事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略分析

李劍

摘要：隨著社會經濟的不斷發展，我國現代化建設水平得到了有效提升，對事業單位的檔案管理工作也提出了新的要求。人事檔案管理對事業單位的可持續性發展具有重要意義，理應受到事業單位的重視。為此，事業單位應加強檔案管理規范化的宣傳力度，增強檔案管理人員的管理意識;制定現代化的檔案管理體系，促進檔案管理的標準化;促進檔案管理的規范化發展;根據工作實踐，優化檔案管理體系，以實現人事檔案管理的規范化發展。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;規范化管理;提升策略

事業單位的發展過程中，人事檔案管理工作的重要性日益突出，事業單位管理人員可以通過管理人事檔案，加強對事業單位內部工作人員的了解，以便于對事業單位的未來發展方向進行準確規劃，實現內部組織結構的優化。在當前時代背景下，以往的人事檔案管理已經不能完全符合時代的需求，對人事檔案進行規范化管理已是大勢所趨。

一、事業單位人事檔案規范化管理的意義

（一）有利于了解事業單位發展情況

事業單位人事檔案對事業單位內部人員的流動具有詳細地記錄，能夠知曉事業單位在某一時間段內的實際狀況。事業單位的發展是循序漸進日益強壯的過程，隨著事業單位不斷積累實力，無論是內部工作人員還是單位發展規模，都會出現不同程度的擴張。而規范化的單位人事檔案記錄在一定程度上能夠反映出事業單位的實際發展情況。對于事業單位而言，應該定期開展人才培訓工作，以便于培養出符合事業單位發展需求的人才，為事業單位的可持續性發展提供人才支撐。

（二）有利于提升事業單位檔案管理的實際效率

隨著社會經濟的蓬勃發展，事業單位內部所使用的制度也發生了相應的改變。在事業單位的長期發展過程中，事業單位以合同制的人才管理方式留住人才，但是依舊存在一定的人才流動。而事業單位認識和了解人才基本情況的主要來源就是檔案材料，通過事業單位檔案的規范化管理，提升人事材料的使用效率。在日常工作中，管理人員能夠依照相關流程查閱資料，在較短的時間內找到所需資料，了解需要的人事信息，提高查閱效率。同時，對事業單位人事檔案進行規范化管理，在一定程度上能夠確保人事檔案的準確性和真實性。

（三）有利于優化人才選擇體系

在人事檔案管理相應資料中，每位工作人員在事業單位內的發展軌跡都被記錄在冊，能夠為事業單位挑選人才提供參考依據。并且，事業單位管理人員還可以根據人事檔案歸納總結自身所需人才應該具備的特點和技能，以此作為招聘人才的標準。同時，事業單位能夠根據規范化檔案資料中的信息發現人才管理的不足之處，再針對不足之處制定科學合理的彌補對策，以提高事業單位工作人員的職業素養。另外，人事檔案對事業單位工作人員的工作情況進行詳細記錄，事業單位可以根據記錄篩選人才，對表現優異的人才進行鼓勵和升職，對表現較為差強人意的人員進行再次培訓，以提高事業單位工作人員的整體工作效率。

二、事業單位人事檔案管理規范化水平提升策略

（一）加強檔案管理規范化的宣傳力度，增強檔案管理人員的管理意識

提升事業單位人事檔案管理規范化管理水平，首先，需要檔案相關管理人員具備規范管理的意識，使其正確認識檔案管理的重要性，才能確保檔案管理工作人員嚴格規范自身行為，避免出現違規管理的情況。其次，需要事業單位人事檔案管理工作人員提高對檔案工作的收集的重視，將檔案信息的搜集放在首位，多渠道收集信息，增強信息的準確性和真實性。為此，檔案管理工作人員應該拓寬檔案信息的收集方式，建立健全檔案信息收集制度，以事業單位內部各個分部為工作中心，做好各個部門人事檔案的信息管理工作，以提高人事檔案信息收集效率。同時，實現檔案材料的規范化統一管理，需將事業單位人員的基本信息納入檔案收集范疇之內，再將人事檔案管理工作劃分到事業單位年度考核體系當中，以此增強事業單位人事檔案管理人員的管理意識。

（二）制定現代化的檔案管理體系，促進檔案管理的標準化

現代化的檔案管理體系，對提升事業單位人事檔案管理水平起到積極促進作用。在對人事檔案管理進行資源投入過程中，應對儲存檔案的庫房環境進行動態化的檢測，尤其是對濕度和溫度等進行強化檢測，避免明火和蟲霉發生的概率。同時，還應該采用適宜的科學技術手段，比如翻拍、掃描等，對已經產生損壞的人事檔案資料進行恢復和彌補。另外，檔案管理人員還應該具備信息化意識，加快傳統人事檔案管理工作方式的轉變，從以往的紙質材料保存走向數字化管理，提高計算機在人事檔案管理中的應用效率，構建人事檔案數據化管理。同時，應并聘請專業的技術人員進行維護，以便于能夠形成良好的預警系統，避免病毒等因素對系統產生危害，提高檔案管理的安全性。

（三）促進檔案管理規范化標準化發展

促進人事檔案管理規范化是實現檔案管理現代化的重要環節。首先，需要做好文書處理工作。文書處理工作和檔案工作具有不同的工作內容，兩者之間相對獨立又相互關聯，兩者相輔相成共同促進檔案管理規范化標準化發展。因此，在做好文書處理規范化和標準化過程中，應該正確處理文書處理工作的基礎性和日常性工作，重視人員的合理分配，讓檔案管理工作更加符合事業單位的實際需求，發揮檔案管理工作的最佳效率，實現人事業單位人事檔案管理規范化。此外，還應將人事檔案資料納入人員崗位責任制中，以此作為考核提升工作效率，全面促進檔案管理規范化標準化發展。

（四）根據工作實踐，優化檔案管理體系

檔案管理體系是實現檔案規范化管理的重要保障。為此，首先應做好檔案管理的宣傳工作，提高檔案管理部門之間的協調性，以提高檔案材料管理的準確性和真實性。其次，在實際工作中，應該對檔案管理體系進行優化，明確各個崗位應盡的責任，對各個工作內容的實際要求進行明確劃分，以促進部門之間的協作能力。再次，各部門領導應充分發揮監督職能，確保事業單位人事檔案管理工作的公開化、透明化，以提高監督管理的效率。最后，應該對檔案管理的詳細情況進行公布，確保各項檔案管理制度能夠貫徹落實到具體的工作項目之中，將檔案管理的工作內容明確到某一個具體的執行人上。

總結

人事檔案管理的規范化是促進事業單位發展的重要途徑，需根據事業單位實際發展情況，創新人事檔案管理措施，發揮信息化技術對人事檔案管理的實際效用，以實現人事檔案管理的規范化發展。

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