檔案管理數字化建設發展現狀及改進措施

劉云亭

摘要：計算機軟硬件技術的快速發展給檔案管理工作帶來新的發展機遇，數字化、信息化以及網絡化已經成為社會發展的主流。檔案管理工作不僅僅是一項純記錄性工作，更需要與社會發展趨勢相融合，發揮出更大的價值。當前，檔案管理工作面臨的最大挑戰就是如何實現檔案管理模式的轉變，重點是由傳統的紙質檔案管理模式向數字化檔案管理模式的轉變。數字化檔案管理有利于管理效率的提升和管理精確程度的改善。

關鍵詞：檔案管理;數字化;建設發展

一、當前檔案管理數字化建設發展狀況

（一）檔案存儲設備老舊

檔案管理的模式依然以人工為主，設備大多陳舊，大多數的檔案存儲、整理、調取工作都需要工作人員在一個特定的檔案室里進行。這樣的傳統檔案管理模式不但在管理工作量方面有著較大的局限，而且在檔案管理過程中還容易出現由于人為因素或存儲設備落后所導致的效率低下問題。另外，如果存儲空間過于老舊，還容易給紙質檔案的存儲帶來潛在的安全風險。因此，在進行檔案管理的過程中，要對檔案管理模式進行不斷創新。隨著社會的發展速度不斷加快，人們對于檔案的存儲、調取以及運輸等的工作效率也提出了更高的要求;同時各類檔案的數量也由之前的種類單一到種類不斷增加，這也在一定程度上提升了檔案管理的難度和工作量。

（二）人員綜合素質有待提升

檔案管理工作無論是傳統的檔案管理模式，還是數字化管理模式，人的主觀能動作用在檔案管理水平和檔案管理效率的提升方面都發揮著不可替代的作用。雖然隨著數字化檔案管理模式建設的不斷推進，可以在一定程度上減輕人為因素在檔案管理過程中的作用，但檔案管理工作最終還是要由具體的檔案管理人員來完成。因此，要想保證檔案管理質量，提升檔案管理效率，除了轉變檔案的管理模式，還應當對檔案管理人員的個人職業素質通過培訓加以提升。

（三）檔案管理數字化程度不高

雖然社會各個行業都處在由傳統行業管理模式向信息化、網絡化和數字化的轉變過程中，并且行業管理模式數字化的趨勢已經被人們普遍接受，但是在當前的檔案管理工作中，數字化檔案管理模式的推進仍然較為緩慢。首先，雖然數字化檔案管理系統已經在較大范圍內進行了推廣和應用，并且也在相當大的程度上實現了對外適當開放以及網絡遠程檔案查詢等功能，但是在數字化檔案管理系統運行中，仍然存在較多的問題，尤其是不同檔案資料庫之間的信息共享和檔案互相調取等的實現，仍然存在著一定的管理難度，即數字化檔案管理模式在不同檔案管理單位之間的協調性仍然存在較大的改善空間。

三、改進方案和措施

（一）重視檔案記錄工作與配套設施的數字化

檔案記錄工作是檔案管理工作的第一內容，所有檔案工作內容的來源都是檔案的錄入和記錄工作，因此要想實現檔案管理數字化就必須對檔案記錄工作進行充分的數字化管理。檔案記錄工作數字化程度的高低，將直接關系到后續檔案管理工作數字化水平的高低。傳統的檔案錄入工作主要依靠文書人員對各個機構以及相關檔案文件材料進行整理或者書寫，這其中包含的工作量十分巨大、工作周期十分冗長、工作效率十分低下，而現階段數字化的檔案錄入工作可以將一切冗雜繁瑣的信息錄入工作通過計算機終端或移動互聯網終端來實現，并且可以根據檔案錄入的類別與時間等相關參數進行自動分類，極大地提升了檔案管理的質量和效率。此外，要想實現檔案管理的數字化，還需要提高相關配套設施的數字化水平。只有硬件設施和配套軟件滿足了數字化檔案管理的要求，才能從根本上保障檔案數字化管理水平。硬件基礎設施的建設主要包括：文檔掃描、音頻信息收集設備、視頻信息收集設備、計算機終端、服務器以及交換機等，同時相關的數字化軟件配套也應當進行必要的完善，以便更好地實施檔案管理數字化建設。

（二）提升管理人員個人素質與人才建設水平

在完成了相關的數字化硬件基礎設施建設與軟件配套建設工作之后，如何使已有的數字化管理系統發揮其應用功能和高效的管理功能，取決于相關檔案管理人員自身的職業水平與協調能力。其中，檔案管理人員的職業素養主要體現在招聘引進人員的素質以及在職人員專業技能水平的提升和培訓兩個方面。一方面，為了使檔案管理數字化建設更好地推進，應當招募各類專業技能較強、責任意識充分以及綜合素質較高的人才從事檔案管理工作。因此在進行檔案管理相關崗位的招聘時，應當摒棄過去的條件單一、要求簡單以及競爭機制不完善的招聘模式，以嚴格的入職標準進行人才選拔，以確保其在檔案管理數字化建設中發揮更好的作用。另一方面，對于當前已經從事檔案管理的檔案管理人員來說，應當進行定期的專業技能考核與業務知識培訓，努力打造一支具有現代化、網絡化和數字化檔案管理知識和技能的優秀人才隊伍。對于當前管理模式中出現的問題，應當針對不同檔案管理人員的特點，做好適當的崗位調整，從而使每一名檔案管理人員都能夠在適合的崗位上發揮出更大作用，以促進檔案管理工作的高效高質量的完成。

（三）提升檔案管理的數字化程度

檔案管理工作中數字化程度的提升，現階段主要體現在檔案信息的共享性程度。檔案管理工作中的共享性并非指不同個體之間共享檔案資料，而是檔案資料關系人同檔案管理系統之間的共享程度。檔案管理數字化程度越高，越有利于檔案信息在安全性的基礎上進行必要的檔案資料共享。這對于提升檔案信息傳遞的有效性以及檔案資料的利用率具有積極的促進作用。但是，檔案管理工作中數字化建設是一個復雜的體系建設，因為檔案管理系統需要對接的是大量的檔案資料，因此這也對檔案管理工作中的全部流程提出了新的要求。為了實現檔案信息傳遞速度的提升，應重點提升檔案管理的數字化程度。

當前隨著社會的迅猛發展和各行業管理模式數字化、網絡化進程的不斷推進，檔案管理工作面臨著數字化建設的巨大挑戰。如何在檔案管理數字化進程中更好地實現檔案管理效率和管理質量的提升，與如何解決好當前檔案管理數字化建設中的問題有著密切的聯系。只有加快檔案管理的數字化建設，才能使檔案工作更好地服務于企業生產和科研管理。

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