淺談新時期如何做好公安檔案管理工作

黃涵

摘要：公安工作歷史是靠檔案記錄的，檔案材料公安工作就失去了發展基礎，難向著更廣闊空間發展。目前，因為公安檔案管理人員管理意識薄弱，缺乏崗位職責和專業技能水平，對公安檔案安全、規范管理埋下了隱患。因此，新時期公安檔案管理工作應該順應時代發展不僅要提高公安檔案管理人員的綜合素質，還要加強技術引進，構建完善檔案管理設備，完善檔案管理，推動公安檔案管理健康發展。

關鍵詞：公安檔案;檔案管理;管理觀念;觀念創新

引言：信息時代，公安工作在不斷深入和發展，各項工作都提出了更高、更嚴的要求，公安檔案管理工作也面臨著巨大的機遇和挑戰。傳統公安檔案管理工作存在很多弊端，在新形勢下得到一定程度的強化和改進，公安檔案管理工作向著制度化、規范化、信息網絡化的方向發展。

一、公安檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

隨著時代的發展，原始檔案材料的重視程度不斷提升，但是公安檔案管理意識還有待提高，需要不斷加強宣傳與培訓。首先，公安機關事務性工作任務繁重，因為涉及項目多，客觀上因為時間有限在檔案管理領域缺少了解和掌握，造成檔案管理意識薄弱，片面地認為檔案就是一堆廢紙，只要不丟失，分類放置就可以。其次，原始紙質檔案的不規范管理是造成原始材料嚴重損害的主要原因，其損失不可估量。在檔案管理工作中沒有意識到檔案環境對檔案的破壞，以及檔案存檔環境的安全問題，常常因為疏忽造成檔案遭受破壞。最后，雖然近年來，檔案管理不斷升級并計入考核，但是工作人員僅是被動迎接考核，并沒有從本質上重視檔案管理工作。思想覺悟差，普遍存在重業務、輕檔案的思想，基礎工作做完，沒有仔細整理校對，很容造成材料保管不善、遺失或漏缺的情況。

（二）工作職責落實不到位

公安工作具有特殊性，主要表現為繁雜性、臨時性、突擊性的工作較多，首先，基層單位民警不可能長時間從事檔案管理工作，并且公安的檔案管理崗位變化比較大，經常出現警力借調等問題，不利于檔案管理崗的管理，也不利于檔案管理工作，檔案的管理往往只是應對上級的突擊檢查，無法真正做到規范性和專業性。其次，公安檔案工作人員沒有進行定期培訓學習，造成檔案管理的人員缺少專業化技能，檔案整理過程中容易出現書寫不規范現象，也不能做到按要求分類存放檔案。綜上所述，檔案崗的變動和檔案人員專業技能的薄弱造成無法明確公安檔案管理責任，進而造成檔案管理工作職責無法落實到位。

（三）檔案管理人員綜合素質低

首先，公安崗位的特殊性，造成公安檔案管理工作人員無法長時間堅守崗位，檔案工作總出現一些交接問題，不利于統一組織培訓，材料整理時容易造成資料不全，或者缺少項目，以及檔案數目不一致等問題，直接影響檔案管理的工作質量，檔案指導、監督工作難以發揮效用，工作人員業務能力不能得到有效提高。其次，缺乏定期的學習和培訓，公安檔案管理人員難以跟上社會的發展，造成專業技能落后，也不能及時引進先進的數字化檔案管理，直接影響公安檔案管理水平。惡性循環，不能培養好的檔案管理意識，公安檔案管理僅僅是應對上級的檢查，無法靜心研究檔案專業知識，提高檔案管理技能。

（四）檔案管理環境惡劣

首先，現階段公安檔案管理工作受資金影響，存放檔案的庫房大部分沒有安裝空調，沒有人為保護檔案在自然環境的影響下很容易遭受損害。甚至一些條件更差的派出所辦公條室，公安檔案庫房和查閱室混在一起，更不利于檔案的保護。其次，公安檔案管理的辦公設備簡陋，很多檔案辦配置的公用的電腦不全，影響工作質量和效率，一些檔案柜的數量不夠，檔案盒也不規范，導致檔案擺放不整齊，影響檔案的查閱使用。最后，很多公安單位的檔案存放庫房的防盜、防潮和遮陽問題沒有得到的有效解決，存在很大的檔案管理安全隱患。

