對高校人事檔案規范化管理的思考

于鳳仙

摘 要：人事檔案管理屬于高校人事工作當中的重要組成，隨著近幾年人事改革的實施，對高校當中實施的人事檔案管理也有了更高要求。雖然高校對人事檔案進行了比較全面的重整、審理等，并且獲得了一定成績，但是在管理過程中，仍然存在一些問題，其中缺乏規范化比較明顯，因此在進行檔案管理過程中，應運用合理方式促進規范化的實現。

關鍵詞：高校人事檔案;規范化管理;人事工作

高校中的人事檔案能夠實現對個人能力、德行、成績等各個方面的記錄，屬于個人信息的縮影。人事檔案管理在學校發展中發揮著十分重要的作用，在社會信息逐漸擴展，人事制度在改革方面逐漸深化背景，人事檔案管理在實施時更應注重規范化的實現。

一、高校當中進行人事檔案管理的重要作用

1.人事檔案是了解人員的重要依據

高校當中的人事檔案，主要記錄教職工的政治面貌、個人經歷、工作表現、思想品德、工作實績以及業務能力等，屬于原始文件，能夠將教師的成長過程呈現出來，時代痕跡比較明顯。人事部門在進行人才選拔、發現、任用過程中，需對其有全面的認識和了解，然后才能根據實際情況將人員安排在適應崗位上，進而使其能力、潛能在崗位中充分發揮出來。由此可見，由于人事檔案在作用上比較獨特，也正是由于獨特性，成為了對人員進行考察時的重要依據。

人事檔案規范制度的建立對梳理高校教職工及學生的個人信息有著重要的作用，往往在利用到人事檔案的時候，有一個專業性質的機構可以去接收所有人員的檔案，檔案也會記錄每個自然人從入學開始至今的所作所為，可以為后續開展的校園工作做充分的理論性指導。

2.能夠維護教職工權益

人事檔案作為歷史真實憑證，法律效用明顯，教師在進行職稱評選、退休、工資晉級等過程中，人事檔案發揮著十分重要的作用，尤其在落實政策，解決歷史問題過程中，人事檔案能夠提供有效線索以及佐證。

人事檔案一般會有每個人的基本個人信息，在個人信息加持的基礎上，還會詳細明確的標注每個人具體的獎懲情況，獎勵主要包括參加學校的活動比賽或參加某項考試取得了比較驕人的成績等內容，由于學業生涯比較漫長，如果沒有一個規范化的機構去管理人事檔案，容易在畢業時很難回憶起自己的大學時光，對就業不利，另外對部分行為不端的同學也起到了一定的約束震懾作用，有些同學在考試中作弊，或是在課堂上頂撞老師，又或者在寢室里偷東西被別人不齒等，如果把這些不良的失信行為都像社會對失信人員的懲罰那樣記錄在案，可以從一定角度減少此類不端行為的發生，有利于加強校園的整體紀律。

3.發揮人才信息庫的作用

在事業單位體制改革以及高等教育迅速發展過程，對于優秀教師，高校有著越來越迫切的需求，在此情況下，高校當中的人事部門優勢得到了體現。在其發展中，需將人才培養、人才重用、人才發現作為重點，使優秀人才進入到教育崗位中。在人才招聘、人才培養過程中，人事檔案能夠為高校提供人員基本信息，也能提供信息數據。

人才信息庫的建立過程，往往需要強大的數據支撐，如果沒有一個功能完善、有一定利用價值的人才信息庫，恐怕會對全體教職工帶來一定程度的負面影響，因此學生個體就是記錄人才信息庫的主要載體，學生自身也應該有加強對個人信息收集的意識，并擁有良好的自我營銷推薦能力，讓那些不自信的同學偶爾翻閱人才信息庫時發現，自己居然無意之中獲得過如此多的獎項，讓他們樹立自信，為以后的職業發展做良好的鋪墊。

二、高校當前人事檔案管理現狀

傳統人事檔案管理模式中，人工錄入比重較大，操作時效率不高，對于新資料也難以進行及時收集。同時在管理方式上，也難以緊跟時代腳步，信息化水平有待提升，對于網絡化與數字化的運用遠遠不夠，以致于人事檔案在進行管理過程中出現信息缺乏流暢性，資源難以及時共享等情況。高校在更名或者是合并之后，會產生人事信息變更與管理不夠同步的問題，進而使人事檔案管理存在缺失問題。當前為了適應人事制度改革的具體要求，高校在人事管理模式方面，開始運用兼職、聘用、代理等形式。

