如何做好檔案信息資源的開發(fā)與利用

摘要：隨著我國社會不斷的發(fā)展，已經(jīng)步入互聯(lián)網(wǎng)時代，信息技術(shù)不斷的改變著人們的思維和生活習(xí)慣，而檔案也是一種信息的載體，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作不在是傳統(tǒng)的厚厚紙張記錄，逐漸改為電子信息檔案，檔案管理工作具有廣泛性、綜合性、原始性、可靠性、具有憑證性的特點(diǎn)，因此做好檔案資源的開發(fā)和利用具有重要的意義，本文通過論述目前我國檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題，探索在信息化時代下，檔案資源的開發(fā)利用的創(chuàng)新策略與方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;資源利用;

一、檔案管理的重要性

檔案信息資源是社會的信息資源，是對社會發(fā)展、科研、管理等各方面活動的原始記錄，是無形資產(chǎn)和寶貴財富，檔案是社會發(fā)展歷史的記錄者也是傳承文化的重要媒介。是原始信息利用的重要手段，啟著連接過去和現(xiàn)在呈現(xiàn)將來的作用，社會在發(fā)展的過程中需要借鑒查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析。良好的檔案管理在關(guān)鍵時刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用。檔案在科研設(shè)計中具有重要的查考價值，科研檔案是在研發(fā)過程中的重要技術(shù)依據(jù)，科研研發(fā)工作是一個從無到有的過程，研發(fā)肯定不是憑空設(shè)想、閉門造車，而是需要大量的科技情報檔案資料作為支撐，查閱相關(guān)檔案，吸收引進(jìn)。從這個意義上講，檔案為科學(xué)研究提供了一個上升的平臺，構(gòu)造了一個可持續(xù)發(fā)展的框架從這個層面上講，檔案其實(shí)一點(diǎn)也不“默默無聞”，而是在不斷“發(fā)光”。

二、目前我國檔案管理方面存在的問題

（一）檔案硬件設(shè)施投入不足

目前我國相關(guān)對檔案工作重視程度不夠，檔案工作室應(yīng)該是管理規(guī)范而且環(huán)境良好的地方，同時也是被利用次數(shù)最多的部門，然后實(shí)際單位對檔案硬件措施投入不足，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，相關(guān)單位不能有效的將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使得檔案工作人員的工作模式和工作內(nèi)容滿足不了社會的需求，從而導(dǎo)致檔案信息資源利用率低，工作效率低，從而進(jìn)入惡性循壞。檔案管理人員工作內(nèi)容只進(jìn)行簡單的收集、整理、保管和保護(hù)等基礎(chǔ)性工作。對于一些資源只能束之高閣。

（二）檔案管理人員水平不高

由于對檔案管理工作重視不夠，相應(yīng)的檔案管理人員配備不足，通常情況下檔案管理人員都是由其他人員兼任，很多兼職檔案管理人員檔案業(yè)務(wù)知識缺乏，對檔案管理法律、法規(guī)不掌握，檔案管理工作流程不熟悉，在檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷、管理、查閱等方面業(yè)務(wù)能力不足，同時大都采用比較原始的手工操作方式，這樣勢必對檔案的完整性、有效性、安全性會產(chǎn)生很大的影響。

（三）檔案檢索效率不高，利用率低

我國檔案信息資源豐富，但是由于檔案基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，使得檔案信息資源等不到充分的利用，檔案的檢索分為手工檢索和計算機(jī)檢索兩種方式。目前很多單位依舊采用的人工檢索方式，這種檢索方式降低了員工的工作效率，浪費(fèi)人力資源，而且檢索質(zhì)量不高，影響辦事人員的使用。檔案信息化建設(shè)落后，傳統(tǒng)的檔案管理理念依舊占據(jù)主導(dǎo)地位，束縛了檔案管理工作的發(fā)展，沒有發(fā)揮它們應(yīng)有的社會經(jīng)濟(jì)價值，檔案資源不能形成數(shù)字化的資源就會知道導(dǎo)致檔案資源利用者不能清楚了解檔案資源的內(nèi)容和實(shí)際情況，不能判斷檔案資源是否滿足自身需求，出現(xiàn)使用者難，管理者難的現(xiàn)象，檔案資源不能有效的被利用和開發(fā)，反而需要消耗大量的人力物力對其進(jìn)行保存和管理。

三、現(xiàn)代化檔案信息資源的特點(diǎn)

