如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化建設

摘?要：本文闡述了當前機關事業單位檔案管理的重要性，分析了其檔案管理工作中存在的主要問題，比如管理方式較為落后、沒有形成完整的管理體系、存在認知上的偏差等，針對具體的問題，提出了規范化標準化管理的具體對策，加強對管理方式的優化，形成完善的檔案管理制度，對檔案管理職責進行明確，引導各部門人員增強對檔案整理的意識。同時，對人員進行培訓，提高其專業化水平。除此之外，針對機關事業單位檔案管理，要加強信息技術的應用，建立科學的檔案管理信息系統，提升檔案管理工作的效率和效果。

關鍵詞：機關事業單位?檔案管理?工作規范化?標準化建設

中圖分類號：G27??文獻標識碼：A????文章編號：1003-9082（2020）08-00-01

引言

眾所周知，在機關事業單位內部管理的過程中，檔案管理是其中非常關鍵的部分。在具體的檔案工作開展時，要結合機關事業單位的特點，注重檔案的保密性，同時，又能夠發揮其公共服務職能。特別在當前的行政體制調整的過程中，對檔案管理工作提出更為嚴格的要求，有利于推動各項工作的穩定開展，使檔案管理工作更加規范標準。但是，當前事業單位檔案管理工作所存在的具體問題也不容忽視，比如缺乏對規范化標準化的建設、管理制度欠缺、人員在技術問題方面存在不達標的現象，要針對具體問題提出有效的措施。同時，要加強信息技術的應用，明確檔案管理，信息系統的具體建設要求，對各項事宜進行詳細管理，使機關事業單位檔案管理工作更加規范標準。

一、機關事業單位檔案管理的重要性和現狀

在當前新世紀的發展過程中，要加強對人才的競爭，提高機關事業單位的綜合競爭能力，注重對其檔案的管理，有利于促進個人的發展。一方面，檔案對人員的具體信息進行詳細的記錄，通過對個人檔案進行查閱，有利于對人員的能力和素質進行準確的判斷，加強對內部人員的合理調整，提高內部管理效率。另一方面，機關事業單位檔案管理有利于提高人員的工作積極性，注重工作質量，對個人的發展進行準確的記錄。除此之外，當前機關事業單位在檔案管理方面的工作難度越來越大，傳統的管理方式不適應當前管理的復雜環境，要對檔案管理進行規范化標準化的操作，促進問題的解決，才能進一步推動機關事業單位內部管理效果的優化。

二、目前機關事業單位檔案管理存在的具體問題

在當前的機關事業單位檔案管理過程中，針對具體問題進行分析，有利于推動問題的解決，制定合理的策略。

1.機關事業單位檔案管理方式較為落后

在當前的機關事業單位內部管理的過程中，對檔案管理進行重視，要借助新型的檔案管理方式，對檔案進行有效利用率的提升，然而在實際的調查過程中發現，部分機關事業單位仍然以紙質檔案的存儲為主，將其放在檔案室，這時檔案的查閱過程較為復雜煩瑣，沒有使檔案發揮應有的作用。因此，傳統的檔案管理方式不適應當前的檔案管理。特別在當前工作內容逐漸細化，檔案的數量在逐漸增加，紙質檔案的管理方式會增加檔案管理部門的負擔，影響整體的工作效率。因此，要對網絡檔案管理的趨勢進行探索，加強計算機技術的應用，提高檔案管理的整體效率。

2.缺乏完善的檔案管理體系

機關事業單位在檔案管理方面，需要安排專業的人員和部門來對檔案進行合理收集、分析、儲存、利用，但是缺乏完善的管理體系，導致整體的檔案管理工作效率低下，對于檔案會出現一些錯亂信息進行錄入、存檔不及時的現象。同時，機關事業單位檔案管理制度欠缺，檔案不能按照規定進行存放。此外，部分人員沒有接受正規的培訓，在進行檔案管理的過程中，導致檔案管理工作的效率低下。

3.缺乏對檔案管理的正確認知

部分機關事業單位在進行檔案管理的過程中，由于存在錯誤的認知，導致部分單位沒有形成對檔案管理工作的重視，缺乏規范化標準化的操作，同時，檔案作為無形的資產是機關事業單位發展的資源，然而部分機關事業單位沒有意識得到檔案的重要作用，更注重事業單位的具體生產和經營，沒有明確發展的具體方向，對于機關事業單位檔案的信息化建設缺乏力度。

4.檔案管理人員專業水平有待提升

在當前的機關事業單位檔案管理過程中，人員的專業水平和素養存在著重大的影響。因此，管理人員在進行檔案整理的過程中，要注重對自己專業技術水平進行提升，然而部分機關事業單位的檔案管理人員由于變動較為頻繁，不能對工作進行準確的交接，不熟悉工作流程，導致檔案管理工作的效果低下，存在專業技術問題上的不達標狀況。