二、做好公安檔案管理工作的對策

（一）增強工作人員的檔案管理意識

面對公安檔案存在問題，要想從根本上得到有效改善，首先要加強檔案管理意識，檔案管理工作是一場持久戰爭，可能幾場培訓和學習無法在檔案管理工作上凸顯成績，因此公安管理階層沒有將更多注意力放在檔案管理工作上造成公安管理工作難以有效開展。所以，有效提高檔案管理工作質量，領導干部的重視非常重要，只要公安部門自從上而下重視檔案管理，加強宣傳和培訓，并將檔案管理工作作為一項長久的事業堅持下去，才能從很根本上解決現階段的檔案管理問題。將檔案管理意識的培養貫徹在整個公安業務工作中，腳踏實地的解決公安檔案管理中存在的問題，將其納入日程，擺對位置，在物力、人力加大投入，推動公安檔案管理的健康發展。

（二）明確檔案管理人員的職責

維護檔案的安全和完整是檔案管理人員的首要職責，明確檔案的職責，有助于培養檔案管理人員的崗位責任感，從根本上保障檔案的不壞、不丟、不散、不亂。第一不壞，就要求公安檔案管理者完成崗位任務，做到保護檔案完整安全，防止各種因素的破壞，同時做到對已被破壞的檔案及時搶救，降低損失。第二不丟，對檔案安全負責，杜絕因自己工作失誤或疏忽遺失、丟失檔案，不僅保證檔案材料實體安全，也要保障檔案信息安全。第三不散，要求檔案規范管理，既是指檔案分類存放，也是指檔案材料整理遵循統一規范，整齊有序。第四不亂，既要檔案管理工作依據崗位職責有條不紊工作，也是指檔案存放有章可依，檔案排架整齊規范。公安檔案管理工作是基礎性工作，真正落實崗位職責，持之以恒，才能給最亮眼的檔案管理效果。

（三）不斷提高自身綜合素質

新時期的檔案管理工作人員是檔案最直接的管理者，只有提高自身的綜合素質，才能真正做到對檔案保管工作負責，保障檔案的安全、完整、規范等。首先，提高政治素質，公安檔案管理者要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，真正熱愛檔案和檔案事業。其次，強化業務素質，不斷學習檔案管理專業知識，跟得上時代的發展，利用最先進的技術管理檔案，保護檔案的材料、信息安全。然后，加強文化素質水平，檔案管理工作人員只有具備高的文化素質，及時總結和分析工作中的經驗與問題，才能掌握利用工作規律提升自己的專業技能，更好服務檔案管理工作。最后，具有敏銳的工作能力和觀察能力，可以有效的將先進管理理念與檔案管理相結合，提高檔案管理工作的質量，具備獨立處理問題的能力。

（四）切實加強公安檔案標準化、規范化建設

新形勢下公安檔案管理工作取得突破進展，首先，就要結合時代發展趨勢，完善檔案管理制度，將檔案管理列入年終目標考評，并制定相應的獎懲措施，從制度上激勵上加強檔案管理。其次，引進先進技術力量，完善公安檔案管理的計算等先進設備，實現貯存、檢索、利用一體化管理，引進數字化管理，對重要紙質材料進行電子掃描備案，將公安檔案一些信息聯網共享，拓寬服務領域，發揮公安檔案的特殊服務功能，打破形式存檔主義，讓檔案為公安事業發展貢獻力量。

結語：新形勢下，公安檔案管理事業的發展，就要從實際出發，解決當前公安檔案管理出現問題，加強檔案管理意識的宣傳與培養，加強檔案管理工作人員的技能培訓，真正提高公安檔案管理工作質量，從而保證公安檔案的安全、完整、規范，從而保證公安事業的健康發展。

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作者單位：大竹縣戒毒康復中心