事業單位檔案管理要點分析

隋亞輝

摘要：對于事業單位來說，檔案管理工作能夠確切地反應事業單位發展歷史，并且也能為其后續的發展決策起到有效的參考與支持作用，因此檔案管理對于事業單位來說具有重大意義，不管是檔案管理工作本身還是檔案管理的優化，都是事業單位長遠發展的必經之路。但在檔案管理工作中，也要堅持科學合理性原則，正確處理事業單位檔案管理工作中各要素的關系，實現檔案管理工作的優化與創新。同時也要順應時代發展，引進先進的信息化技術，推動檔案管理的信息化建設。本文主要圍繞事業單位檔案管理工作展開論述，對其存在的一些問題進行分析，并提出了有關的工作要點。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;管理要點

引言：隨著時代的快速發展，事業單位也開始重視自身的信息化建設，實現了信息化的管理模式，構建網絡數據資源庫，將物質信息數據化并存儲在網絡數據庫中，能夠有效提高管理效率。對于事業單位檔案管理工作來說，電子化的檔案內容能夠進一步簡化檔案管理工作的流程與工作量，讓檔案管理工作變得更加便利且高效，也能實現檔案資源的多元化應用，促進事業單位檔案管理工作的高效化開展。但許多事業單位在檔案管理工作中也面臨著一些問題，導致檔案應用率不高、信息化水平低下等，不僅不利于檔案管理工作的優化與創新，同時工作本身的效率與質量也難以保證。

一、事業單位檔案管理工作面臨的問題分析

（一）檔案管理制度不夠健全

事業單位檔案管理制度建設及更新效率不高，可能會導致檔案管理工作出現無據可依、效率低下甚至是存在嚴重漏洞等問題，這對于事業單位的發展來說將會帶來不利影響。檔案管理工作本身較為復雜，內容較為細致，若檔案管理制度未能及時更新，則會導致檔案管理本身的作用無法全面展現。事業單位檔案管理制度更新滯緩可能會導致現行的管理制度不夠細致，管理工作也沒有順利開展的依據，因此事業單位需要在新時期背景下積極創新和完善檔案管理制度，確保檔案管理活動的有序化開展，從檔案的收錄、存儲、檢索、調用等方面進行優化，讓檔案管理工作能夠進入更深層次。

（二）信息化建設不夠完善

信息化成為了目前多數行業和領域發展的主要趨向，但并非檔案管理工作需要實現完全性的信息化，檔案并非只有數字檔案，也有紙質的實體檔案，而這兩種檔案的協調性管理也是目前值得分析的問題。在信息時代背景下，很多人都會認為信息技術與計算機能夠替代檔案管理中的很多東西，但真正建立數字化檔案后紙質檔案的重視性卻大大削弱，這對于事業單位來說則是不可取的。不管是電子檔案還是紙質檔案，都是事業單位檔案管理工作中的主體內容，但實際上很多事業單位都存在電子檔案與紙質檔案管理不協調的問題，或出現過于重視紙質檔案忽略信息化建設，或過于重視電子檔案卻對紙質檔案的管理出現忽視問題，這都不利于事業單位檔案管理工作的長遠發展。

（三）人才隊伍有待加強

檔案管理工作離不開人才隊伍的支持，人才也是檔案管理工作的中心力量。但事業單位卻也可能出現人才隊伍的短板問題，雖然事業單位檔案具有重大價值和意義，但這些價值與意義并非所有人都具有確切的認知。部分單位存在檔案管理人員重視性與積極性低下的問題，上面十分重視檔案管理，但下面卻并沒有認識到檔案管理的重要性。同時檔案管理工作的新鮮血液供給不足，雖然現有的人才隊伍都具有較高的學歷，但卻經常在業務能力上表現出不足，人才結構配置也存在一定缺陷，出現專業不對崗位的問題，而且在人才培訓方面也沒有建立完善的培訓體系，只能為檔案管理人員提供一些基本的理論知識與粗淺的方法，導致人才隊伍綜合素質不強[1]。

