人事檔案管理在企業人力資源管理中的重要性

劉亞莉

摘要：隨著社會不斷變革，人才市場檔案管理存在的問題日益凸顯。想完成新時代對人才市場檔案管理提出的新要求，必須要探索新的管理措施，以更好地發揮人才市場檔案的資源優勢，提高社會各界的信息服務能力。本文根據人才市場檔案管理存在的不同問題，提出了相對應的優化策略，從而找到符合當前區域人才市場檔案管理的新模式，以更好地為人才市場檔案管理工作服務。

關鍵詞：人事檔案管理;人力資源;重要性

一、引言

檔案管理部門承載著重要的信息資料，承擔著存儲、記錄和使用的使命。大數據時代的到來，使得檔案管理工作發生了一定的變化。管理人員應當緊跟時代的發展，重視大數據對檔案管理工作的影響，及時轉變檔案管理工作模式，提升檔案管理的整體效果和水平，促使檔案管理質量的進一步提升。

二、做好新時代檔案管理工作的重要性

（一）為人力資源管理提供真實可靠的材料

企業要想更好更快發展，就應當堅持做到知人善任、用人唯賢。以挖掘企業員工的潛力為出發點，發揮員工最大效能作為企業人力資源管理的基礎。在人力資源管理中，除了企業派人考察之外，還要通過對相關人員檔案進行全面的了解，主要內容包括對人的精神、道德、品質等多方面進行考察，實現企業對員工或者干部任免的真實性和可靠性，從而能夠得到合適的人選，進而推動企業不斷發展壯大。

（二）保證人員與檔案相統一的管理原則

保證和提高人力資源的使用效率。企業中人與物的高效組合才會實現合理的人力資源配置。因為人力資源具有動態性的特點，所以企業檔案不能只是固定保存人事與勞動檔案，應隨著時間的推移出現人員流動崗位變化等多種現象。隨著崗位人員的流動而不斷改變，實現檔隨人走的檔案動態現象，這就防止“檔存人走”“有人無檔”的現象，影響人力資源對員工的了解培養，從而使人力資源能夠在企業建設的過程中實現最好的配置，使人才在各行業與組織之間能夠得到合理的利用。

三、人事檔案管理工作中的不足

（一）重視及推廣普及程度不足

人事檔案記錄了職工的個人經歷、專業能力、思想政治表現等方面的情況，是人員管理、晉升、評定、退休的重要依據。然而人事檔案的特點使其中出現的紕漏不會立刻凸顯，而是在重要環節暴露于眼前。較低的使用頻率及較長的錯誤反映周期導致人事檔案缺乏相關人員對其必要的重視，人事檔案的使用管理與個人、人事檔案管理人員及檔案管理單位密切相關。個人人事檔案相關知識的普及推廣工作不足會導致整體人員缺乏對人事檔案重要性的認識，從而使人事檔案原始材料在形成初期出現涂改、內容缺失等問題，從而破壞人事檔案中原始材料的可參考性，而人事檔案管理人員及檔案管理單位對檔案重視的不足則會造成檔案工作在開展過程中缺乏嚴謹性。人事檔案的重視及推廣普及不足會影響人事檔案工作的順利開展，增加后期工作量，影響檔案工作的進度。

（二）人事檔案管理制度不完善

很多用人單位對于人事檔案管理極不重視，缺少制度層面的約束。比如，缺少專門的人事檔案管理科室或者是人事檔案管理人員，有些單位還會將人事檔案與其他種類的檔案混在一起進行管理，職責分工不明確。同時，在人事檔案的資料收集、歸檔、檢索、查閱過程中沒有制定配套的制度，使人事檔案的管理缺少科學性與安全性，沒有形成完善統一的人事檔案管理體系。

