基于信息化的財(cái)政檔案管理創(chuàng)新研究

高潔

摘要：在我國(guó)的經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，財(cái)政部門(mén)起著至關(guān)重要的作用。財(cái)政部門(mén)在日常的工作過(guò)程中，所涉及的財(cái)政檔案也越來(lái)越多，這就需要財(cái)政部門(mén)重視檔案管理工作，提高財(cái)政檔案管理的水平，保證其管理效率和管理的保密性符合要求?；诖耍恼戮彤?dāng)前我國(guó)財(cái)政部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題、基于信息化的財(cái)政檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了分析，希望對(duì)我國(guó)財(cái)政部門(mén)的財(cái)政檔案管理工作起到實(shí)質(zhì)性的參考作用【1】。

關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案;問(wèn)題;信息化管理;創(chuàng)新

一、引言

財(cái)政部門(mén)在日常的工作過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的文件、檔案，這些文件信息的機(jī)密性都較高，因此，一直以來(lái)，檔案管理都是財(cái)政部門(mén)管理工作的重要內(nèi)容，其管理效果直接關(guān)系著財(cái)政部門(mén)的整體工作效果。但是，就目前我國(guó)財(cái)政檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，其在實(shí)際的管理過(guò)程中還存在著一些問(wèn)題，需要財(cái)政部門(mén)結(jié)合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展要求，合理應(yīng)用信息技術(shù)，改善財(cái)政檔案管理的效果。

二、當(dāng)前我國(guó)財(cái)政部門(mén)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

檔案管理人員是財(cái)政部門(mén)檔案管理工作的直接負(fù)責(zé)人，其管理水平直接關(guān)系著財(cái)政部門(mén)檔案管理的效果。但是，當(dāng)前，我國(guó)部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)還有待提高，其在檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)和軟件應(yīng)用能力等方面還有待提高，在一定程度上也影響了財(cái)政檔案管理工作的效果。另外，部分基層財(cái)政部門(mén)，其在日常的工作中，還沒(méi)有設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案人員，或者是由一些沒(méi)有學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理的財(cái)務(wù)人員兼職，也會(huì)造成財(cái)政檔案管理水平不高。除此之外，部分財(cái)政部門(mén)的檔案管理人員流動(dòng)頻繁，前后銜接次數(shù)較多和斷層現(xiàn)象都會(huì)影響檔案管理工作的一致性，使其不能達(dá)到財(cái)政檔案管理的專(zhuān)業(yè)要求。

（二）硬件設(shè)施條件有待完善

部分財(cái)政部門(mén)在檔案管理工作中，還存在著硬件設(shè)施條件有待完善的問(wèn)題，這也影響著財(cái)政檔案管理的效果。例如，計(jì)算機(jī)設(shè)備的更新速度較慢，其在性能上不符合檔案管理信息化的要求。財(cái)政檔案信息化管理根據(jù)功能需要，其在管理過(guò)程中需要構(gòu)建大容量的信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)、大規(guī)模開(kāi)發(fā)用戶的訪問(wèn)服務(wù)管理系統(tǒng)，配置大型高速交換機(jī)、路由器、光端設(shè)備、并行處理的高性能服務(wù)器、儲(chǔ)存設(shè)備、安全設(shè)備等。而部分財(cái)政部門(mén)在檔案管理工作中，習(xí)慣采用傳統(tǒng)的管理方式，沒(méi)有引入以上信息化管理的配套設(shè)施，不利于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）檔案信息化建設(shè)體系有待健全

檔案信息化建設(shè)除了依靠信息化技術(shù)以外，還需要在原有的財(cái)政檔案管理的基礎(chǔ)上，建立完善的信息化管理體系。但是，我國(guó)財(cái)政部門(mén)的內(nèi)部檔案信息化管理體系是由上級(jí)制定的，雖然各級(jí)財(cái)政部門(mén)已經(jīng)結(jié)合自己的實(shí)際情況開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的財(cái)務(wù)專(zhuān)用軟件，例如用友、金蝶等，但是由于在信息化管理體系上還有待健全，各類(lèi)財(cái)務(wù)辦公軟件用在檔案信息化管理工作上，通用性方面還存在差異?？傊?，我國(guó)基層財(cái)政部門(mén)和省市財(cái)政部門(mén)相比較，其在檔案信息化管理方面較為緩慢，尚未形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這些都會(huì)對(duì)財(cái)政部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成阻礙【2】。

三、基于信息化的財(cái)政檔案管理創(chuàng)新

（一）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平

財(cái)政部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平。為此，第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的政治意識(shí)的培訓(xùn)，使其樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的精神，提高政治覺(jué)悟，并在實(shí)際的檔案管理工作中進(jìn)行落實(shí);第二，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的法律知識(shí)培訓(xùn)，不斷提高其法律意識(shí)，使其在日常的財(cái)政檔案管理工作中，自覺(jué)維護(hù)相關(guān)人員的合法權(quán)利和隱私，保證財(cái)政檔案管理工作的安全性;第三，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，使其了解財(cái)政檔案信息化管理的流程，掌握相關(guān)的信息技術(shù)和軟件使用內(nèi)容，進(jìn)而完善自身的知識(shí)水平和素質(zhì)能力，為財(cái)政部門(mén)檔案管理的信息化建設(shè)提供充足的人力資源支持;第四，財(cái)政部門(mén)還需要建立完善的激勵(lì)措施，結(jié)合管理人員的實(shí)際需要制定獎(jiǎng)項(xiàng)，以此來(lái)激發(fā)檔案管理人員自我完善的積極性，使其主動(dòng)學(xué)習(xí)，補(bǔ)充自己的知識(shí)技能，最終可以為財(cái)政檔案管理工作做出更多的貢獻(xiàn)【3】。

