淺談信息時代檔案管理工作者應具備能力素養

摘要：檔案管理人員具備應有的能力素養是檔案管理事業健康發展的前提。隨著信息化時代的到來，檔案管理工作的現代化程度越來越強，對管理工作者的要求也越來越高，檔案管理的工作內容和工作方式也發生了改變。對企業或單位來說，信息化的檔案管理模式，不僅可以提高檔案管理的效率，還能促進企業的發展，對工作人員的能力素養也是一種提升。本文主要以信息時代檔案管理工作者應具備的能力素養和提高檔案管理工作者能力素養的方法進行了研究和闡述。

關鍵詞：信息時代;檔案管理;能力素養

前言

由于信息化時代的到來，各個企業在發展的過程中越來越重視自身管理水平的提升，工作者面對嚴峻的挑戰，必須要順應新的工作方式和工作觀念，以信息化的理論知識和技術水平來提高自身的業務能力，讓更多的檔案管理工作者適應這份工作，但檔案管理者如果不能掌握先進的現代科技，就會和社會脫節，并被時代所淘汰。因此，提高檔案管理工作者的能力素養，對企業的發展有著至關重要的作用，對工作者適應工作崗位也非常有必要。

一、檔案管理工作者面臨信息時代的新挑戰

檔案管理工作是現階段企業和單位管理的重要內容，科學技術的發展使得檔案管理必須向信息化的方向發展，這就要求管理工作者要具備良好的工作能力，才能充分保證檔案管理的有效性。檔案管理的信息化，一方面可以讓管理的工作由繁變簡，為管理工作者減輕工作量，提升管理的效率和質量，另一方面為企業或單位提供準確、有效的數據，方便企業或單位信息的查詢，使檔案管理工作越來越規范化、信息化和系統化。檔案管理的本質是檔案資源、檔案管理的條件和管理者之間的關系，只有正確的處理三者的關系，強化統一性和一致性，才能推動整個檔案管理的有序進展[1]。在新的時代下，檔案管理工作者能力素養的建設是不容忽視的，首先管理工作者要將信息技術在檔案管理中的作用發揮出來，讓更多人認識到檔案的價值。其次，要提升檔案管理的水平，就要加快信息化檔案管理平臺的建設，使其有利于檔案信息數據的收集和整合，在大數據網絡背景下，建立信息化管理平臺，還要維護好檔案資源信息的安全管理，避免檔案信息的泄露給他人造成不必要的麻煩。所以要加強檔案管理者計算機操作的能力，靈活應用計算機信息技術，讓檔案管理更加方便有效。

二、信息時代中檔案管理工作者應該具備的基本素質

（一）應具備高尚的政治素質和保密意識

檔案管理的工作者要具備正確的人生觀和價值觀，要有道德法制觀念，在自己的崗位上秉承兢兢業業、盡職盡責、務實創新的思想，有長遠的職業理想并且熱愛檔案管理工作，有責任心和工作熱情[2]。在檔案管理的工作中，管理者要時刻貫徹落實黨的路線、方針和政策，在任何情況下都能堅定自己的立場，保護好檔案管理的資料，嚴格遵守《保密法》和《檔案法》，確保企業和單位信息的安全性。

（二）應具備全面的專業素質

檔案管理工作者在應對這份工作時，還要具備全面的專業素質，專業的知識結構有利于管理工作的有序開展，管理者要結合社會發展的實際情況來掌握檔案管理相關的知識、模式和方法。其次，檔案管理工作者要重視現代科學技術的掌握，強化檔案管理的有效融合[3]。信息化的時代，讓計算機網絡技術、數據庫技術、索引技術越來越影響著檔案的管理，檔案管理者要積極學習信息化技術，將這些技術很好的融合在檔案管理的工作中，使檔案管理更加適應社會發展的要求，并全面提升其管理的水平。

