要對(duì)這些信息進(jìn)行運(yùn)用，那么要嚴(yán)格依據(jù)有關(guān)的制度來(lái)，避免當(dāng)事人信息受到侵犯，提升婚姻登記信息運(yùn)用的合法性和規(guī)范性。

二、基層婚姻登記檔案管理中存在的問(wèn)題

雖然近年來(lái)隨著我國(guó)各項(xiàng)建設(shè)的不斷規(guī)范，以及先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，基層婚姻登記檔案管理工作取得了明顯的成效，管理效果日益好轉(zhuǎn)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)基層婚姻登記檔案管理中依然面臨一些問(wèn)題，具體如下：

1.婚姻檔案資料保存不完整

婚姻檔案資料保存不完整是存在于很多基層婚姻登記機(jī)關(guān)的問(wèn)題，具體表現(xiàn)在婚姻登記檔案遺失、檔案資料不齊全等方面。究其原因是多方面的，比如因?yàn)檎{(diào)整區(qū)劃、對(duì)登記處進(jìn)行合并、撤銷或者登記處人員變動(dòng)等導(dǎo)致婚姻檔案信息被遺失。還有一些基層婚姻登記機(jī)構(gòu)在實(shí)際檔案保存過(guò)程中細(xì)心度不夠，當(dāng)事人身份證或者戶口薄等復(fù)印件缺失，核心婚姻檔案資料所運(yùn)用的紙或者墨不規(guī)范，一些復(fù)印件不夠清晰等，都影響了檔案信息的有效保存。

2.管理機(jī)制不健全

通過(guò)相關(guān)的分析發(fā)現(xiàn)，很多地區(qū)基層婚姻登記機(jī)關(guān)都沒(méi)有設(shè)立專門的檔案室，婚姻檔案沒(méi)有專人管理，且管理制度缺失，一些婚姻檔案與其它的檔案混合保存，雜亂無(wú)章，嚴(yán)重影響了檔案的運(yùn)用。還有一些基層婚姻登記機(jī)構(gòu)雖然設(shè)立了對(duì)應(yīng)的檔案管理室，但是并沒(méi)有配備對(duì)應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，如防火設(shè)施、防盜設(shè)施等，導(dǎo)致檔案資料的安全性受到了威脅。

3.檔案管理人員的綜合素質(zhì)與技能欠缺

婚姻檔案資料是居民婚姻情況的反映和記錄，關(guān)系到居民的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，所以必須要提升這些資料管理的效果。尤其是在當(dāng)前新時(shí)代背景下，婚姻檔案信息的運(yùn)用率不斷提升，也對(duì)檔案管理人員提出了更高要求，婚姻檔案管理人員應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技能，掌握豐富的管理學(xué)技能，精通管理學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等各個(gè)方面的知識(shí)，才能夠以提升婚姻登記檔案信息管理的效果。但是從實(shí)際情況來(lái)看，當(dāng)前我國(guó)很多基層婚姻登記機(jī)關(guān)檔案管理人員都存在綜合素質(zhì)與技能欠缺的問(wèn)題，檔案管理工作依然處于低水平階段，難以運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)提升檔案管理的效果，優(yōu)化檔案管理途徑等，整體婚姻檔案管理的效率十分低下。

三、基層婚姻登記檔案管理的策略

基層婚姻登記檔案管理的策略是較多的，相關(guān)檔案管理人員要從多方面出發(fā)來(lái)探究婚姻檔案管理的優(yōu)化路徑，從更為科學(xué)的視角出發(fā)，提升婚姻檔案管理的效果。

1.提升基層婚姻檔案管理的重視度

基層婚姻登記檔案是重要的民生檔案，是開(kāi)展婚姻信息服務(wù)工作的基礎(chǔ)和依據(jù)，所以相關(guān)人員必須要提升基層婚姻檔案管理的重視度，將其放在更加重要的位置上。這就要求基層婚姻登記機(jī)關(guān)要做好檔案管理工作有關(guān)的安排，根據(jù)具體的工作量、崗位需求等進(jìn)行人員配備，并及時(shí)引進(jìn)對(duì)應(yīng)的婚姻檔案管理設(shè)備、設(shè)施，對(duì)婚姻登記檔案信息進(jìn)行分類存放。還要派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，設(shè)定專門的婚姻檔案管理室。同時(shí)，由于基層婚姻登記檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化工作，需要得到各個(gè)部門人員的配合，所以基層婚姻登記機(jī)關(guān)也要做好全院教育與宣傳，使大家都能夠認(rèn)識(shí)到婚姻檔案管理的價(jià)值和意義，并主動(dòng)配合檔案管理人員收集檔案信息。

2.構(gòu)建科學(xué)的婚姻登記檔案管理機(jī)制

婚姻登記檔案管理機(jī)制是婚姻登記檔案管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，基層婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的現(xiàn)實(shí)情況來(lái)構(gòu)建婚姻登記檔案管理制度，可以構(gòu)建新制度，也可以對(duì)原有的制度進(jìn)行改善或者優(yōu)化，加入新的內(nèi)容，使自身的婚姻登記檔案管理有明確的參考依據(jù)、規(guī)范的流程。并且，為了提升婚姻檔案管理的有效性，還可以對(duì)所有的婚姻登記檔案信息都擬寫標(biāo)題，重新對(duì)其編號(hào)碼，并編制對(duì)應(yīng)的目錄，以提升檔案管理的規(guī)范性。

3.加強(qiáng)基層婚姻登記檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

基層婚姻登記機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到婚姻登記檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重要性，只有人才隊(duì)伍較為龐大，婚姻檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能較高，才能夠推動(dòng)自身檔案管理工作邁向新的臺(tái)階。第一，要定期對(duì)婚姻登記檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，多為其培訓(xùn)檔案管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，使其學(xué)習(xí)更多的技能，將這些技能運(yùn)用到工作中，促進(jìn)工作效果的提升。第二，各個(gè)地區(qū)婚姻登記機(jī)關(guān)要加強(qiáng)聯(lián)系，組織檔案管理人員相互溝通與交流，學(xué)習(xí)對(duì)方的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理技能的互通，大家相互取長(zhǎng)補(bǔ)短，以提升婚姻登記檔案管理的成效。第三，要構(gòu)建獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)基層婚姻登記檔案管理人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。

四、結(jié)語(yǔ)

基層婚姻登記檔案管理是基層婚姻登記機(jī)關(guān)的一項(xiàng)重要工作，雖然當(dāng)前我國(guó)很多地區(qū)基層婚姻登記檔案管理工作做的還不是十分完善，其中還面臨一些問(wèn)題，但是相信隨著時(shí)代的快速發(fā)展，基層婚姻登記檔案管理工作會(huì)得到完善。本文結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況提出一系列基層婚姻登記檔案管理工作完善的措施，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)人員提供一些參考和借鑒。

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