（一）更新速度更快

豐富全面的資源是檔案管理工作的核心，檔案事業(yè)在我國有著悠久的歷史，隨著時代的變遷，傳統(tǒng)的檔案收集、整理工作模式已經(jīng)滿足不了社會的需求，通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，改革檔案資源收集、整理工作，讓檔案信息資源更新速度快、資源整合效率高，加深檔案資源的利用率。

（二）載體多樣化啊

隨著現(xiàn)代技術(shù)不斷發(fā)展，檔案資源資源的載體不在限制與傳統(tǒng)的紙張和照片。紙質(zhì)的檔案資源保存困難、管理難度大、信息資源記錄不全面是限制檔案工作發(fā)展的重要因素，隨著現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，信息資源記錄工作可以是一段音頻、視頻等構(gòu)成的電子檔案，電子檔案具有記錄資源多、管理方便、不易丟失、檢索方便等特點(diǎn)，電子檔案的構(gòu)建能夠有效的提升檔案資源使用者的工作效率，通過簡單的檢索，就能找到符合需求的檔案資源，不再需要人工的尋找、翻閱。在最大程度上提高的工作效率。

（三）價值內(nèi)涵更高

一份詳細(xì)的檔案信息資源涵蓋了經(jīng)濟(jì)、社會、文化等多種價值內(nèi)涵。不同的使用者去開發(fā)利用這份檔案，可以體現(xiàn)出不同的利用價值。在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理工作人員需要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷賦予檔案資源新的價值內(nèi)涵，讓檔案信息資源充分被利用，更好的服務(wù)社會。

四、做好檔案信息資源的開發(fā)利用的策略

（一）加大檔案管理工作資金投入

想要更好的建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理系統(tǒng)，要加大對檔案管理工作的投入。配備現(xiàn)代的互聯(lián)網(wǎng)信息設(shè)備，讓傳統(tǒng)的檔案能夠有機(jī)的過度到互聯(lián)網(wǎng)信息檔案系統(tǒng)中，加大資金扶持力度，積極開展?jié)M足互聯(lián)網(wǎng)時代下企業(yè)檔案工作建設(shè)及發(fā)展需求的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，并加強(qiáng)檔案管理工作中的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極推動企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)與其互聯(lián)網(wǎng)的有機(jī)融合，進(jìn)而切實(shí)提高檔案工作的總體水平，更好的為社會大眾提供服務(wù)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作人員的互聯(lián)網(wǎng)素質(zhì)

高素質(zhì)的檔案管理工作人員時檔案管理的軟實(shí)力，檔案管理工作人員的專業(yè)性和高素質(zhì)是互聯(lián)網(wǎng)信息建設(shè)的保障，能為檔案管理工作注入活力，能夠隨時代的發(fā)展而有效創(chuàng)新。所以企業(yè)在檔案管理工作人員挑選中，要注重檔案管理工作人員的互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)知識。在檔案管理工作中，要不斷進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)管理的培訓(xùn)。提高其工作能力。保障檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性。

（三）用互聯(lián)網(wǎng)思維提高檔案管理工作效率

構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案系統(tǒng)是為了更好的實(shí)現(xiàn)高效檔案使用效率和管理效率，檔案管理工作中充分開展互聯(lián)網(wǎng)思維，改變傳統(tǒng)的檔案管理管理，用互聯(lián)網(wǎng)思維來進(jìn)行工作，以互聯(lián)網(wǎng)思維為基礎(chǔ)，圍繞檔案管理工作的實(shí)際情況，來開展檔案工作從而提高企業(yè)檔案工作效率。互聯(lián)網(wǎng)思維始終堅持以人為本，那么企業(yè)檔案工作管理人員在實(shí)際工作中也應(yīng)當(dāng)堅持以人為中心，充分挖掘人的潛能，調(diào)動人的主觀能動性和創(chuàng)造性。

結(jié)語

檔案信息資源的開發(fā)與利用是一項艱巨的工作任務(wù)，是推動社會發(fā)展的源動力。通過更新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)，加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入，構(gòu)建檔案資源信息中心，為檔案資源的開發(fā)利用提供便利，在最大程度上提高檔案信息資源的利用率和工作效率。

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作者簡介：

賈曉光（1976-），男，蒙古族，內(nèi)蒙古人，學(xué)歷：大學(xué)本科，職稱：館員，研究方向：檔案管理