大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理工作探析

摘要：大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下促進(jìn)了高校檔案管理體系的升級(jí)和高校檔案安全體系的變革，當(dāng)前高校檔案管理的工作方式、工作體制較為滯后，無法凸顯檔案管理工作的信息化價(jià)值。基于此，改革高校檔案管理工作的工作理念、提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)、科學(xué)整合檔案資源可以促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;檔案管理

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，各個(gè)行業(yè)與領(lǐng)域的生產(chǎn)方式均產(chǎn)生不同程度的變化，改變了傳統(tǒng)在檔案利用方面以為政府服務(wù)為主的檔案管理狀態(tài)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，隨著公眾對(duì)檔案的深入認(rèn)識(shí)，檔案管理由原來的歷史記錄性變?yōu)榭衫眯裕咝n案管理的工作也變得較為繁重，其中各類信息數(shù)據(jù)都需要保證保管的妥善與合理，迫切要求高校檔案服務(wù)進(jìn)行變革，以跟上社會(huì)的進(jìn)步，及時(shí)針對(duì)檔案內(nèi)容予以更新以及保存，方便日后能夠進(jìn)行瀏覽以充分發(fā)揮其價(jià)值，提供多元化的檔案服務(wù)工作。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下高校檔案管理工作的重要性

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，一方面，構(gòu)建智慧校園已成為未來高校發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是迫切需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，而智慧校園的建設(shè)之中，檔案信息資源的運(yùn)用以及開發(fā)工作也是重要的組成部分，將檔案館的建設(shè)有效融入高校建設(shè)之中，可以提高高校整體信息水平均有明顯提高。結(jié)合信息數(shù)據(jù)資源的運(yùn)用，智慧校園構(gòu)建需要將檔案滲透在檔案館建造之中，同時(shí)針對(duì)檔案館內(nèi)存儲(chǔ)的信息數(shù)據(jù)加以激活，并確保上述信息數(shù)據(jù)確實(shí)能夠應(yīng)用于高校建設(shè)之中。檔案館之中存儲(chǔ)的信息資源數(shù)量過于龐大，僅運(yùn)用人力的方式顯然無法予以妥善的保存以及合理的運(yùn)用，因此需要利用大數(shù)據(jù)加以有效處理。另一方面，大數(shù)據(jù)背景下，無紙化的電子文件節(jié)省了諸多資源，為檔案存儲(chǔ)提供諸多便利，但是提高了電子文件管理工作的難度。而檔案管理人員需要針對(duì)電子文檔加以篩選，旨在從電子文檔之中搜索更加具有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)，然而電子文件有關(guān)信息數(shù)據(jù)篩選期間也存在許多問題。工作人員針對(duì)龐大的信息數(shù)據(jù)量予以文件處理期間里應(yīng)選用更為科學(xué)的方式加以鑒定，傳統(tǒng)文件多是通過專業(yè)鑒定人員予以鑒定，然而由于電子文件數(shù)量眾多，使得電子文件篩選量也隨之大幅增加。因此，工作人員引入宏觀鑒定方式便顯得尤為關(guān)鍵，即從整體角度針對(duì)電子文件是否具有價(jià)值加以判定，確認(rèn)電子文件管理的目標(biāo)之后，針對(duì)形成電子文件的組織開展文件采集，然而關(guān)于電子文件數(shù)據(jù)的篩選難度也相對(duì)較高。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效處理上述問題，運(yùn)用大數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)發(fā)器實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的采集，同時(shí)開展有關(guān)信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的分類，為電子文件管理工作提供諸多便利。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理模式的變化

正確認(rèn)識(shí)大數(shù)據(jù)時(shí)代為高校檔案管理工作帶來的變化，這就要求檔案管理者用發(fā)展的視角去認(rèn)識(shí)檔案價(jià)值，不斷創(chuàng)新思維，提升管理工作方法，不斷用技術(shù)的變革去提升檔案管理能力。

（一）檔案管理體系的升級(jí)

