大數據背景下高校人事檔案信息化價值及其優化路徑研究

余靜

摘 要：大數據背景之下，人事檔案管理的計劃經濟時代的固有思維應當變革，認真領會并落實新時代的人事人才工作政策。采用先進的大數據技術，完善高校檔案信息化建設，建立建全高校人事檔案全景數據庫，深度挖掘對人事檔案對高校發展的價值。借助先進的大數據技術構建新時代新技術背景之下人事檔案管理機制與模式，打破傳統檔案工作思維方式的局限性，在實際工作中對人事檔案管理工作流程進行改進與優化，全面提升高校人事檔案管理工作質量與水平，為其高校發展夯實基礎。高校人事檔案管理信息化現代化應該納入智慧校園體系中并加快實施。

關鍵詞：大數據背景;高校人事檔案;信息化價值;優化路徑

在大數據的時代背景之下，信息技術革命作為重要推動力，原以手工操作為主的人事檔案管理迎來了質的變革。2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，其中，第二十一條將信息化納入干部人事檔案日常管理;第二十六條要求組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當按照國家相關標準和要求，加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。這是高校人事檔案信息化包括的兩部分內容：一是人事檔案信息化;二是檔案管理信息化。

一、人事檔案信息化在高校人事檔案管理中的價值

1.高校人事檔案管理中人事檔案信息化的必要性

當前，我國在高校人事檔案管理方面，主要管理在編職員、離職人員、離退休人員的檔案管理，都以紙張為載體。從管理工作流程上看，只是簡單使用計算機在日常管理工作中，還沿用傳統的紙質檔案管理方式和思維模式。隨著我國高等教育的快速發展，從1978年的全國普通高等學校598所，教職工51.8萬人 ;1998年全國普通高等學校調整到1022所，教職工102.96萬人;2018年全國共有普通高等學校2663所（含獨立學院265所） ，教職工248.75萬人。高校人事檔案管理體量增幅巨大。傳統管理模式難以滿足當前新時代高校的人事檔案管理的檔案規模和利用需求，甚至被原有的管理模式和思維束縛和限制了新技術的作用，更沒有對檔案數據進行有效便捷的處理并加以有效的分析利用。

2018年，中辦印發《干部人事檔案工作條例》，將信息化納入干部人事檔案日常管理;要求建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。2019年中辦、國辦印發了《關于促進勞動力和人才社會性流動體制機制改革的意見》，意見指出，加快檔案管理服務信息化建設，推進檔案信息全國聯通，逐步實現檔案轉遞線上申請、異地通辦。研究制定各類民生檔案服務促進勞動力和人才社會性流動的具體舉措。2020年新修訂的檔案法，增設“檔案信息化建設”。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。切實落實檔案法，認真領會并落實新時代的人事人才工作政策，需要配套人事檔案信息化，需建立新時代新技術條件下的檔案信息化管理模式，人事檔案信息化建設迫在眉睫。

2.檔案信息化多維度服務高校人事人才工作

習近平總書記在黨的十九次全國代表大會報告中指出，人才是實現民族振興、贏得國際競爭主動的戰略資源。高校人事管理工作應積極探索和建立適應“雙一流”建設的人力資源管理制度，滿足當前一流大學和一流學科建設與發展的需要。人力資源管理現代化勢在必行，而人事檔案管理是高校人事人才工作管理的重要組成部分。以往從高校行政管理部門和檔案管理人員自身都給高校人事檔案管理部門的定位就是“看檔案、裝檔案、提供檔案”，這樣定位是不正確的。要站在高校人力資源管理的角度，對高校人事檔案工作重新定位，堅持主動用檔、科學用檔、有效用檔，使人事檔案充分發揮作用更好地服務高校人事人才隊伍建設。《干部人事檔案工作條例》明確要求，組織人事部門及其干部人事檔案工作機構應當運用大數據等信息技術，建立健全干部人事檔案科學利用機制，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服。通過建設完善檔案信息化系統，以人事檔案信息化數據為依據，打破信息壁壘，破除數據孤島，將人事檔案、職務、學歷、進修深造動態管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環節都放在統一平臺，建成一體化人力資源管理系統，打造人力資源管理新平臺。再加入管理、教學、科研等數據，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態全景圖。