然而利用外包人員，首先就存在很大的隱患，畢竟沒有和學校簽訂正式的勞動合同，他們所有的勞動行為只是由勞務派遣公司和學校簽訂的單方面合同，數據安全或許得不到充分的保障，由于人事檔案上有一個人的基本個人信息和家庭條件背景調查、健康情況、學習成績、曾受到過的獎懲等很多隱私內容，如何防止內容只被人事管理部門了解，且不用做其他途徑就很難保證了，同時由于我國目前對隱私保護的相關法律規章制度仍不完善，且在現實生活中，每個人的手機號碼等隱私內容也極容易被不法分子所利用，往往信息都是被自己通過某些不得知的途徑無形泄漏出去的，同時據了解，隱私泄露所帶來的一系列問題也是顯而易見的，甚至從竊取個人信息到用個人信息被第三方利用而非法給別人獲得利益所帶來的一系列黑色產業鏈也在生活中存在，個人信息的取得成本往往不高，曾經有同學在不知情的情況下，因身份信息被泄露而莫名背上了網貸，給家庭及自身帶來嚴重的經濟、心理負擔，甚至有些人因求助無門而走上絕路，帶來一定的社會影響。

其次人工化錄入信息本身就不符合當下流行的信息學觀點，畢竟在計算機剛剛問世之初，就是利用紙質文檔收集信息后再由文職人員一個接一個錄入到計算機系統中的，這一過程不僅因錄入員的眼神問題容易出錯，還容易使整個錄入過程效率低下，往往達不到客戶的需求，因此需要提出一系列的完整的管理模式，來讓高校的人事檔案管理走向規范化。

三、高校人事檔案規范化管理策略

1.加強人事檔案整體宣傳

人事檔案管理屬于高校人事工作中的重要組成，但是高校中往往被忽視。隨著市場經濟的不斷發展，人事檔案在管理方面的重要性日益凸顯，因此高校中的管理部門需在此情況下，加強對檔案管理的宣傳，提升高校工作人員人事檔案管理意識。首先，加強學校領導對認識檔案的認識，給予人事檔案管理工作充分支持。其次，管理人員需積極適應新形式，做到與時俱進，及時更新自身觀念，不斷強化自身責任心，增強自身管理水平。通過檔案管理的實施，為校職工提供更優質的服務。最后，使教職工對認知檔案管理重要性有充分認識。近幾年，在人事關系發生變化的影響下，對人事檔案的認識有所淡化。因此人事檔案管理人員需在工作中做到認真負責，對檔案管理進行大力宣傳，使人們逐漸認識到檔案管理以及開發利用與個人發展緊密相關。

整體宣傳力度可從學生本身著手，畢竟每個人的檔案都和自己的未來前途緊緊掛鉤，如果對自身的人事檔案不重視，很有可能給自己的求職就業帶來一定的不利影響，同時也會在自己毫不知情的情況下，也會因為信息錄入的錯誤而給自己帶來不必要的損失。

2.保證人事檔案管理流程的規范性

為了使人事檔案在管理過程中更具有規范化，需保證檔案審核、收集、歸檔等各項工作的規范性，在具體實施時，需從這幾方面進行。首先，及時收集人事檔案相關資料，并保證資料的完整性、真實性以及規范性，對資料的收集渠道進行拓展，運用定點收集與普遍收集相互結合的方式，做到定時、定向、定內容，保證收集方法的多樣性，及時將個人的能力、德行、社會活動等形成資料的形式。其次，將相關法律法規作為依據，對材料的用途、內容、保存價值等進行嚴格審核。同時在選擇材料時應做到精選，文字表達做到清晰，內容需保證真實，避免出現涂改造假或者是模棱兩可的問題。除此之外，對于材料手續來講，應保證其規范性、完備性。在記錄材料與載體方面符合相關保護要求。最后。建立相應檢查制度。在此過程中，應注重人事檔案管理人員在隊伍上的強化，將新的檔案進行規范性整理的同時，對舊檔案經常進行檢查，及時發現檔案中存在的問題，并將問題解決，推進檔案管理規范化。

如果人事檔案的規范性出現問題，就好比同一學校的教職工，生活在不同的屋檐下一樣，每個人有不同的管理模板，在后續學生就業時，給學生帶來不必要的不適感，因此就要從根本上杜絕此類問題的發生，加強管理職能部門的工作力度，盡最大可能加強規范性，消除給學生帶來的不利影響。

3.確保人事檔案的完整性

檔案整理的規范性，會直接對檔案質量產生影響。因此在進行檔案整理時，應做到準確分類、嚴格審核、目錄清楚、排列有序等，對于重復材料，不對其進行歸檔，并且需填寫相關剔除登記表，不能將檔案擅自歸檔或者是擅自銷毀。對于和歸檔要求不符的材料，或者是手續不夠齊全的材料，需返回到材料最初形成部門，在補辦手續之后再將其歸檔。由于人事檔案需經歷長時間保存，因此對于檔案材料來講，不能使用鉛筆、圓珠筆、復印紙等書寫，也不能使用復印件。檔案材料在進行排序、分類、裝釘、裱糊過程中，需嚴格遵守相關要求，進而使人事檔案的完整性得到充分保證。人事檔案的完整性也可以從提高管理規范化的角度入手，畢竟一個學校的所有檔案都應該是在一個模板下進行的，應具有一定的統一性。

