工程建設項目檔案創新管理措施

李艷波

摘要：各類工程建設與我國發展有著密不可分的關系，在實際建設中應將項目檔案管理工作有效落實，將工程實際情況與現場建設質量囊括在管理中，在此基礎上有效結合現代化管理技術，進而使工程建設檔案保存符合規定，為未來我國工程建設提供參考。項目檔案創新管理能夠在一定程度上提高建設效益，還能夠為我國工程建設實現可持續發展提供有效推動力。基于此，本文對工程建設項目檔案創新管理進行探討，并提出了具體的創新管理措施。

關鍵詞：工程建設;項目檔案;創新管理;措施

前言：

工程建設必須以質量和效益為基礎，使工程應用能夠滿足當前的市場環境需求。工程建設項目檔案能夠更加直觀地反映工程建設項目的實際狀況，且能夠總結工程建設中的重點問題，因此需要有效開展項目檔案管理工作，根據檔案當中記錄的內容，對建設工程項目進行改造和維修處理，并在此基礎上根據實際情況制定相關措施方案，檔案中需要囊括工程各環節，如詳細的準備工作;工程施工應用技術;工程參建單位名單等，避免工程施工出現安全風險問題。在工程建設項目檔案創新管理中，需要合理應用現代化手段做到圖文并茂，以此方便相關人員的日常查閱，使管理更加規范化。

一、工程建設項目檔案管理創新的意義

（一）服務項目工程建設

隨著我國經濟的不斷發展，各類工程建設項目也在不斷完善，進一步提高了工程建設質量。為確保工程建設活動的有序推進，需要對工程建設項目進行稽查、審計、監督、管理，落實項目檔案過程式管理工作，使其貫穿于建設工程全過程，執行有關檔案的法律法規制度與標準的強制性要求，以動態管理方式更新檔案內容，保證工程建設能夠順利開展。項目檔案是整個工程建設的真實記錄，行業發展離不開檔案資料的支持，其作為印證工程建設整個過程的原始憑證，在實際應用中能夠為工程建設提供參考，服務于建設全過程，如立項、勘測、設計、審計、驗收等各個環節，但要想真正實現檔案創新管理目的，各單位必須協同配合，做到單位之間的相輔相成[1]。

（二）提高檔案應用效率

工程建設檔案中囊括項目全過程，在創新管理中需貫徹落實國家各項法律法規與標準強制性要求，使其在施工中應用能夠發揮出實際效果，以此提升工程質量，確保工程建設的安全，并在此基礎上推動行業發展。傳統的工程項目檔案管理存在一定弊端，如各項工程資料共享能力較差，無法在有需要的時候隨時調取，應用中需要查找、核實等，整體較為繁瑣，降低了檔案的應用效率，而檔案創新管理恰巧可以解決這一問題。在創新檔案管理的過程中，可以配套相應的調取制度、應用制度等，并融合互聯網技術將檔案管理工作不斷完善，使信息數據整理具有實效性，將相關數據參數有效應用在當前工程建設中，進而使管理能夠制度化、規范化，提高檔案的應用效率[2]。

（三）提供工程建設保障

當前我國工程建設單位正處于轉型的關鍵期，需要對檔案管理創新工作加強關注力度，以此使工程建設更加規范。但就目前情況來看，我國部分地區的工程項目檔案管理仍然存在問題，其原因是由于相關人員未能重視管理創新，導致管理效果差強人意，如在檔案資料收集中出現漏洞、檔案相關參數存在偏差、檔案內容施工性不足等，使得建設活動無法有效推進。因此，應基于檔案資料制定可行性施工計劃，領導者應充分發揮示范作用，高度關注施工企業檔案管理工作，保建設工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進。檔案管理創新能夠貫穿于工程建設的全過程，以此優化項目建設質量，在此基礎上需要讓相關人員正確認知檔案的作用，將創新管理作為工程建設質量和效率的穩定保障，進而使工程建設更加符合時代發展需求。

二、工程建設項目檔案管理的現狀分析

（一）未能明確劃分職責

建設工程檔案對施工有著重要的影響，檔案中不僅詳細記錄了建設全過程，且檔案中明確了各個項目的責任人，如后期出現質量問題，可以要求負責人進行處理，因此必須保證檔案的完整性和有效性，使職能作用充分發揮。檔案能夠明確項目中的各環節，反饋當前施工建設存在的問題，且可以積累建設經驗，做到查缺補漏，但部分工程未能意識到檔案管理的重要性，資料搜集、整合和歸檔未能有效執行，導致檔案無法起到實質性的作用，且使得檔案管理問題不斷加重，影響了行業發展[3]。