首先，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案紙質(zhì)時(shí)代被迫接受檔案信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，催生出了新的檔案管理基礎(chǔ)理論。高校檔案管理最大最顯著特征就是數(shù)據(jù)量的激增，這種形式下，數(shù)據(jù)就是檔案，當(dāng)單個(gè)的數(shù)據(jù)匯集成集體數(shù)據(jù)時(shí)，檔案管理體系就需要用大數(shù)據(jù)觀作為支撐。其次，大數(shù)據(jù)觀強(qiáng)調(diào)的是對(duì)數(shù)據(jù)的重視，“一切歸檔”成為可能，檔案管理的開放性更強(qiáng)。[1]可以說，檔案無處不在，只要在需要的時(shí)候可供檢索利用，發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，檔案就是潛在檔案，存在于高校生活的方方面面，因此，檔案管理體系是建立在大檔案觀的基礎(chǔ)上的。再次，檔案服務(wù)在大數(shù)據(jù)時(shí)代必將朝著社會(huì)化、多元化方向發(fā)展，檔案管理重心要向服務(wù)傾斜，一站式的服務(wù)平臺(tái)為可供收發(fā)的信息資源了諸多便利，促進(jìn)了檔案管理體系的升級(jí)。

（二）促進(jìn)了檔案安全保障體系的變革

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)數(shù)量大、種類多、處理速度快、信息化程度高，促進(jìn)了檔案安全保障體系的變革。傳統(tǒng)的檔案大多是紙質(zhì)的、膠片的，種類單一，保管起來比較容易，檔案庫房嚴(yán)格做到“八防”要求就能保證檔案的安全無損。信息技術(shù)的發(fā)展帶來了多樣化的信息載體形式，豐富了檔案的類型，從紙質(zhì)、音像、光盤、電子軟硬盤到數(shù)碼縮微檔案，信息有幾種形式檔案就有幾種形態(tài)。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案應(yīng)急管理不僅要從突發(fā)事件類型入手，更要針對(duì)不同類型的檔案制定精細(xì)化的應(yīng)急預(yù)案，將應(yīng)急管理制度標(biāo)準(zhǔn)化，行為常態(tài)化，減輕或避免檔案因遭遇緊急事件帶來的不可預(yù)知的嚴(yán)重后果。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，尤其是電子文件、數(shù)字檔案的長期保存隨時(shí)都面臨著因載體、格式、計(jì)算機(jī)技術(shù)的滯后以及保存標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等帶來的潛在威脅。[2]

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案面臨的困境

（一）檔案管理工作方式陳舊落后

目前，高校檔案管理理念依舊停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料管理階段，人事檔案管理工作者的工作方式基本還是以手工錄入為主，普遍缺乏對(duì)大數(shù)據(jù)及數(shù)字化信息技術(shù)的有效應(yīng)用，甚至忽視了信息化技術(shù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用。甚至出現(xiàn)登記失誤的現(xiàn)象，且一旦發(fā)生失誤，則檔案很難查詢。

（二）人事檔案信息管理機(jī)制不完善

目前，部分高校的信息管理機(jī)制還比較滯后，往往因?yàn)轭A(yù)算不足，計(jì)算機(jī)硬件的普及難度大，專業(yè)的人事檔案系統(tǒng)管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用、單位內(nèi)部局域網(wǎng)的布設(shè)的難題，造成檔案管理工作者對(duì)人事檔案管理的忽視，導(dǎo)致檔案管理工作從人員配備和重視程度、及信息化推廣普及上都很差，進(jìn)而對(duì)信息化人事檔案管理方面，從資金到設(shè)備的投入短缺，造成無法適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)信息化人事檔案管理工作。

（三）檔案管理無法凸顯出其信息價(jià)值

如果不能將檔案信息充分利用起來，人事檔案中蘊(yùn)含的信息數(shù)據(jù)價(jià)值就很難發(fā)揮出其真正的作用。人事檔案的價(jià)值，不僅在于單獨(dú)的個(gè)人晉升發(fā)展提供意義，同時(shí)也為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)評(píng)價(jià)、實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)的人員管理和招聘、吸納、容留更多的人才擴(kuò)充單位科學(xué)貢獻(xiàn)度做出了有益的參考。缺少信息化人事檔案管理，強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)如果不能得以應(yīng)用，構(gòu)建高效的電子檔案管理，就很難將人事檔案的材料進(jìn)行更完善的規(guī)整，以至于信息價(jià)值發(fā)揮受到限制，很難有所進(jìn)步。經(jīng)常是出現(xiàn)一次統(tǒng)計(jì)，全員登記一次報(bào)表，這極大的降低了檔案管理效率，也很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的動(dòng)態(tài)準(zhǔn)確性。

