電子文件與傳統檔案

隨著當前社會經濟的發展和信息化建設的不斷完善發展，電子文件逐漸在各領域作用越來越突出，在一定程度上取代了紙質文件，成為檔案的一個重要組成部分。本文通過比較電子文件與傳統檔案的優缺點結合我國傳統文化特點，來分析我國未來電子文件與傳統檔案發展趨勢。

電子文件自上世紀80年代廣泛應用，到現在已有四十年，隨著檔案檢索安全問題和保存問題的逐漸解決，逐漸成為檔案的重要組成部分。美國已計劃將全部的紙制檔案轉成電子文件，英國和日本則在部分領域推行檔案的電子化，建立數字檔案館。在我國，將來電子文件會全部替代傳統檔案，還是電子檔案和傳統紙質檔案雙套或雙軌制并存？

我認為，根據我國電子文件環境的特點，采取英日兩國對電子文件的做法可能更適合國情，即傳統檔案具有獨特價值，電子文件不能完全替代傳統檔案。

一、我們先來對比一下，電子文件與傳統檔案的優勢與劣勢

（一）電子文件優勢于傳統檔案劣勢

電子文件的優勢在于人們已經熟知的幾個特性

1、由于物聯網、區塊鏈和云技術的發展，通過人、機、物對話的形式，通過數據庫傳輸共享，通過云技術處理，使通過互聯網的進行傳輸電子文件，檢索利用的速度、內容質量大大提升。

2、電子文件的復用無損性。重復使用電子文件不能導致文件的老化，檢索者可根據自己的需要，進行多種形式的加工、處理電子文件，方便快捷電子時代的檔案館的數字化信息揭示多媒體信息的能力要強得多，這對于提高檔案信息的檢索和利用效率是十分重要的。人們可以通過照片、圖像、聲音等多媒體途徑查尋利用相關的檔案信息，達到快速、準確、全方位的利用信息的目的。

這些特點正好與現代社會快速高效的經濟發展要求正好適應。正好傳統檔案在某些方面劣勢。

1、傳統檔案共享性差。一度以來以其保密性為其特點之一，傳統檔案一般不公開，只供少數具體單位人員和專家學者查閱利用。

2、利用和服務的程度低。傳統檔案館的所擁有的檔案信息，基本上都是以紙質的，至多藏有少量的照片檔案。人們雖然也要求多方面揭示檔案信息，但限于技術水平，對音頻、視頻信息的利用比較困難。在信息社會里，顯然是不能滿足人們要求的。

（二）、電子文件需解決的問題與傳統檔案的優勢

電子文件需解決的問題

1、管理的復雜性：由于技術的不斷更新，電子文件載體的不斷更新，操作系統都要進行描述，但這樣也避免不了系統更新，如果系統和設備兼容性差，文件即不可使用。

2、電子文件安全問題。為解決電子文件的安全問題，專家們設計出各種保密方法，如在電子文件中加蓋水印和繁復的電子密鑰。但仍然存在其真實性、易變性和安全性問題。

3、電子文件的使用壽命問題。由于電子載體目前的理論壽命，僅僅是幾十年，因此在文件的維護上也會不斷地追加其成本。

4、系統的依賴性。文件的傳輸、檢索、保管完全依賴于系統。

5、電子文件管理成本則主要落在數據存儲、維護等無形成本上;已經超出了單純文件管理成本的范疇，而要從整體數據存儲、系統效率的角度全面衡量。

而傳統檔案在這些方面卻有一定的優勢

1、管理過程相對單一，載體形式簡單，直觀容易操作。

2、安全方面：由于檔案出口，傳統檔案的重要檔案原件以紙質為主，不易被篡改;通道的單一，相對安全性好。

3、紙質檔案的壽命，尤其是手工紙的壽命可達幾百年甚至上千年。

4、文件管理成本低。更多地表現在文件柜、庫房等有形成本上，除了庫房的繼續投入以外，追加成本低于電子檔案。

二、傳統檔案的獨特作用：

（一）傳統檔案有保留文物、歷史真跡的價值。豐富的歷史檔案、珍藏的孤本原件供人們查閱，充分發揮檔案珍品的社會價值，電子文件不可替代。這是傳統檔案自身魅力。

（二）傳統檔案的重要檔案原件以紙質為主，不易被篡改，在憑證價值等方面具有法律效力上的優勢;

1、人們的用紙記錄習慣很難在短時間內改變。

2、有些文件不需要一定使用電子文件的方式。有時用電子文件處理事務，會對使用者有技術要求，這樣也給檔案利用帶來很多不便和困惑。

三、我國與其它國家的電子文件的使用環境不同

（一）我國傳統的紙制檔案的歷史悠長，有二千年的歷史，幅員遼闊，檔案數量浩繁，全部電子化一定是個巨大的工程。不像發達國家檔案歷史短，紙質檔案相對不多。

（二）我國與發達國家在檔案認定方面有很大的不同。我國把有保留價值和歷史憑證價值的文件，都認定為檔案。發達國家的檔案定義是：永久保存的文件。比較起來我們的檔案范圍要比發達國家大得多。

（三）我國是一個擁有幾千年紙文化的國度。我們的檔案中文字演變、書畫、圖書裝幀種種與都與紙文化有關。我們民族文化魅力也在于此。

綜上所述，我認為電子文件不會也不應該完全替代傳統文件的存在。電子文件只能在某些領域，某種程度上取代紙質檔案。電子文件與紙質檔案應該是兩者并存，雙軌運行，在必要的時候，使用電子文件的形式。多元化檔案并存，才是檔案發展的趨勢。

作者簡介：

華芳，國資委石化機關服務中心。