（二）檔案管理缺乏規范

由于工程檔案具有一定的復雜性，且隨著建設各項記錄會不斷變化，因此管理不規范這一問題較為嚴重，大多數工程普遍存在這一問題。在工程檔案記錄中，其內容會逐漸增多，若想保證檔案管理的有效性，需要針對檔案管理建立規范化標準，適應檔案被不斷變化的需求，使相關記錄標準化、合理化。但就目前情況來看，現階多數工程在實施檔案管理的過程中未能意識到規范化管理的重要性，因此沒有針對檔案管理建立相關標準，導致工作人員在檔案記錄時無法依據標準進行參考，受到了限制因素的影響，出現了各類資料數據檔案丟失的問題，阻礙了工程后續建設及檔案應用[4]。

（三）質量目標不夠清晰

在建筑工程施工階段的檔案管理工作中，部分人員不具備專業素養，導致檔案管理的質量目標未能明確。同時，在管理過程中，未能按要求對工程施工全過程進行記錄，無法依據施工質量目標來制定工程各部分的施工質量標準，導致質量目標過于模糊，無法發揮出實際作用。除此之外，各類施工建設的質量要求差異較大，如檔案管理缺少明確的質量目標，全過程記錄則無法落，最終使得工程建設出現施工質量問題，為工程后期應用埋下了安全隱患。因此，應將人員持證情況、機構設置、人員配置、質量管理等，都需要囊括在管理體系中，避免檔案管理出現漏洞。

（四）檔案管理不夠細致

檔案管理的首要目標是提高工程建設質量，需要在此理過程中保證施工方案的有效落實執行，避免各類工程建設質量隱患的出現。但就當前情況來看，部分工程的檔案管理不夠細致，檔案記錄未能貫穿工程建設全過程，導致施工作業、施工技術應用出現了不規范的問題，降低了工程建設質量。如開始前未進行圖紙審核、技術交底等檔案記錄，影響了工程施工前準備參考，導致作業環節出現質量問題，降低了工程的建設效益。同時，由于部分監理人員的綜合素質較低，質量監控仍然局限于資料審核，建筑材料取樣檢驗、施工材料入場、施工技術應用等方面卻未能細致記錄，導致檔案管理流于表面。

三、工程建設項目檔案創新管理的資源體系建設

在當前的工程建設項目中，檔案橙黃新管理的資源體系建設十分重要，其能夠使管理更加規范，以此為工程建設提供幫助，具體如以下幾點[5]。

（一）收集檔案、管理檔案

工程檔案內容涉及文書、科技、圖片、視頻、資料等，屬于工程建設的全過程記錄，能夠反映出工程在建設過程中各個階段的實際情況，對于后續完善有著重要意義。工程建設企業每年都會產生大量的文檔資料、圖片資料、視頻資料，如仍然以傳統的方式進行管理，難免會出現資料遺漏的現象，丟失各種重要信息。而在創新檔案管理中應用數字化技術則可以解決這一問題，可以說檔案管理創新是當前時代工程建設項目發展必不可少的重要環節，使各類資料能夠整合儲存，以此提高管理，優化檔案結構。

（二）完善各檔案歸檔范圍：

檔案歸檔范圍顧名思義，指的是檔案應用后的歸檔，即檔案整理和編制。在完善歸檔范圍的過程中，需要建立健全文件材料歸檔制度，將歸檔工作納入各項業務規章制度和工作流程，以此實現檔案工作與業務管理同步推進。同時，應摒棄傳統的歸檔模式，創新完善歸檔范圍，利用計算機制定或修訂文件材料歸檔范圍，使相關建設工程項目資料的保管期限表更加明確，實現應歸盡歸、應收盡收，落實從業務管理層面，使檔案管理效果進一步提升提升[6]。

