對大數據時代檔案管理的思考

摘要：在大數據時代，信息技術在我們的工作生活中的作用越來越重要，檔案管理工作與信息技術之間的融合也越來越密切，基本實現了信息化。為了提高檔案管理信息化的水平，我們要提高檔案管理人員的素質，完善檔案管理機制，重視檔案數字化管理，促進檔案管理行業的發展。本文主要分析了大數據時代背景下對檔案管理工作的機遇和挑戰，并提出了在大數據時代下推進檔案管理的發展策略。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;機遇

在當前大數據時代的背景下，信息化成為了檔案管理的新的標志，對于檔案管理有著極為重要的作用。因此，我們在進行檔案管理時，要充分發揮信息技術的作用，提高信息技術在檔案管理中的利用率。檔案管理人員將信息、文件錄入大數據系統，利用系統的自動分類功能，可以減輕工作人員的工作量，提高工作的效率。但大數據對于檔案管理來說既是機遇又是挑戰，我們要抓住科技發展中的機遇，戰勝面對的挑戰，不斷推動大數據時代檔案管理的發展。

一、大數據下檔案管理的機遇與挑戰

信息技術的迅猛發展對傳統的檔案管理模式產生了巨大的沖擊，要求更新檔案管理模式，發揮大數據的優勢。大數據對檔案管理的影響既是機遇又是挑戰，我們要抓住發展中的機遇，戰勝發展中產生的巨大挑戰。

大數據的發展改變了工作人員對于檔案管理的思維和管理方式，呈現出了新的檔案管理模式。現階段，檔案大多數都是以電子版的方式進行保存，實體檔案的形式已經越來越少了。我們通常把電子檔案傳到大數據平臺，通過系統進行自動分類，并在大量的數據中挖掘有價值的信息，可以很快地完成工作任務，提高了工作的效率和水平。大數據下的數據分析不斷推動檔案管理的發展，為檔案管理工作提供了更多的發展機會。

當然，大數據對于檔案管理來說是一把雙刃劍，我們需要面對很多的挑戰。首先，我們需要調整對檔案資源的管理。隨著檔案管理信息化的發展，檔案資源逐漸由實體檔案向數字化的形式轉變，傳統的資源管理方式已經不能夠滿足大數據信息資源的管理需求[1]。因此，我們需要不斷對內容龐大、類型復雜的信息資源進行合理的分析，挖掘出真正有價值的信息。第二，隨著科學技術的廣泛應用，網絡安全問題越來越嚴峻，對于檔案的安全也產生了一定的威脅。很多保密檔案都會涉及國家、政府或者公司的機密，這些信息資源一旦被泄露，會造成無法預估的損失。我們要加強檔案管理的安全管理，防止網絡病毒及黑客的攻擊，盡最大可能保證檔案的機密性。第三，由于科學技術與檔案管理融合越來越密切，數據庫的信息資源也越來越多，因此對于科學技術的要求也越來越高。很多檔案管理的軟件都沒有統一的標志，使得各個系統內的信息資源無法進行交換，加大了管理的難度，不利于檔案的管理。

二、大數據時代下檔案管理工作的策略

（一）轉變思維方式

在大數據發展的背景下，檔案管理人員應該要更新自己的思想觀念，轉變自身的思維方式，順應時代發展的潮流，利用大數據技術進行檔案管理工作[4]。檔案管理人員要主動發揮大數據的優勢，利用大數據的思想進行檔案管理。我們要充分挖掘檔案中的數據，不斷搜集信息資源，并提高自身的收集、分析數據的能力。我們還要建立新的檔案管理模式，開拓自己的思維，不斷完善信息化檔案管理模式的發展。

（二）提高管理人員素質

有些檔案管理人員的專業技能不強，不利于檔案信息化的發展。因此，我們要加強檔案管理人員的素養，提高他們對檔案管理專業知識的掌握能力。首先，我們要營造良好的工作氛圍，改變檔案管理人員的消極的工作態度，并對工作人員進行嚴格的考核，調動工作人員的工作熱情。第二，政府或公司要對檔案管理人員進行專業技能的培訓，定期開展專業知識的培訓講座，提高他們檔案管理的專業能力。第三，我們要培養復合型的檔案管理人才，讓他們了解更多的其他領域的知識，增強他們的法律意識和信息技術能力，形成專業能力更強的檔案管理團隊。

（三）創新服務理念

在大數據時代的背景下，檔案管理人員應該對數據庫內的檔案資源進行整合及分析，制定適合自己公司或政府發展的計劃或策略[3]。首先，工作人員要改變自己傳統的檔案管理理念，不斷擴展對檔案資源的定位，提高對資源管理的歸檔意識。檔案管理員要定期對檔案資源進行歸檔，不斷分析有價值的信息資源，避免對公司產生不良的影響。第二，檔案管理人員應該創新服務理念，將傳統被動的合作方式轉為主動尋求合作，進一步實現數據庫內檔案資源的共享，促進檔案管理行業的發展。最后，我們要加強工作人員的創新能力，讓他們能夠在大數據時代更好地抓住發展機遇，贏得勝利。

（四）加強安全管理

在大數據的背景下，信息技術在我們工作生活中運用越來越廣泛，網絡技術的開放性也使得檔案安全的風險不斷變大。因此，檔案管理人員要提高自身的安全防范意識，根據自己所在政府或公司的檔案管理的實際情況，制定出科學的安全管理機制[2]。我們要保證機制的嚴密性以及約束力，加強對工作人員的約束管理，避免信息泄露、丟失，以及工作人員的失誤。在進行檔案管理時，應該增加身份認證這一環節，防止有心人士盜取檔案數據。并且我們可以設置單獨登錄的系統，防止出現異地登錄的情況。同時，在進行檔案管理時，管理人員必須對數據進行加密，設置一定的訪問權限，并對所有文件進行及時的備份，防止文件損壞。

結語

大數據時代對檔案資源的管理有著重大的影響。在檔案管理發展過程中，我們要抓住機遇，勇敢地迎接挑戰，不斷完善檔案管理的機制，加強對檔案管理人員的管理，真正發揮出大數據對于檔案管理發展的作用。我們要增強對于檔案管理人員的培訓，增強他們的服務意識，建立大數據檔案信息資源平臺，進一步實現資源共享，推動檔案管理行業的有序發展。

參考文獻：

[1]鄧決. 大數據時代的運政檔案管理思考[C]. 《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會.2016智能城市與信息化建設國際學術交流研討會論文集I.《智能城市》雜志社、美中期刊學術交流協會：旭日華夏（北京）國際科學技術研究院，2016：277.

[2]鄒濤，趙柏林.大數據時代社保檔案管理電子化的思考[J].山東人力資源和社會保障，2017（04）：22-23.

[3]陳偉華.大數據時代事業單位檔案管理工作的創新思考[J].城建檔案，2019（06）：74-75.

[4]王金英.大數據時代企業強化檔案工作的思考[J].企業改革與管理，2019（02）：18-19.

作者簡介：

王邁，石家莊市社會保險中心。