優化計量信息管理系統的功能設置①

莊淳軼

摘要：近年來，隨著國家經濟轉型升級以及質量提升的戰略部署，企業不斷追求高質量發展，產品質量在企業競爭中的作用非常突出，計量業務需求呈現出不斷多樣化、專業化的趨勢，檢定機構的業務量逐年遞增，為降低客戶的時間成本，減少業務人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務體驗，必須合理優化系統的功能設置。

關鍵詞：計量;效率;設置;管理

計量檢定業務是一項細致而復雜的工作，是法定計量檢定機構計量管理的重要組成部分，直接體現了計量檢定機構的業務能力和服務水平。近年來，隨著國家經濟轉型升級以及質量提升的戰略部署，企業不斷追求高質量發展，產品質量在企業競爭中的作用非常突出，這樣的背景下，計量業務需求呈現出不斷多樣化、專業化的趨勢，檢定機構的業務量逐年遞增，就筆者所在中部省份的地級城市漯河市來說，2018年，漯河市檢測中心共檢定各類計量器具6萬余臺件，出具各類檢定、校準、檢測證書28500份，龐大的工作量對管理規范化提出了更高的要求，為降低客戶的時間成本，減少業務人員的工作量，提高檢定人員工作效率，為客戶提供更好的服務體驗，必須合理優化系統的功能設置，現從三個主要方面介紹下計量信息管理系統的優化方法。

一、業務接待管理方面

業務接待處于整個計量檢定工作流程的起點，良好的開端是成功的一半，同樣，規范高效的樣品接收流轉給整個檢定工作的順利完成奠定了基礎，業務收發部門接到客戶送檢的樣品后，要根據客戶提供的樣品信息錄入系統，分配檢測部門、打印流轉卡、樣品標識和正式的委托單，還要核對樣品信息是否有誤，粘貼樣品標識，程序繁瑣又缺一不可，在人員緊缺的基層計量檢定機構，勢必會占用過多時間，造成效率低下，客戶滿意度不高的情況發生，這里重點分析下耗時較長的信息錄入環節，如果根據情況適當簡化錄入程序，減少不必要的輸入信息，就會大大提高接待效率，可以根據信息的重要程度和證書的格式要求，設置錄入信息菜單為不同的顏色，把“委托單位”、“器具名稱”、“證書類型”“委托人電話”等必填選項設置為紅色菜單，不輸入或輸入有誤無法進行下一步操作，樣品接收人員一定要認真仔細核對，確保錄入信息準確無誤。把“規格型號”、“出廠編號”、“準確度等級”“附件”等選項設置為黃色菜單，作為一般狀態下的必填項，如果遇到大批量的樣品送檢，時間比較緊張或排隊等待的客戶較多，可以在征求承檢科室的意見后，適當減少或靈活把握此類信息的輸入，由檢定科室在檢定過程中詳細記錄。剩下的信息不設置顏色，諸如“受理日期”、“完成時限”、“檢定科室”、“郵編”等信息，可以設置為自動生成或者默認，也可以根據客戶要求自由選擇，使用這種根據信息的重要程度設置不同顏色菜單的方法，極大的提高了樣品受理環節的效率，為整個檢定工作騰出更多時間。

二、檢定工作管理方面

樣品檢定完畢，檢定人員開始編輯檢定證書，因為檢定原始記錄的信息更全面，證書內容來源于原始記錄，檢定員怎么才能快速準確地編輯證書并提交審核就與系統的設置有很大關系了。由于絕大部分信息已經在樣品接收時錄入了系統，檢定員只需要輸入“檢定類型”、“檢定依據”、“有效期至”、“檢定所用標準器”等信息，如果每次檢定都要逐項輸入，勢必會帶來較大的工作量，由于此類信息內容短時期內不會變化，截止有效期也可以根據有效期長短自動顯示，此時可以設置一個“授權器具名稱”選項，提前在這個選項里設置好以上信息內容，編輯過程中，檢定員只需要選中對應的“授權器具名稱”，以上的信息就會自動顯示在輸入欄，這樣就縮短了信息輸入時間，提高了證書編輯效率，值得注意的是，如果標準器或者規程有變更，一定要及時更新對應信息，防止出現批量證書錯誤。

三、模板和權限管理方面設置

“證書模板設置”，證書模板決定了證書內容頁的內容和格式，最能體現證書格式內容的規范程度。通過參觀其他計量檢定機構的信息管理系統，發現有些地方的信息管理系統用的是系統自帶的編輯軟件，軟件的操作界面和主流的辦公軟件差別較大，功能菜單設置過于簡單。對于檢定項目較少、證書內容格式不復雜的檢定機構，這樣的設置完全可以滿足工作要求，而且，在熟練掌握操作界面后，由于是自帶系統，模板內容的編輯還會更穩定流暢，但在業務量較大、項目較多的檢定機構，這樣系統設置的弊端就很明顯了，因為在模板內容里需要插入不同類型的表格、特殊符號、公式等，系統自帶的編輯功能往往無法滿足需要，只有使用辦公軟件來輔助輸入，首先在MicrosoftOffice或者wps文檔里編輯好內容，然后復制到系統模板設置里，再做一些細節方面的調整即可，這里建議在信息管理系統里加入一些常用辦公軟件的兼容包，實現系統編輯頁面和辦公軟件的完全兼容。系統設置功能可以細分為“權限管理”、“用戶管理”和“密碼修改”3個模塊。比較關鍵的是“權限管理”的功能設置，機構可以根據人員的管理職責和權限設置相應角色，包括但不限于機構負責人、系統管理員、質量負責人、技術負責人、檢定員、證書簽發人、計量標準負責人、設備管理員、監督員、內審員、資料管理員等角色。系統管理員根據機構管理體系的運行情況，為各角色分配相應的權限。

四、結語

綜上所述，計量信息管理系統在整個計量檢定過程中起著舉足輕重的作用，決定了計量檢定機構的工作效率和質量，而系統功能的合理設置為檢定工作的準確高效開展提供了必備條件。現實中，各地計量檢定機構還有很多不同的設置方法，希望本文能引起更多專家學者對計量業務管理系統的研究和關注。

參考文獻：

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