基層人民法院檔案信息化的建設與完善措施研究

陳懇?張俊

摘要：文章介紹基層人民法院中開展檔案信息化建設的作用和意義，總結此信息化建設工作中存在的問題和難點，提出了加強此信息化建設的有效策略，以供參考。

關鍵詞：基層人民法院;檔案信息化建設;問題;策略

一、引言

基層人民法院在開展各類審判活動和自身內部的行政管理過程中形成的歷史記錄等內容就是基層法院檔案內容，主要包括文書檔案、訴訟檔案、紀檢檔案、會計檔案以及聲像檔案等。其可以作為基層人民法院開展審判業務、監督以及維護當事人合法權益的重要依據。對于目前內容豐富且數量急劇增加的法院檔案來說，為了科學管理這些檔案并發揮其應有作用，在目前的信息化社會下，就需要合理應用信息化技術開展法院檔案的信息化建設工作，更好地幫助法院充分利用更加優質的檔案資料，實現司法審判工作效率和質量的提升。

二、基層人民法院檔案信息化建設的作用和意義

所謂的法院檔案信息化建設，就是在檔案管理工作中利用計算機和網絡技術來構建檔案管理系統和檔案信息資源數據庫，用于掃描和儲存數字化的檔案資料，并且通過此管理系統來加工與處理各種檔案信息資源，實現此種電子檔案信息的網絡化共享和利用。通過上述信息化建設工作，首先可以節約檔案儲存空間。在此信息化建設中，可以充分利用掃描技術和存儲技術，可以在硬盤中存儲各種數字化的檔案資料，并且可以利用網盤等云存儲技術來整理和儲存檔案資料，解決目前急劇增加的檔案數量與傳統檔案庫房容量不足之間的矛盾問題。其次可以減少檔案管理人員的工作量。通過數字化檔案資源在數據庫服務器中的存儲，可以通過網上共享的方式來檢索和查閱所需要的檔案信息，便于對數字化檔案資源進行復制、轉移，提高了檔案資料的查閱效率，并減輕了檔案管理人員的工作壓力，提升了檔案管理工作效率。最后可以有效保護檔案原件。將檔案原件通過掃描之后在數據庫中存儲，在查閱時可以利用完備的管理系統和檢索系統進行電子檔案信息的利用，避免對檔案原件進行翻閱或者對原件進行復印等，減少了對檔案原件的破壞，有利于對檔案原件進行有效保護。

三、基層人民法院檔案信息化建設的問題和難點

（一）認識不全面和重視不足的問題

在基層人民法院中，通常將日常工作重點放在案件辦理等業務工作方面，只是在業余時間才開展檔案原件整理和電子檔案審核歸檔等工作，沒有形成主動歸檔的意識，影響了檔案資料歸檔的及時性，不利于信息化建設工作的開展。此外，在基層人民法院中存在數量較多的年齡較大且工作時間較長的干警，其傳統的工作模式已經根深蒂固，不熟悉也不習慣利用信息管理系統來查閱和整理檔案資料，對檔案信息化管理方式存在一定的接收難度。

（二）硬件基礎設施薄弱的問題

此檔案信息化建設工作需要一定的硬件基礎設施作為基礎支撐，比如需要使用專用服務器等存儲設備，還需要構建數據機房以及網絡信息安全硬件設備等，用于存儲海量的檔案資料并保證電子檔案信息安全。在開展無紙化辦公的過程中，還需要提供必要的數字化場所、使用專用掃描儀來錄入紙質檔案中的信息，通過專用計算機設備來統計、分析和處理各種數字化檔案資料等。同時隨著上述硬件基礎設施的構建和使用，在法院中的數字化檔案信息資源不斷增多的同時，還要容量更大以及安全性更高的硬件設備。但是由于基層法院中對此工作的重視程度不足，所投入的財力和物力也不足，阻礙了其信息化建設的開展。