“硬實力、軟實力，歸根到底要靠人才實力。”有了這樣全面的全景描摹助力，從人事角度可以對高校行政管理、學科發展和科研力量等情人員配置情況摸清家底，根據實際需求進行統籌，有目的有計劃的做好人員招聘、引人育人工作，優化人才儲備和配置，將學校的戰略謀劃和前瞻布局科學的體現在人員的招聘、培育、引進和使用中。

3. 檔案信息化更精準提供高校重要決策參考信息

通過掌握全校各類人員結構配比，進行有效的數據分析更快、更準地看清管理人員、學科人才配置，助力高校一流大學和一流學科建設，實現高等教育內涵式發展，應成為人事檔案大數據收集、處理、分析和挖掘的努力方向。運用信息化理念和大數據技術的人事檔案信息化，加上教學科研等數據形成高校人力資源動態全景圖，從全景大數據中，動態展示高校管理、教學和科研隊伍總體和年齡、性別、黨派、職級、學科和研究方向研究成果等情況，針對高校的發展目標，通過科學的算法和精準大數據多維度的分析，進行深入研究和解讀，形成全景式描摹，建立更為精準的檔案應用的指數，從而對高校人才配置更深入的了解和洞察，從年齡結構、學緣結構 、學科結構等更多緯度分析高校人力資源配置，為高校各項重大決策提供精準研判的科學的依據。形成全面的高校人事人才大數據報告，基于大數據針對人才組成結構進行多維度的深度挖掘和解讀，為高校人才引育提供重要的科學的有效的決策參考和依據，并可以針對特色學科和專業以及新型專業的發展走向、趨勢進行預判，給高校提供了精準的學科人才支撐畫像。充分發揮高校人事檔案在高校人事管理工作中的重要決策參考作用。

4. 檔案信息化更全面保障人事檔案安全可靠

人事檔案管理工作中，檔案安全性非常重要。從安全性的角度講，人事檔案信息化實現了查閱檔案從人工監管到電腦授權的轉變，精準授權可查閱內容，屏蔽其他內容，更有利于檔案信息的安全保密。人事檔案信息化后，一方面日常查借閱檔案不需要多次翻動實體檔案，能對檔案實體有效保護;一方面杜絕查閱過程中可能發生的抽取、撤換、涂改檔案材料等現象發生，從根本上保障了紙質檔案的安全性;另一方面通過線上審批，對不同角色的用戶授權，可以精確對系統內電子文件的訪問權限范圍（包括瀏覽、下載、打印），系統授權可以精確到系統內每一頁圖片，甚至是單頁上分區域局部授權，保障了查閱檔案的安全可控性和保密性。

5. 檔案信息化更便利檔案服務的實施

實現對檔案信息和檔案材料的日常工作的信息化管理，管理是為了更好的提供服務。要不斷完善檔案利用規則，創新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，優化校園網上檔案服務系統，將檔案服務加入“智慧校園”中，以服務為導向，滿足組織人事紀檢等相關部門、本校干部教師辦理查檔、閱檔 、社會審核、出具證明等需要。全面提升檔案管理服務效能。

二、大數據背景下高校人事檔案管理問題

1.需要建立新時代新技術條件下的檔案管理模式

高校人事檔案管理工作中，還沿用傳統的紙質檔案管理方式和思維模式，簡單使用信息技術在日常檔案管理工作中，難以滿足當前新時代高校的人事檔案管理的檔案規模和利用需求，難以進行有效便捷數據分析利用處理。發揮不了技術發展層面的優勢，更有甚者被原有的管理模式制約了新技術的發揮，對各方面工作的實施與進一步發展會造成不利影響，已經到了必須進行改革關鍵時刻。

2.管理人員的業務能力較低

就人事檔案管理工作而言，需要檔案管理專業人員。但是，多數高校并未結合人事檔案管理工作要求，配置相關專業人員，不能保證相關檔案管理人員的專業素質符合要求，無法在工作中合理使用大數據技術，這樣會對各方面工作的實施與發展造成不利影響。

3.缺乏完善的系統開發機制

人事檔案信息系統開發與利用具有重要意義，是確保新時代人事檔案管理工作合理實施的重要載體。然而，目前在大數據時代背景之下，相關檔案管理人員在開發人事檔案信息的過程中，缺乏對大數據技術整體了解，不能全面考慮到系統開發的科學性與合理性，對其工作的實施與長遠發展會造成不利影響。

