優化檔案管理工作的路徑探討

王浩

摘要：通過一定的調查后，我們就現有的材料對當前的檔案管理工作的進展的后期情況來進行了分析，然后就分析結果來看，即使部分單位和個人對檔案管理工作的重要性有了深刻的認識，并在認識之后有了相應的措施來解決問題，但檔案。管理的功能還未得到很好的開發。為此，我們就優化檔案管理工作的路徑，展開了激烈的探討。

關鍵詞：檔案管理;優化;路徑

引言：在生活中，我們可以很常見的看到許許多多的檔案室，他們都是檔案管理工作的辦公點，但有些人不能夠合理的使用。她們只是通過表層的含義對檔案進行管理。但當案管理的功能并沒有得到。一定的。發展。因此，許多人為嚴。發管理的功能。對如何優化檔案管理工作路徑有了很多觀點，本文就是他們說去提出來的觀點進行生化，然后對優化檔案管理工作的路徑，提出合理性的建議。

一、對檔案管理工作的作用分析

（一）檔案管理能夠優化人才管理工作

我們都知道如果對某些資料不進行檔案管理時，我們就需要花費大量的人力，物力，財力，需要大量的人去分門某些資料。是要大量的物資去承載這些資料。需要花費大量的錢財去保護這些資料。不僅需要時間和空間來進行配合，也大大加重了每個人的工作量。導致不能夠留下很好的人才。當然，這只是其中之一。我們可以設想一下。如果所有的資料都放在一起，當我們需要尋找某項資料時。想到要在所有的資料中尋找。就如同大海撈針一般。費時費力，還不一定能夠在短時間內找的到那時候就會很苦惱。。因此，如果對檔案進行管理的話，就能夠優化人才管理工作。不僅省去了大量的人力，物力，財力。也為此省下了很多經營成本。

（二）檔案管理能夠幫助單位及時掌握發展過程中所存在的問題

為什么說檔案管理能夠幫助單位及時掌握發展過程中所存在的問題呢？因為當我們對所有的檔案進行管理后，我們就能夠很清楚的知道哪些檔案發生了變化。就可以隨時查看哪些大案發生了什么樣的動向。并且能夠及時的做出判斷。然后進行有效的處理。就拿律師事務所來說，律師事務所每天每月，每年都會承接很多案例，如果不對這些案例進行分開檔案管理時，當事人來進行詢問案件進展的時候，所執行的律師并不能夠及時做出回應并得到解決的方案。如果這時候有人恰巧對這些案例進行了分開到案管理的話。就能夠很容易地解決當事人要大鬧糾紛的問題。這便是檔案管理的魅力。

（三）檔案管理能夠讓人一目了然

我們對檔案進行管理就是能夠。很清楚的知道。檔案存放在什么地方發生了什么事情，有什么變化，因此，如果進行檔案管理，就能夠讓人好一目了然的看到。在耍下人力物力財力的情況下，還能夠進行優化檔案，對檔案進行壓縮保存。比如這時候你就可以設想一個畫面。堆積如山的檔案袋在你的面前，和一個擺放著整整齊齊，并標明是什么的檔案柜。你會選擇哪一個？我想你一定會選擇檔案柜兒不是。一堆檔案袋兒所堆成的山。

二、優化檔案管理工作的路徑。

（一）提升檔案管理工作的認知度

優化檔案管理是一項長期的工作。我們要向未來看。想象當管理工作的前景。當然，不管是什么工作。一個工作的實施的必須要提高他的知名度。所以我們要打開檔案管理工作的認知度，讓人們對檔案管理工作都有一定的了解。才能夠更好的發展，例如，很多。品牌的發展，他都是先打開知名度。打開知名度后才能夠讓人們更深刻的見識到他的作用。因此，優化工作的路徑之一便是要提升檔案管理工作的認知度。

（二）注重檔案管理工作方法的創新

優化檔案管理工作路徑之二便是注重檔案管理工作方法的創新。為什么要注重管理方法的創新呢？因為如果我們一直以一種方法來進行檔案管理的話，我們就得不到優化和升級。萬事都要隨著時代的更新而變化。工作方法亦是，當我們注重對檔案管理工作方法的創新是。人們就會更加對檔案管理工作熱愛。然后便能夠在生活中工作中都能夠進行使用檔案管理工作的實施。

