社會組織檔案管理的建議

摘要：社會組織檔案是社會組織登記管理機(jī)關(guān)在登記管理過程中形成的歷史記錄，是國家的重要資源。我國社會組織發(fā)展歷程較短，在社會組織檔案管理工作中存在很多問題。2010年，民政部、國家檔案局聯(lián)合出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，各級登記管理機(jī)關(guān)在社會組織檔案管理方面有了很大的改善，但在實踐過程中，仍有部分問題亟待解決。本文結(jié)合自身多年從事社會組織檔案管理及社會工作經(jīng)驗，就此方面存在的問題、解決的措施提出對策建議。

關(guān)鍵詞：社會組織;登記管理機(jī)關(guān);檔案管理;社會工作;建議

社會組織檔案是指社會團(tuán)體及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，基金會及其分支（代表）機(jī)構(gòu)，境外基金會代表機(jī)構(gòu)以及社會服務(wù)機(jī)構(gòu)（民辦非企業(yè)單位）在辦理申請籌備成立、成立登記、變更登記、注銷登記、備案、章程核準(zhǔn)、年度檢查和行政處罰等工作中形成的具有考查依據(jù)、利用價值的法律文書。其中，在成立登記過程中形成的登記證書，是社會組織開展業(yè)務(wù)活動時，確定其合法地位的依據(jù)，是社工服務(wù)機(jī)構(gòu)在實施社會工作服務(wù)項目時證明其專業(yè)資質(zhì)，進(jìn)而為服務(wù)對象提供專業(yè)服務(wù)的有力憑證。

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，我國社會組織登記數(shù)量劇增，由此產(chǎn)生的社會組織登記檔案越來越多，社會組織檔案管理工作任務(wù)加重，其在社會組織管理中的重要性日益突顯。為指導(dǎo)各級民政部門搞好社會組織登記檔案的管理工作，2010年，民政部和國家檔案局聯(lián)合出臺了《社會組織登記檔案管理辦法》，各級登記管理機(jī)關(guān)在社會組織檔案管理方面有了很大的改善，但由于我國社會組織發(fā)展歷程較短，在社會組織檔案管理工作中仍面臨各種問題亟待解決。

一、社會組織檔案管理存在的問題

社會組織檔案管理面臨的主要問題有：管理機(jī)制不健全、缺少專職管理人員、管理人員素質(zhì)有待提升、檔案管理現(xiàn)代化程度不高。

（一）社會組織檔案管理機(jī)制不健全

目前，《社會組織登記檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定只停留在政府部門對社會組織管理的層面上，對社會組織內(nèi)部的檔案管理制度尚未作出明確要求，社會組織檔案管理工作缺少專門的部門監(jiān)管指導(dǎo)。由于缺少專門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，使得檔案管理工作缺乏制度性、規(guī)范性約束，導(dǎo)致社會組織檔案在建檔、歸檔、保管、利用等方面面臨諸多問題，造成社會組織檔案管理工作質(zhì)量不高、發(fā)揮作用不明顯。

（二）缺少專職檔案管理人員

據(jù)統(tǒng)計，區(qū)縣級社會組織登記管理機(jī)關(guān)大部分檔案管理人員都屬于兼職，一個業(yè)務(wù)科室2至3人的編制卻承擔(dān)著2至3類民政業(yè)務(wù)，難以專門抽出時間做檔案工作。在社會組織成立、變更、注銷活動中，產(chǎn)生大量登記材料，由于社會組織管理部門人員少、崗位調(diào)整、缺乏專業(yè)檔案管理知識等原因，加之檔案種類多、數(shù)量大，導(dǎo)致檔案不能及時歸檔。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提升

由于沒有接受專門的培訓(xùn)，大多檔案管理人員對社會組織檔案的重要性重視程度不夠，對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等具體要求不甚了解，歸檔質(zhì)量有待提高。例如：歸檔文件目錄、檔案盒封面和檔案盒脊項目的設(shè)置不科學(xué);一些項目填寫不規(guī)范，存在漏填、錯填的現(xiàn)象，在每份檔案盒內(nèi)也沒有放入備考表;重復(fù)歸檔的現(xiàn)象較普遍，如籌備登記材料同時歸入文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，造成很多檔案資料缺失、整理不規(guī)范、難以查找等現(xiàn)象。

（四）社會組織檔案管理現(xiàn)代化程度不高

目前，大多機(jī)構(gòu)社會組織檔案管理硬件設(shè)施不完備，多數(shù)社會組織檔案采取紙質(zhì)檔案存檔的方法，缺乏現(xiàn)代化的檔案管理手段，存在檔案不便保存、查找困難等問題。

二、社會組織檔案管理工作的對策建議

（一）建立健全社會組織檔案管理機(jī)制

建立業(yè)務(wù)上級與檔案管理部門聯(lián)合管理機(jī)制，進(jìn)一步完善社會組織檔案管理各項規(guī)章制度，著力推進(jìn)社會組織檔案工作法治化，加強(qiáng)檔案管理的制度約束與規(guī)范檢查，探索將社會組織檔案管理作為業(yè)務(wù)考核內(nèi)容，加大賦分比例;制訂考核細(xì)則，明確標(biāo)準(zhǔn)要求，規(guī)范社會組織檔案管理工作。

近年來，威海市文登區(qū)出臺管理辦法、指定相關(guān)部門，每年對轄區(qū)內(nèi)登記管理機(jī)關(guān)檔案材料進(jìn)行法制化檢查，對在檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時通報，責(zé)令改正，此舉在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作向規(guī)范化方向發(fā)展。

（二）充實力量，提高檔案管理人員素質(zhì)

建議相關(guān)部門在各級社會組織登記管理機(jī)關(guān)設(shè)置檔案專業(yè)崗位，配備專職管理人員，防止崗位不明、權(quán)責(zé)不清的情況發(fā)生;相關(guān)部門要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)、考核，定期檢查督導(dǎo)。

結(jié)合集中培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方法，提高檔案管理人員的專業(yè)意識，提升其業(yè)務(wù)水平，建設(shè)一支結(jié)構(gòu)合理、開拓進(jìn)取，既懂業(yè)務(wù)又懂現(xiàn)代化技術(shù)的社會組織檔案管理干部隊伍;增強(qiáng)檔案管理人員和社會組織登記管理人員的業(yè)務(wù)聯(lián)動，共同做好檔案的收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)的工作。

（三）改進(jìn)管理手段，實現(xiàn)檔案管理向科學(xué)化轉(zhuǎn)變

加大對社會組織檔案管理工作的資金投入，配備相應(yīng)的電腦、刻錄機(jī)、空調(diào)、去濕機(jī)、防火、防盜等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，積極推進(jìn)社會組織檔案信息化建設(shè)，完成社會組織檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)社會組織檔案電子化檢索，提高查閱利用效率，在保存紙質(zhì)檔案的同時，將社會組織成立、變更、注銷等過程中形成的檔案資料進(jìn)行電子化處理，采用雙重保障的方式，增強(qiáng)檔案的安全性，提高檔案利用率，使社會組織檔案管理實現(xiàn)制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

社會組織的檔案管理工作只有堅持多方參與、與時俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，才能更好地保證檔案的真實性、完整性，充分發(fā)揮其服務(wù)社會、服務(wù)群眾的作用，保障社會組織規(guī)范、健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 李紅霞.如何做好社會組織登記檔案的整理與管理[J]. 決策探索（下半月）. 2012（03） .

作者簡介：

林建強(qiáng)，威海市文登區(qū)社會救助中心。