（二）加大對(duì)檔案信息設(shè)備的投入

財(cái)政部門(mén)在財(cái)政檔案管理工作中，要想提高其信息化建設(shè)水平，首先需要做的就是加大對(duì)檔案信息設(shè)備的投入。具體措施如下：第一，對(duì)工作責(zé)任進(jìn)行強(qiáng)化。財(cái)政部門(mén)需要不斷提高財(cái)政檔案管理的規(guī)范性，將其作為推動(dòng)財(cái)政檔案管理有效性的重要舉措。另外，財(cái)政部門(mén)還需要建立專(zhuān)人管理方案，對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行收集和整理，促使財(cái)政檔案管理工作可以有序開(kāi)展;第二，強(qiáng)化檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。財(cái)政部門(mén)可以采取專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)以及技術(shù)探討等方式，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，全面提升其工作技能，并在實(shí)際的工作中進(jìn)行落實(shí)。同時(shí)，財(cái)政部門(mén)還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的后續(xù)教育，通過(guò)持續(xù)學(xué)習(xí)，保證檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)可以及時(shí)更新，滿足財(cái)政檔案信息化管理的需求;第三，加強(qiáng)類(lèi)型劃分，并進(jìn)行強(qiáng)化。財(cái)政部門(mén)的檔案內(nèi)容可以分為會(huì)計(jì)、文書(shū)、業(yè)務(wù)、圖書(shū)資料、聲像電子以及榮譽(yù)實(shí)物等，將檔案管理的規(guī)定和實(shí)際的工作進(jìn)行有效的融合，明確不同類(lèi)型的檔案管理的期限;第四，強(qiáng)化日常歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責(zé)，使其可以在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案資料的立卷、分類(lèi)以及歸檔等工作。

（三）構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的信息化體系

財(cái)政部門(mén)還需要構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)的信息化體系，這也是財(cái)政信息化管理的前提和基礎(chǔ)。為此，第一，財(cái)政部門(mén)需要建立統(tǒng)一且規(guī)范的信息化管理制度，保證財(cái)政檔案管理工作的統(tǒng)一性;第二，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)其他部門(mén)的溝通和交流，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門(mén)之間的相互補(bǔ)充和有效對(duì)接，促使財(cái)政檔案管理工作可以順利完成;第三，加強(qiáng)財(cái)政檔案管理的信息化建設(shè)的宣傳和拓展工作。相關(guān)檔案管理人員需要對(duì)信息化管理制度進(jìn)行積極宣傳，并注意在制度創(chuàng)新和改革過(guò)程中，體現(xiàn)財(cái)政檔案管理工作的價(jià)值;第四，在實(shí)施了規(guī)范、統(tǒng)一的財(cái)政檔案信息化管理以后，各個(gè)地方的財(cái)政管理部門(mén)需要對(duì)實(shí)際的管理情況進(jìn)行如實(shí)匯報(bào)，方便相關(guān)單位對(duì)各項(xiàng)財(cái)政工作進(jìn)行分析和總結(jié)，在此基礎(chǔ)上做出有效的調(diào)整，使整體的財(cái)政檔案管理工作朝著更加規(guī)范和科學(xué)的方向不斷發(fā)展，提高整體效率。

（四）強(qiáng)化檔案信息化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)

第一，財(cái)政部門(mén)在實(shí)際的檔案信息化管理工作中，需要安排專(zhuān)業(yè)的人員利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，并根據(jù)具體的管理要求，設(shè)置計(jì)算機(jī)的使用密碼，最大限度的保證計(jì)算機(jī)使用的安全性;第二，財(cái)政部門(mén)需要落實(shí)財(cái)政檔案的收集、分類(lèi)、整理、排列、編目、編號(hào)、裝訂以及上架等制度，并將財(cái)政檔案管理工作納入到財(cái)政部門(mén)的年度工作任務(wù)中，不斷提高財(cái)政檔案管理工作的科學(xué)性;第三，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的開(kāi)發(fā)和利用。財(cái)政部門(mén)需要建立完善的電子檔案，將所有的檔案數(shù)據(jù)都錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，提高檔案的存儲(chǔ)管理水平，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案的錯(cuò)漏問(wèn)題并進(jìn)行補(bǔ)救;第四，對(duì)于一些比較常用的財(cái)政檔案信息，進(jìn)行逐步電子掃描，然后對(duì)常用的檔案建立核心檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，方便后期相關(guān)人員進(jìn)行財(cái)政檔案的查詢和使用。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，21世紀(jì)是信息時(shí)代，各種信息技術(shù)層出不窮，將其應(yīng)用在財(cái)政檔案管理工作中，可以有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。因此，相關(guān)財(cái)政部門(mén)需要加強(qiáng)重視，積極引入信息技術(shù)，促進(jìn)財(cái)政檔案的信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓麗梅.財(cái)政檔案信息化的建設(shè)出路[J].科學(xué)咨詢（科技·管理），2018，615（12）：47.

[2]似紅蓮.淺析基層財(cái)政檔案信息化工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].科學(xué)與財(cái)富，2019，000（022）：291.

[3]似紅蓮.財(cái)政檔案在信息化管理方面的創(chuàng)新[J].智庫(kù)時(shí)代，2019，000（030）：P.40-40.

作者單位：巨野縣財(cái)政局