信息化背景下如何做好檔案管理工作

王有香

摘要：在如今科技發展的信息時代下，要做好檔案管理工作，就要在工作的每個環節滲透信息化管理。通過不同部門之間相互配合，采取針對性的措施，從而提高檔案管理工作的質量和效率。本文主要從檔案信息化管理工作的優點和缺點以及理相關管理工作的建議這兩個方面進行具體闡述。

關鍵詞：信息化;檔案;管理工作

隨著科技的發展和信息的進步，檔案管理工作已經逐漸從過去的管理模式轉變成先進的信息化管理模式，信息化技術的應用使檔案管理工作變得更快捷便利，從根本上提高了檔案管理工作的效率。想要利用信息技術做好檔案管理工作，就必須對檔案信息化管理有深刻的認識。

一、檔案信息化管理的優點和缺點

任何事情都有利有弊，檔案的信息化管理也是一樣，雖然信息化管理更快捷、便利，而且能夠實現資源共享，但是對于網絡和設備方面，目前仍然存在一定的不穩定性，所以網絡安全問題，一直制約著檔案信息化管理的發展。

1.1資源共享

傳統的檔案大部分以紙質版為主，并且存放在特點的地點。所以如果想要在不同的時間、地點進行檔案的查閱是很困難的，滿足不了多人查閱的要求。而如今的在信息化環境下進行檔案管理，改善了檔案在時間、空間受限的缺點，利用網絡實現傳輸和共享，可以實現多人、多地進行檔案信息查閱等，相對比傳統檔案實現了資源共享的同時，也提高了檔案管理工作的便利性。

1.2經濟節約實用

在過去的檔案管理工作中，工作的每一個流程都需要一定數量的工作人員去完成。需要人工進行收集、審核、整理等工作，而且效率并不是很高，投入的人力成本和時間成本相對較大。如今利用數字網絡進行檔案的整理、審核和存放，不但減少了相關成本，而且更快捷有效，也避免了環境因素對于檔案的影響。

1.3信息化檔案管理的不安全性

信息化檔案管理十分方便快捷，但是由于計算機網絡屬于較為開放的環境，資源在共享模式下，即便在各個環節都設置了用戶權限，也難以避免計算機系統和電子檔案被入侵和破壞，檔案信息遭到不法分子的修改、增減等非法利用，給檔案管理工作帶來巨大影響。

1.4檔案信息對設備和網絡依賴性

信息化檔案管理工作必須在計算機硬件以及網絡的支持下才能進行儲存、整理、查閱等，這就給信息化檔案管理帶來一定的局限性。例如，一旦計算機出現問題、硬件被破壞、網絡不暢通等情況，都會導致檔案內容無法被錄入、查閱等，從而降低檔案管理工作效率，影響檔案管理工作的正常進行。

二、做好檔案信息化管理的方法和建議

2.1樹立信息化檔案管理理念

伴隨著信息化在各行各業的廣泛應用，檔案管理工作也逐漸向信息化進行轉變。傳統的檔案管理模式對于如今工作中的新要求已經很難滿足，我們必須摒棄傳統檔案管理理念，不斷開拓創新，在檔案管理工作中引進信息化技術，充分利用電子設備和網絡的便利，去提高檔案管理工作效率，讓檔案管理的信息收集、資料整理、鑒定審核等每一個環節都變得高效快捷，努力適應信息化條件下檔案管理新工作的要求。

2.2加強信息化檔案管理工作硬件投入

做好當前形勢下檔案信息管理工作，就必須擁有先進的設備和暢通的網絡，因此，單位必須將檔案管理工作重視起來，成立特定檔案管理小分隊，把檔案管理工作作為日常工作中的重點，并且加強信息化檔案管理工作投入，購進先進的硬件設備等，系統性的建立高效、便捷、安全穩定的信息化檔案管理平臺。對于數據存儲器、數據服務器、安全防火墻等配備完善，并按時對各大系統和硬件進行維護和管理，一旦發現信息化管理工作中出現漏洞等不安全因素，應及時修復處理，確保信息化檔案管理工作安全穩定進行。