三、促進機關事業單位檔案管理效果提升的具體應用策略

機關事業單位在進行檔案管理的過程中，要針對具體的問題，提出有效的策略，推動規范化標準化的管理措施落實。

1.根據規范化標準化角度提高其管理意識

在機關事業單位檔案管理的過程中，要結合規范化標準化的具體要求，形成正確的檔案管理意識。要意識到檔案管理的作用，檔案不僅僅是對具體事項的記錄。同時，在檔案管理的過程中，需要對各部門的具體工作狀況進行實時監控，對檔案管理進行規范化標準化建設，加強各環節的有效對接，合理地對檔案資料進行利用。特別是在檔案信息提取的過程中，要加強網絡技術作用的發揮。同時，從規范化標準化的角度，提高機關事業單位檔案管理的安全意識。人員在檔案整理的過程中，要加強對檔案的保密性提升，結合標準化規范化的發展，從觀念上樹立正確的檔案管理思維，使檔案管理的效果得到提升。

2.形成完善檔案管理機制的構建

首先，機關事業單位在進行檔案管理的過程中，要加強對制度的完善。通過對機制和體系的創新，使得檔案管理工作中相關環節能夠有效發揮其作用，明確檔案管理的職責;其次，在對檔案系統進行整合的過程中，要提高檔案管理的專業化水平，形成標準化規范化的管理模式，將信息化技術應用到檔案管理的過程中，使檔案工作更加快捷高效。最后，要對檔案管理的職責進行明確，特別針對檔案管理較為混亂的現象，要加強計劃的制定，對各人員的管理職責進行明確，對各事項進行詳細的管理，充分發揮檔案管理的作用。

3.從規范化標準化角度提高檔案管理人員專業水平

在當前的機關事業單位檔案管理發展的過程中，首先，要從規范化標準化的角度開展檔案管理工作，充分發揮人員的作用，對人員進行定期培訓，使檔案管理的技術價值得到有效的發揮;其次，開展檔案管理知識培訓活動，引導人員提高管理意識，讓其意識到檔案管理的重要性，對檔案進行操作，需具備安全管理的能力;最后，在機關事業單位檔案管理人員培訓的過程中，要從檔案管理的實際出發，對日常工作中的各種問題進行研究，作為案例引入到具體的培訓工作，滿足人員學習的需求，引導檔案管理人員解決技術層面的問題。除此之外，要聘請社會上一些專門的檔案管理專家，對當前機關事業單位檔案管理存在的問題進行講解，結合市場化檔案管理的模式，對現行的檔案管理模式進行優化。

4.促進檔案改革，優化管理方式

在當前的新時代下，機關事業單位要對檔案進行有效的改革，開展檔案的精細化管理，在對檔案進行檢查的過程中，要促進其模式的優化。首先，利用現代化的檔案管理方法，及時地對過往的數據進行調取，提高對檔案的有效監管。其次，檔案材料種類較為豐富，在實際管理的過程中，機關事業單位人員需要檔案資料進行定期的維護，加強對病毒的查殺，開展數字化的掃描，對重要檔案進行備份。最后，要升級管理方式，節約檔案管理的時間，又可以提高檔案管理的效率。

結語

總而言之，在當前的新時期，機關事業單位對檔案管理工作進行標準化規范化的實施，首先，需要形成完善的檔案管理體系，對各項工作和環節進行優化，根據實際狀況對檔案管理的計劃進行制定;其次，對管理方式進行升級，要采用現代化的管理方式，充分利用信息技術構建檔案管理的信息系統，形成共享的平臺，實現對檔案的分類管理，有利于對數據和信息進行查處查找和調取，提高檔案信息利用的效率。最后，對檔案管理隊伍進行構建，要求在崗人員掌握專業的檔案管理知識，同時，了解機關事業單位的發展特點，定期開展知識培訓，對當前檔案管理過程中所存在的問題進行深入分析，促進機關事業單位檔案管理工作效率與效果的提升。

參考文獻

[1]張理嵐.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略探索[J].科技創新導報，2018，15（28）：120-121.

[2]袁彩霞.關于推進事業單位檔案管理工作規范化標準化的分析[J].大眾標準化，2020（04）：201-202.

[3]丁妍.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化及標準化淺談[J].科技創新導報，2019（23）：161+163.

[4]賈春麗.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].辦公室業務，2018（08）：106.

[5]楊愛云，宋瑩，朱明慧，劉月艷.實施目標管理和績效考核建立基建企業工程項目文件歸檔工作標準化監督指導體系——基建企業工程項目檔案監督指導標準化實踐[J].辦公室業務，2019（01）：12+14.

作者簡介：及秀青（1971.11—），女，漢族，河北人，大學本科，檔案館員（中級），研究方向：機關事業檔案管理。