三、信息時代中檔案管理工作者應該掌握的業務能力

（一）熟練掌握計算機信息技術

隨著計算機在各個行業的應用，勝任其相應的工作崗位，則要求工作人員熟練掌握計算機技術，充分發揮計算機在工作中的作用和價值。在檔案管理工作中，管理者熟練掌握計算機技術，對檔案信息的收集、加工和管理有重要的作用，可以方便和加快管理者的工作，同時提高信息管理的效率，以便更好地適應信息化時代帶來的挑戰，使檔案管理工作更加現代化。例如：在檔案管理中，工作者要掌握計算機硬件、軟件、網絡應用的基本知識和基本技能與方法，如Word文本的使用、Excel表格的使用，PPT的使用等，除此以外還要學習信息安全維護管理的知識，應用相關的系統，做好信息的安全管理。

（二）擁有科學的現代化管理技能

信息時代的帶來，讓檔案管理的工作模式和方式發生了天翻地覆的變化，管理者不僅要掌握管理相關的知識和方法，還要將管理的知識與現代化信息技術相結合。把傳統的檔案管理變為現代的管理，即將紙質的檔案管理變為數字化的信息檔案管理，為此，檔案管理工作者要與時俱進，時刻緊跟現代化信息技術管理的步伐，利用信息技術為檔案管理提供良好的條件。

四、提高檔案管理工作者的能力素養的方法

（一）結合信息化技術健全檔案管理的制度

規范的檔案管理制度能幫助檔案管理工作高效有序開展，并能提高檔案管理的水平。在新形勢下，檔案管理相關的企業或單位要重視對檔案管理的制度、規范、進行合理的制定，強化與時代的默契，實現整個制度的科學完善[4]。建立健全檔案管理的制度，能為管理者的工作提供明確的依據，使其能在檔案管理的過程中嚴格遵守規范或制度，為整個檔案管理工作帶來保障。

（二）用激勵機制提高檔案管理工作者的自覺性

檔案管理者對工作的態度決定其工作效率，只有工作者保持自主學習的積極性，才能促進檔案管理工作的合理有序進行，因此檔案管理企業或單位只有應用激勵機制，才能激發檔案管理工作者的工作熱情和積極性，從而從根本上提升檔案管理工作的推進。因此在檔案管理者的績效考核或者評價機制中應以物質激勵、精神激勵、崗位晉升激勵等，讓檔案管理工作者能對崗位管理的職能發揮出來，同時提升了管理者的自覺性，重視其自身的學習和堅持繼續教育，從而提升管理者的綜合素養，使其更加順應檔案管理工作[5]。

（三）拓寬檔案管理工作者的工作能力

檔案管理工作復雜，如果工作能力不熟練會影響檔案管理工作效率，因此在檔案管理的工作中，應該組織管理者進行相關知識的培訓，幫助檔案管理者提升業務能力，促進檔案管理工作高效運行[6]。例如，給檔案管理工作者加強信息處理的能力，接受信息、儲存信息、加工信息、輸出信息等能力;現代通訊能力、科研能力、語言應用能力，讓管理者能剛好的溝通、交流和提供優質的服務。

結束語

綜上所述，隨著信息化技術的廣泛應用，各個行業都在科學地將信息技術與其管理工作相結合，促進了各個行業的管理質量和效率，也推進了各個企業和單位信息化、現代化的快速發展。在檔案管理中管理工作者應該具備專業的綜合管理素質，并靈活地將信息技術與檔案管理相結合，為檔案管理的工作提供有效的管理方法，不僅能與時俱進，還將信息化技術的價值充分的發揮，進而提高了企業或單位的管理水平，促進了各個行業的發展。

參考文獻：

[1]關芳.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].辦公室業務，2019（05）：62.

[2]陳茹.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].城建檔案，2018（07）：83-84.

[3]劉澍.信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].才智，2018（18）：195.

[4]王世紅.淺談信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J].辦公室業務，2018（02）：176.

[5]夏麗妍. 淺談信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J]. 中國科技投資， 2019， （24）：129.

[6]常鳳霞. 信息時代檔案管理工作者應具備的素質和能力[J]. 科學與財富， 2019， （17）：9.

作者簡介：

楊志萍（1978，1-）女，民族：回族，籍貫：鄭州，單位：鄭州市豫劇院，職位：助理館員，研究方向：檔案專業。