（三）人事檔案管理人員配備不足

人事檔案的特殊性以及近幾年不斷提高的重要性需要檔案工作者具有較強的專業業務能力。計算機信息化發展的逐漸深入對檔案工作者計算機技術方面的能力有了新的要求。當前的檔案管理人員工作仍以傳統經驗為主，遵照檔案管理理論知識工作。在管理方式上缺乏探索精神，信息技術專業素養不足，檔案管理人員的不穩定性及檔案工作對年輕人不強的吸引力影響著人事檔案工作的深入開展。

四、新形勢下如何提升檔案管理工作和服務水平

（一）服務網絡化模式的建立

在大數據時代，人事檔案管理模式必須要摒棄落后的管理方式，向著服務網絡化的方向發展。網絡作為當前各行各業辦公中不可或缺的工具，其便捷性、高效性是不容忽視的，對于人事檔案管理工作來說，依托于網絡來進行檔案服務的模式能夠從根本上提升檔案管理的效率，實現檔案信息數據的深度挖掘與應用，根據用戶的實際需求來提供更加精準的服務。因此，人事檔案管理部門需要引進先進的技術和軟硬件設備，提供多元化的服務功能，以用戶的個性化需求為基礎，為用戶提供更加全面化、智能化的檔案服務。如：建立檔案管理數據庫，完善數據庫的功能，包括智能檢索功能、數據自動分類功能、檔案調用自動記錄功能等，以滿足用戶的個性化需求。

（二）人事檔案管理制度優化

在加強人事檔案制度化管理落實的基礎上，進一步根據企業實際情況及未來發展方向對人事檔案的管理制度進行調整，可以有效提升人事檔案在人力資源管理方面的利用價值。嚴格按照制度要求做好人事檔案的移交、整理、使用工作，同時建立人事檔案分級管理制度，各部門與企業檔案負責人員共同對人事檔案負責，互相監督，分散檔案工作壓力，促進檔案工作精準高效開展。針對人事檔案信息化的未來發展趨勢，紙質與數字化人事檔案并行的新模式對管理制度提出了新的挑戰，如何在享受信息化帶來的便利的同時，保證人事檔案的安全性不受影響，是今后人事檔案管理制度優化所要考慮的方向。

（三）推動有條件的地區實行“互聯網+人社”行動

在疫情防控期間，為確保人民群眾生命安全和身體健康，全國大部分地方人事檔案辦理實行“不見面”的方式開展服務工作，在新形勢下，探索人事檔案管理信息化建設，推行“互聯網+”模式顯得尤為重要。實現人事檔案基礎數據共享、人事檔案業務受理及流轉全程監控、檔案調動（調閱）告別“來回跑”、證明材料異地及網絡遠程打印，形成了全省各級公共人力資源服務機構“任意一點受理、多點服務”的協同辦公格局。希望全國流動人員、畢業生、干部職工等人事檔案管理聯網，實現“足不出戶”省錢省時辦事模式，全面推動電子檔案文件歸檔工作。

（四）完善制度，健全人事檔案開發及利用機制

要想人事檔案開發及利用取得更好成果，就應當建立完善的人事檔案管理制度，這是新時期對人才管理的基本要求，缺乏完善的制度容易導致人事檔案無法發揮出真正的價值。健全人事檔案開發及利用機制對于加強人事檔案信息資源的開發與利用具有顯著的推動作用。人事檔案工作要適應現代社會發展的需要，要運用現代化的管理技術與管理手段去進行人事檔案的管理，實現人事檔案資源開發與利用效率的最大化，最大限度地為企業提供優質的檔案信息服務，提升工作效率與工作質量。

五、結束語

新時期逐漸提高的人事檔案管理要求以及快速發展的數字科技都對人事檔案管理提出了更嚴更高的要求，必要的管理方式優化可以有效促進人事檔案工作向更安全、更高效、更全面的方向發展。如何在建立健全管理制度的情況下積極推動相關制度落實，緊跟時代與科技的發展創新人事檔案管理新思想新辦法，是接下來人事檔案管理工作者需要思考的。

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