善用自動圖文集　打造自己的Word模板

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在首次制作模板內容時，我們先要對Word進行必要的設置。首先，點擊Word文檔的“文件→選項”，然后在選項中切換選項卡到“顯示”一欄，找到“始終在屏幕上顯示這些格式標記”，勾選其中的“顯示所有格式標記”并確定，方便后期我們制作Word文檔時的操作（圖1、圖2）。

接著，在Word主界面中切換到“開始”，點擊“樣式”組下面的按鈕，彈出樣式管理器。這時要依次修改標題1至標題4的設定，我們先從標題1開始。右鍵單擊“標題1”，然后在彈出的菜單中選擇“修改”打開“修改樣式”面板（圖3）。

在樣式修改里將“樣式基準”修改成“無樣式”，這是因為正文的行間距、縮進等等要求往往與標題不一樣，所以要將它們區分開，避免以后更改了正文樣式導致出現問題。其他部分不需要修改，但是要依次修改標題1至標題4，如果細項很多，也可以繼續延展，重復以上動作即可（圖4）。

接下來就是設置多級列表格式，點擊Word開始菜單“段落”分組下的多級列表下拉菜單，選擇“定義新的多級列表”（圖5）。

在“定義新多級列表”界面中，點擊左下角的“更多”按鈕（圖6）。

這部分，我們先點擊“單擊要修改的級別”中的“1”，左下“文本縮進位置”修改為“0厘米”，并將列表1鏈接到“標題1”樣式，然后在“編號之后”內設置為“空格”。同理，其他級別（2至9）也以同樣的方式進行設置（圖7）。

這時候，點擊“設置所有級別”，將“每一級的附加縮進量”設置為0（圖8）。

設置好以上的步驟后，我們在文檔中鍵入標題名稱，就會得到如圖中顯示的結果。這時候基礎工作就完成了，我們可以開始書寫合同范本或者其他要變成模板的內容（圖9）。

范本內容制作完成后，我們按下快捷鍵Ctrl+A全部選擇，然后點擊Word上方的“插入”，找到“文本”組中的“瀏覽文檔部件”，點擊“自動圖文集→將所選內容保存到自動圖文集庫”（圖10）。

到了最后一步，在“新建構建基塊”中修改名稱，例如“合作合同”，其他默認即可，確定后關閉（圖11）。

未來要使用這個范本的時候，只需要記得剛剛我們構建的名稱，比如“合作合同”，方法極為簡單，在新建的Word文檔中輸入“合作合同”，然后按下F3快捷鍵，帶有完整格式的范本內容就直接展現在眼前了，比使用傳統文檔模板還要方便（圖12）！