三、大數據背景下高校人事檔案管理的優化路徑

大數據的時代背景之下，高校人事檔案管理工作中必須要樹立正確觀念意識，采用有效措施對其進行優化處理，全面增強各方面的工作效果，使得人事檔案管理工作全面優化創新。具體優化路徑為：

1.樹立新時代檔案管理觀念

重點加強《中華人民共和國檔案法》、《干部人事檔案管理工作條例》等相關法律法規和條例的學習與應用，關注新思想，在大數據技術的時代背景之下，采用大數據思想引導的方式，使得檔案管理人員形成正確觀念，使其可以在自身的工作中合理采用先進大數據技術開展工作。在工作中還需加大技術的宣傳力度，通過有效的宣傳方式使得檔案管理人員合理采用大數據技術開展工作，從根本上增強檔案管理中大數據技術的應用效果。

2.完善并大力宣傳新時代檔案管理的規章制度

新時代背景下，遵循《中華人民共和國檔案法》、《干部人事檔案工作條例》等法律法規和條例，高校按照自己的工作實際需要，建立健全人事檔案規章制度和工作機制，不斷適應我國治理體系和治理能力現代化要求。加大新時代人事檔案工作的宣傳，尤其要對相關部門積極開展檔案的收集范圍的宣傳;開展依法依規使用檔案保護個人合法權利的宣傳;以干部人事檔案的違規違紀違法行為為警示，開展《中央組織部關于干部人事檔案造假問題處理辦法》的宣傳。

3.建設綜合素質檔案管理人才隊伍

高校的人事檔案管理工作中，應該建立一支綜合素質符合要求的人才隊伍，既要有專業檔案管理知識，有要有計算機使用技能、大數據分析思維和先進人力資源管理理念。首先，應該在人事檔案信息化建設初期抽調部分專業人員組成人事檔案信息化項目建設的專業團隊，配置人力資源管理人才、計算機專業和大數據分析專業的人才，在高素質團隊的支持下有效完成人事檔案大數據構建和分析使用的架構工作。其次，需要不斷對基礎硬件設施進行優化，有效開展各方面的人事檔案管理活動。最后，應針對既有的人事檔案工作人員進行專業知識與技能的培訓，使其掌握相關的專業技術，可在人事檔案管理的過程中，積極采用各種大數據技術措施，全面提升人事檔案管理工作質量。

4.堅持從做細做實檔案質量入手，為檔案信息化打牢基礎

人事檔案信息化的效果還是建立在紙質檔案質量完善的基礎上，目前的人事檔案工作不能確保各方面資料與信息的完整性與完善性，需要切實加強干部人事檔案日常管理，堅持進行三齡兩歷一身份專項工作認定。全面梳理制定人事檔案收集整理利用的各項規章制度，加強人事檔案歸檔工作的宣傳，進行檔案查缺專項工作，確保人事檔案的完整性和準確性。實際工作中還需遵循信息共享與資源公用的工作原則，創建出完善的數據庫系統，在工作中遵循科學化的原則，編制出較為完善的信息管理計劃方案，通過有效措施進行相關數據內容與信息體系的整合管理，將大數據技術的積極作用全面發揮出來，達到預期的人事檔案管理工作目的。

四、結語

大數據的時代背景之下，高校人事檔案管理部門應該積極采用先進的大數據技術，編制出較為完善的計劃，遵循科學化的原則，將人事檔案信息化平臺建設納入智慧校園統一規劃，在合理使用大數據技術的情況下，完善相關的人事檔案管理工作計劃與內容，保證各個部門在工作中將大數據技術融入其中，將大數據技術的積極作用和優勢發揮出來。積極推進高校人事檔案信息化和檔案信息化管理新模式。全面提升人事檔案管理工作效率，將人事檔案工作作為高校人事管理工作的重要資源，拓展檔案信息的服務功能，將人事檔案的價值充分挖掘。人事檔案管理人員也應該努力參與檔案信息化建設的開發，這個過程即是面臨挑戰也是面臨機遇，接合大數據新時代的新要求進行積極調整，為高等教育“雙一流建設”建設發展助力。

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（作者單位：太原理工大學人事處）