二、事業單位檔案管理要點分析

（一）構建完善的文件檔案管理制度

制度是管理工作的主要依據，所有部門的穩定運作都離不開科學的制度作為保障，并且制度的規劃也是保證檔案管理工作順利開展的基本條件。由于事業單位文件檔案管理工作具有復雜性和細致性特征，因此需要具有一套合理可行的制度來保證管理工作的規范性。事業單位需要結合自身的具體情況來制定合理的管理制度，制度設計要具有一定的可操作性，在制度制定完成后則需要所有人員自覺遵守，在制度的規范下正確開展檔案管理工作。

（二）正確處理事業單位中心工作及檔案管理的關系

對于一些非檔案管理性質的事業單位來說，由于不是專項的檔案管理部門，各單位工作性質也各不相同，因此包含檔案管理在內的其他工作都需要圍繞其重點工作進行。事業單位不僅要了解檔案管理工作的服務型與輔助性特征，同時也要了解到檔案管理工作對于失業單位發展所帶來的價值與作用。以事業單位內部的角度分析，檔案管理工作不單單能服務于事業單位的精神建設和政治建設，而且也能夠作為事業單位發展決策的參考性內容。以外部的角度分析，檔案管理工作又能產生宣傳以及對外咨詢的資料，為事業單位的發展提供可靠的信息支持。由此得知，事業單位中心工作中檔案管理工作也能發揮出顯著的支持效果，因此在檔案管理工作期間也要予以高度的認可和重視，并為其提供必要的工作支持。檔案管理人員也需要順應時代的發展，具有創新意識和責任意識，樹立大局觀來推動檔案管理以及事業單位中心工作的開展[2]。

（三）提高檔案管理的信息化水平

在當下科學技術快速發展的背景下，信息技術在各個領域都有滲透，并且也取得了顯著的收效。信息技術能夠為人們的工作和生活帶來便利，而事業單位的檔案管理工作也是如此。檔案管理信息化建設需要立足于自身的工作性質，在事業單位發展計劃的條件下科學落實檔案管理信息化建設，通過數字化的檔案管理手段提高檔案管理工作的開展效率，這對于管理人員也具有一定要求，需要掌握先進的信息技術，并處理好網站管理工作，此外還要加強網絡技術的運用以及設備維護等，運用先進的信息技術支持檔案管理工作的開展。

（四）更新檔案管理設施

事業單位需要積極引進先進技術來推動檔案管理工作的長遠發展，同時也需要不斷更新檔案管理設施，為檔案管理信息化建設提供必要的支持。在設施更新期間，事業單位需要提供必要的資金支持，保證設施更新能夠落到實處，這在檔案信息的整合以及修改等方面都具有重大作用。建立檔案信息管理體系，將動態化的信息收錄到計算機系統，多個部門相互聯動，實現信息的共享。也要合理應用現代存儲技術，拓展檔案存儲空間，如網盤或移動硬盤等，能夠避免電子檔案丟失等問題。此外，事業單位還要重點做好檔案風險防控工作，檔案管理人員需要嚴格遵循安全管理規范，若發現檔案安全風險時需要及時啟動應急預案，避免檔案信息丟失，還要與當地政府建立聯系，推助檔案管理的現代化發展，制定合理的管理創新路徑，改進檔案管理機制，使得檔案管理效力不斷提升[3]。

結束語：近年來，隨著信息技術的快速發展，事業單位檔案管理工作也將會向著信息化智能化的方向發展，技術創新也成為了檔案管理發展中的重點項目。因此事業單位需要進一步提高檔案管理的重視性，在推動檔案管理信息化建設的同時完善其管理制度，從根本上解決檔案管理現存的不足和問題，提高檔案管理工作的開展質量。

參考文獻：

[1]張興蕊.事業單位文件檔案管理要點探究[J].信息化建設，2015（11）：256.

[2]萬欣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].科技創新導報，2016，13（24）：128+130.

[3]韓馨葉.事業單位檔案管理工作優化途徑探索[J].產業與科技論壇，2013，12（09）：217-218.