（三）加強重點領域歸檔

當前部分工程在檔案管理中存在重點領域歸檔缺失的問題，且對重點領域歸檔的控制缺少可操作性，對建設工程項目檔案應用造成了一定的影響。因此，應加強重點領域歸檔，提高歸檔管理的可行性，如工程建設相關活動、重大工程建設項目、重點技術應用等，并在歸檔中對施工設計到的領域、專業、機構等進行詳細記錄，提高建檔歸檔的有效性，實現“應建盡建，應收盡收”。同時，在創新管理的資源體系建設的過程中需要實現工程全面覆蓋，使重點領域的歸檔能夠發揮出實際作用，做到“應歸盡歸，全面歸檔”，為行業實現可持續發展提供有效推動力。

（四）完善檔案管理制度

在工程的建設階段，檔案不僅需要負責記錄建設合同管理、施工安全管理等工作，且需要以檔案為基礎進行工程建設協調，拉近各參建單位間的工作關系。同時，完善檔案管理制度能夠對工程的建設投資、建設工期及整體質量進行嚴格控制，對于工程項目建設施工的順利完成具有著非常重要的意義。在社會高度重視建筑工程質量的今天，需要以合規、高效為原則，控制工程建設各項措施的應用，并在此基礎上結合國家有關檔案管理相關政策，將現有制度進一步完善，使其能夠與檔案管理電子化接軌，滿足時代的發展需求。

四、工程建設項目檔案創新管理的服務體系建設

服務體系建設的意義在于發揮檔案的基礎服務作用，使檔案做到物盡其用，具體如以下幾點。

（一）整合檔案資源

若想發揮檔案的基礎服務作用，必須有效進行服務體系建設，如檔案管理相關標準與制度建設，以因地制宜為原則，并在此基礎上做好檔案資源體系規劃，使檔案機構和檔案資源架構合理[7]。同時，應結合內控關鍵控制點，努力實現跨全宗統一管理和資源共享，在此基礎上建立集中統一管理的檔案資源管理架構，以此為標準進行配置優化，減少重復歸檔和重復保存，不斷提升檔案創新管理的服務功能，使資源能夠被高效利用，完善相關制度中對文檔管理的要求。

（二）檔案利用工作

在工程建設項目檔案創新管理的服務體系建設中，檔案利用工作的開展十分重要，在工作開展過程中需要牢固樹立和貫徹落實創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，在此基礎上簡化檔案資料的利用手續。首先，應推動網絡利用，摒棄傳統開據手續前往檔案室調取資料，使檔案能夠通過網絡進行傳輸;其次，需要按照方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下，進一步提高利用效率和滿意度，最大限度地發揮檔案信息服務的作用。

（三）創新利用服務方式

服務體系建設與服務方式有著密不可分的關系，因此必須創新檔案的利用服務方式，做到檔案物盡其用。在創新過程中，需要結合檔案利用需求，提供多樣化、個性化、常態化的檔案服，并在此基礎上根據實際需求進行分類管理，將各類數據有效歸檔，從而轉變服務方式。同時，在創新過程中需要將傳統服務方式與現代網絡服務方式相結合，可通過網絡獲取所需檔案資源，建立線上線下融合數據庫，根據專題形成專題匯編，突出檔案的作用，促進工程行業的發展。

（四）開展檔案編研工作

檔案編研工作十分重要，其能夠分析檔案中的多項內容，不斷挖掘檔案價值，發揮其基礎的服務作用。在檔案編研過程中，需要按照《集團工程建設企業史志工作規定》嚴格執行，努力把“檔案庫”變成“思想庫，匯總檔案的各類施工成果，使服務體系進一步完善。同時，為更好地服務企業核心工作，必須要按時完成年鑒、大事記等通用性編研，將檔案庫轉變為技術庫、知識庫、建設庫、信息庫，發揮工程檔案的價值，提高后續工程建設的質量。

結束語：

工程建設項目檔案創新管理有著十分重要的作用，其能夠采取措施有效解決工程建設中的各類問題。因此，需要相關人員健全管理制度和體系，通過事前控制、施工全過程記錄等方面進行加強，采取合適的策略提高檔案創新的效果。同時，在檔案創新管理的過程中必須結合實際情況，選擇適合的檔案管理方案，并有效應用現代化技術，如互聯網、電子檔案系統等，積極完善服務體系與資源體系的構建，以此提高工程建設效益，為我國工程行業實現可持續發展做好鋪墊。

參考文獻：

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[7]范彩萍.淺談水利工程檔案管理工作——以寧夏中南部城鄉飲水安全水源工程檔案收集整編為例[J].卷宗，2019，9（32）：7.