4.加快信息化建設整體進程

首先，為了使檔案壽命得以延長，可以將人事檔案管理相關經費納入到財務預算當中，促進人事檔案管理工作整體條件的改善。在此過程中，可以為管理人員提供庫房、辦公室、檔案室等，并配置空調、防盜設施、加濕器、防蟲藥、消防設備等，嚴格遵守庫房管理方面的相關要求，為檔案實現規范化管理創造良好條件。其次，為了使檔案資源得到深層次的開發與利用，高校應該積極推進信息化建設，突破傳統模式中存在的限制，對檔案管理手段進行改進，加強對打印機、掃描儀、計算機等的運用。在教育資金沒有缺口的前提下，充分提高對檔案系統的建立可能需要的所有儀器進行需求分析，一定要提高對檔案管理部門建立的重視程度，畢竟檔案館事關每位教職工和同學的自身實際利益，馬虎不得，同時建立電子版檔案，運用檔案內容輸出和輸入形式，構建檔案數據庫，進而實現對數據庫的動態管理，為人事檔案信息的查詢、檢索、分析、統計等提供便利。在此過程中，為了使電子檔案在安全性方面得到保證，需建立對應的安全機制，這樣才能以較快的狀態為高校建設以及人才開發服務，促進檔案管理中信息化的實現。

5.保證檔案管理質量

就檔案管理這一工作來講，程序上比較復雜，為了使管理工作得以高質量進行，需對相關管理制度進行建立健全，遵循《檔案法》中規定的內容，將人事部頒布的相關工作要求作為依據，并且和高校自身實際發展現狀結合在一起，針對檔案收集、整理、審核、接收、傳遞、查閱等方面制定明確規定，使檔案在真正歸檔時做到有所依據，促進人事檔案在管理過程中的規范化。在學校制定相關的檔案規則時，就要充分考慮到制度的完善性和可操作性，使制度具備一定的指導價值和約束能力，可以進一步加強檔案管理人員的整體從業素質，進而提升管理能力。

6.提升管理人員責任意識

為了使人事檔案在管理時的規范性得到保證，需針對檔案管理問題形成完整機制，尤其加強監督機制的建立和制定。因此需注重管理人員責任心的提高，使其在工作中形成良好職業道德，將教職工利益的獲取作為自身在工作中的出發點與落腳點，對檔案管理知識進行靈活掌握。同時需針對檔案管理制定相應的審核機制，定期執行審核機制。在此過程中，管理人員需定期進行審核檢查，進而及時發現在管理中存在的問題，保證檔案管理在實施時的完整性。同時在檔案管理中，需要在制定相關工作規則時明確嚴格的獎勵與懲罰制度，從業人員必須做到公私分明，以避免因蠅頭小利而竊取教職工及學生的個人檔案的不良事件的發生，來充分提高檔案工作人員的職業操守，一旦因個人利益原因做出違法亂紀之事的時候，檔案管理的核心領導需要第一時間做出行動，該辭退就辭退，該移送公安機關就移送，絕不以權謀私。

7.重視檔案知情權的落實

在計劃經濟時期，人事檔案在政治色彩比較濃郁，多數人對人事檔案比較陌生，在時代不斷發展背景下，人事檔案得到了比較頻繁的傳遞，人們也逐漸認識到認識檔案的重要性。高校在進行人事檔案管理過程中，應注重檔案知情權的落實，形成現代管理理念，將人事檔案的神秘感破除，使人事檔案本人具有更多的知情權。在此情況下，不僅能夠及時將檔案中的問題發現，對其進行補充、完善，也能保證檔案在填寫時的規范性。為了使知情權得以維護，高校當中的人事部門應注重對查閱監督機制的完善，個人在查閱檔案時需保證手續的完備性，在此過程中，需由兩個管理人員進行監督簽字，并避免出現涂改偽造問題。除此之外，需對本人查看人事檔案的范圍進行規定，注重保密工作的落實，對于一些不宜本人查閱的內容需禁止查閱。

結束語

總之，高校人事檔案管理規范化的實現，能夠使檔案在使用時充分發揮自身作用與價值。因此各級領導需給予相關管理工作充分重視，同時管理人員在工作中需不斷進行創新，加強對信息技術的運用，嚴格執行管理流程，促進檔案管理規范化的實現。

參考文獻：

[1]王素潔.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].才智，2019

[2]袁建敏.高校人事檔案管理面臨的新問題[J].人力資源，2019

[3]金滿銀.大數據時代高校人事檔案管理創新探討[J].機電兵船檔案，2020

[4]邱銀燕.新時期高校干部人事檔案信息化管理研究[J].辦公室業務，2020

[5]宋新玲.論新形勢下高校人事檔案管理[J].石河子大學學報（哲學社會科學版），2002

[6]李劍.淺談人事檔案整理和信息化管理[A].“紀念建國60周年”檔案學術研討會論文集[C]，2009

[7]龍安梅，黃建強，丁艷玲.新時期高校人事檔案信息化管理初探[J].蘭臺世界，2009

（作者單位：河南財經政法大學）