（三）充分挖掘檔案內容的價值

優化檔案管理工作路徑之三但是要充分挖掘檔案內容的價值。因為工作管理工作是為了信息化檔案而服務的。我們不能夠把服務的對象進行調換。因此我們要著重于檔案內容。對大內容進行充分了解。并進行一步深化。然后將檔案內容進行共享化。這樣就能夠充分挖掘檔案內容的價值。讓人們了解檔案內容所帶來的好處。這樣一舉三得不僅能夠優化，但管理工作路徑還能夠促進人們之間的共享化，資源。同樣也保護了檔案管理工作的工作目的。

三、檔案管理工作的分類

（一）紙質檔案

誰著時代的發展，很多檔案管理工作都會進行一定的分類。其中著名的兩大類事只知道愛和電子檔案。他們都是檔案管理工作中的一種。其中紙質檔案是指紙質文件當中存在的。指在生活中，我們可以觸摸到的答案。這種當然一般是用來封存有些重大案件的。因為電子檔案中會。隨著信息技術的發展會產生變化。因此，當需要存放大型的重大案件的檔案室一般會選擇紙質檔案進行保存。這便是紙質檔案的好處。

（二）電子檔案

電子檔案，這又是我們生活中很常用的一種但管理工作方式，因為現在人們手機電腦隨身存放，所以很多人都使用的是電子檔案。這樣不僅可以方便出行，而且出行在外也不用帶大量的紙質資料。這樣大大方便了人們出行的攜帶。我們只需要攜帶一部手機，一個電腦就可以共享所有的檔案。而且也方便了在不同空間得人們的資料傳遞。我們不需要再將紙質材料通過快遞的方式讓人接收。只需要在手機和電腦上進行郵件發送，便可以了。這便是電子檔案的好處。

（三）紙質檔案與電子檔案相融合。

紙質檔案和電子檔案都有各的優點，同時也都有各的缺點。紙質答案不方便攜帶。但電子檔案也不適合進行重大案件的加密。因此，只有將二者檔案管理方法相融合，才能夠得到更好的管理方式。當我們對檔案進行保存和加密，只有在凳子檔案和紙質檔案中進行選擇，才能夠進行分辨。因此，如果將二者進行融合是很好的一種檔案管理工作方法。那樣我們就不需要在兩者檔案工作方法中進行結合。只需要采取他們兩個的融合就可以了，我們可以設想一下，如果只知道愛羽電子檔案未熔合的情況下。我們在出行工作時不僅要帶上紙質資料的同時還要對電子檔案進行備份，這樣不僅加大了我們的工作量而且還對我們的工作難度又提高了一個度。

（四）如何對紙質檔案與電子檔案相融和

我們都知道紙質檔案是紙質材料，而電子檔案又是電子表現方法，我們可以將。所有的檔案進行電子和紙質檔案的轉化。從而達到對紙質檔案與電子檔案的相融合，當我們將二者相融合石。我們就能夠在外很方便地使用電子檔案。在那又很方便的使用紙質檔案。這樣不僅可以互不耽誤，而且還能夠進行深入了解。大愛內容對大內容進行了深化加值。同樣的，也可以減少尋找檔案的時間的同時對檔案進行加密，再到安全上又上了一道鎖。起到了雙重保護的作用。

四、結束語

我們都知道檔案管理工作是現代化管理工作中的重要內容。是不可忽略的一部分。他不僅會影響到我們的職業生涯發展，還且還對我們職業中遇到的困難都有幫助。同時也對公司單位中保持長期良好的發展有著重要的作用。這也是為什么我們要在發展的基礎上對檔案管理工作進行優化路徑的探討。這其實也是為了實現檔案價值的最大發揮。同樣，也在我們生活中起到了很重要的作用。方便了我們平時的工作，還節省了人力物力，財力。不僅是從。個人，公司。等方面來講。檔案管理工作都是非常重要的。所以在檔案管理中，我們不僅要將只知道管理與電子檔案管理相融合，還要最大化地發揮他們的作用。這檔案管理工作的目標

參考文獻：

[1]武鵬.淺談檔案管理中的電子檔案管理[J].中國高新區，2018（06）：253.

[2]任美林.論紙質檔案管理與電子檔案管理的融合[J