2.3建立信息化檔案管理標準

檔案信息化建設必須有一定的規范和標準，這樣才能在滿足工作需求的前提下，進行信息化檔案管理工作的開拓和創新。檔案管理部門對于信息化檔案管理工作中信息采集、整理、審閱、存儲等梳理出特定的工作流程，并在實際工作中，不斷更新和改進流程，以便于更適應實際工作中的要求。從制度上來講，符合檔案管理工作的人員必須遵守一定的規章制度，做好問題處理預案，一旦檔案存儲硬件出現問題或者網絡遭到入侵受到安全威脅的時候，能夠及時采取有效促使進行應對，避免檔案信息數據遭到破壞。

2.4提高檔案管理工作人員素質水平

為了確保信息化檔案管理工作的安全穩定，使工作有序進行，必須提高檔案管理工作人員各方面的技能以及思想意識。一方面要對檔案管理工作人員擁有良好的思想素質和服務意識，提高對檔案管理工作的積極性和熱愛程度，不斷鼓勵他們要在工作中勇于吃苦，甘于奉獻，積極創新，不斷提高服務水平。另一方面還要加強檔案管理工作人員的自我學習意識，不斷提高自身檔案管理知識和專業技能，在學習中主動溝通交流，不懂就問，提高自身檔案管理相關知識的同時，也應具備檔案管理系統以及相關硬件的操作能力。另外，檔案管理人員要對于最新的檔案管理法律法規了如于心，在檔案管工作中，按照相關規定進行，遵守規章制度和相關標準，杜絕出現原則性問題，提升自身服務能力。還要經常對相關工作人員進行培訓，讓每一位工作人員都能了解檔案管理工作的重要性，培訓內容不但要從檔案管理系統操作運用方面來開展，讓工作人員了解系統常見問題，并能隨時檢修，而且還要對于數據備份、安全防護等常識問題進行鞏固，提高管理人員的綜合水平，才能保證檔案管理工作的有序進行。

2.5加強檔案管理人員的人才儲備

在檔案信息化管理工作進行中，對于信息化人才的需求量越來越大，雖然相關人員在檔案管理工作中已經具備一定技能，掌握了一定的專業知識，但是對于專業知識的了解比較淺顯，不夠深入和透徹，對于相關管理系統掌握的還不夠熟練，僅限于一般的簡單操作，一旦出現安全、故障等較為嚴重的問題并不能進行及時處理。而且，還有一些單位對于檔案信息化管理工作采用外包的形式，對于工作進度不能很好的把控，一旦出現技術上問題，不能得到及時解決，嚴重影響了單位檔案管理共的效果，對于檔案管理的相關工作效率受到一定影響。因此，單位必須加強對于檔案信息管理人才的儲備和培養，人事管理部門也可以不斷從外引進該技術型人才，同時也要對內部人才進行選拔和培訓，從而才能在檔案信息管理工作上取得一定成效。

2.6加強檔案信息化管理資源互通互聯

檔案信息化管理要緊跟時代步伐，不斷提升信息化技術應用水平和涉及范圍，提前進行工作部署，準備好相關設備和資源，才能保證檔案信息化管理工作的有序進行。另外，可以通過網絡資源共享形式，建設具備傳輸網絡化、信息資源擴大化、信息檢索便捷化的先進數字檔案館，從而擴大檔案信息管理的服務范圍。

總結：在科技迅速發展的今天，檔案信息化管理的確帶來了諸多好處，想要順應時代變化，跟上時代節奏，就必須從設備、網絡、人才等多方面入手，硬件設備上做好保障，人才培養方面更要重視起來，尤其是對于檔案信息管理系統的操作，不但要熟練掌握，而且還要具備及時解決軟件系統、硬件設備等出現問題時的解決能力，保障檔案信息化管理工作的順利進行。

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