（三）軟件系統功能方面的不足

在目前基層人民法院中逐漸開展信息化建設的過程中，也逐漸引進了專業的檔案管理軟件。但是由于檔案管理軟件在選擇和開發時存在前期頂層設計不足的問題，容易導致上下級法院之間出現管理軟件上數據鴻溝，還會出現所用管理軟件的系統功能不配套的問題，造成了業務系統軟件與檔案管理軟件之間不兼容而導致無法有效銜接，也會由于增量電子文件在線歸檔時的技術壁壘而阻礙了信息化建設。此外，由于此類檔案中的電子訴訟檔案由多個業務系統產生，需要通過統一的管理軟件對來自不同業務系統或辦公管理系統的電子數據進行統一加工處理，但是這又增加了檔案信息化工作量，容易在此過程中由于人為誤差而影響檔案信息的準確性問題。

四、加強基層人民法院檔案信息化建設的策略

（一）提高檔案信息化建設意識

在目前的信息化和大數據背景下，為了建設現代化法院，需要意識到開展法院檔案信息化建設在其中的重要性，結合此背景下的信息化建設要求，轉變法院領導和檔案管理人員的傳統觀念，做好開展檔案信息化建設工作的宣傳工作，讓所有工作人員意識到開展信息化建設工作的重要性。此外，在法院的整體信息化建設中，要將檔案管理信息化建設工作納入其中，并在年度工作計劃中明確指出，基于工作計劃要求來制定檔案信息化管理制度，加強對此信息化建設過程的監督與管理，解決其中的問題，推動法院檔案管理模式的積極轉變。

（二）加大資金投入

在正確認識檔案管理信息化建設重要作用的基礎上，需要法院投入足夠的經費用于檔案信息化建設工作。一是保證有充足的資金采購開展信息化建設所需要的先進硬件設備，比如：檔案數據存儲設備、檔案數字化加工設備、檔案機房安防設備、網絡信息安全巡檢設備和檔案數據備份設備等。而且還要投入足夠的資金要結果與引進先進的網絡安全巡檢技術、電子數據災難備份技術、信息審計技術、物理網閘隔離技術等技術，為法院檔案信息化建設工作提供強有力的設施設備基礎和信息安全技術保障。同時為了保證檔案信息的安全，還要應用專業的數據備份設備做好異質備份、異源備份和異地備份等工作，防止由于不可抗力以及人為因素等對檔案信息造成破壞。

（三）開發和完善檔案管理軟件系統

對基層人民法院的基本情況和工作實際情況進行調研并開展頂層設計，對其電子檔案的形成、保管和利用規律、特點等進行深入分析，結合國家相關的電子文件管理方法來制定相關規范和標準。基于上述標準要求在開發管理軟件時，要保證檔案管理系統和不同業務系統之間的有效銜接，打破相互之間的技術壁壘。還要重點完善軟件系統中的數據整合、處理、檢索、導航以及借閱權限管理等功能。如果由外包單位開展上述信息化建設，需要重點監督和檢查數字化掃描的質量，保證電子檔案數據的準確性。此外，還要通過法院檔案信息利用統一平臺的構建，便于全省法官對各個法院的電子案卷金相在線查閱，實現資源共享。

此外，針對目前基層發言中檔案管理人員配置不合理、人員數量不足、專業性較差等問題，尤其是信息化技術人才的缺乏，需要大力引進和接收檔案專業技術人才，還要加強對檔案管理人員的技術培訓，努力培養符合檔案信息化建設要求的復合型人才。

五、結語

基層人民法院中的檔案資源是開展審判業務等工作的關鍵，通過檔案信息化建設可以節省檔案存儲空間、減輕管理人員工作量并有利于保護檔案原件。但是針對目前基層人民法院中開展信息化建設時表現出的認識和重視不足、硬件設施投入不足以及軟件系統功能開發設計不足等問題，針對性地提出了加強基層人民法院開展檔案信息化建設的有效策略，有助于推進法院整體的信息化建設，提升法院審判工作的效率和質量。

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作者單位：江蘇省淮安市金湖縣人民法院