（四）工作人員業(yè)務(wù)能力欠佳

當(dāng)前，許多高校檔案管理人員依舊采用傳統(tǒng)的管理理念以及工作方法。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，固然令工作人員各項(xiàng)工作變得更為簡單，但同時(shí)也令檔案管理關(guān)于人才的要求變得更高。但大部分檔案管理人員并不具有能夠合理處理大數(shù)據(jù)的專業(yè)能力。如今，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理工作相較于傳統(tǒng)的管理模式而言更為專業(yè)、多元化以及信息化，必須檔案管理人員可以充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)運(yùn)用，發(fā)揮計(jì)算機(jī)的價(jià)值。同時(shí)也具備優(yōu)秀的信息分析能力以及問題處理能力。不僅如此，基于現(xiàn)代社會(huì)的持續(xù)發(fā)展，學(xué)校規(guī)模也將處于不斷拓展的狀態(tài)，這就意味著檔案管理人員的任務(wù)相較于之前更為繁重，要求更為苛刻，然而可以滿足相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，甚至完全符合行位職責(zé)需求的工作人員數(shù)量不斷減少。

四、大數(shù)據(jù)下促進(jìn)高校檔案管理工作提升的路徑

（一）改革高校檔案管理工作的工作理念

大數(shù)據(jù)環(huán)境系啊，高校檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案管理的新形勢(shì)改革工作理念，改革檔案管理工作理念是提高檔案管理水準(zhǔn)的基礎(chǔ)性條件。高等學(xué)校要構(gòu)筑電子檔案，就要將檔案信息資料錄入數(shù)據(jù)庫并加以科學(xué)管理，形成完備的高校檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建不僅有利于統(tǒng)一管理檔案資料，也有助于降低工作人員的壓力，深度挖掘檔案管理資料所蘊(yùn)含的信息價(jià)值。[3]另外，檔案管理工作人員和領(lǐng)導(dǎo)決策部門也要對(duì)大數(shù)據(jù)有較為完備的認(rèn)知，以改變傳統(tǒng)思維，轉(zhuǎn)變?yōu)槔么髷?shù)據(jù)提供服務(wù)性思維，并以此來提升高校檔案管理的工作效率。

（二）提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員自身專業(yè)素養(yǎng)和工作能力直接決定檔案管理的未來發(fā)展趨勢(shì)，一方面，高校在招聘檔案管理人才時(shí)應(yīng)注重其專業(yè)化水平，另一方面主管部門必須定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行思想政治培訓(xùn)。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育，不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)、大數(shù)據(jù)等知識(shí)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們熟練掌握新的檔案管理知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，方法，使檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)與水平得到有效的提高，并加強(qiáng)管理人員的數(shù)字化培訓(xùn)，使其能夠熟練使用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)軟件。最后，高校應(yīng)加大對(duì)檔案人才管理機(jī)制的建設(shè)，要對(duì)設(shè)計(jì)人才以及系統(tǒng)分析人才、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)人才進(jìn)行培養(yǎng)，以建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展形勢(shì)的高素質(zhì)管理人才隊(duì)伍，綜合提升高校檔案管理的水平。

（三）科學(xué)整合檔案資源

大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理向結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的方向轉(zhuǎn)變，因此，科學(xué)整合檔案資源，優(yōu)化檔案管理能力至關(guān)重要。首先是對(duì)紙質(zhì)檔案要加快數(shù)字化進(jìn)程，查閱時(shí)用數(shù)字化檔案代替原件利用，保護(hù)并盡量延長紙質(zhì)檔案壽命。其次，要以“增量電子化”為任務(wù)對(duì)歸檔、接收進(jìn)館檔案要求全面實(shí)行原生電子文件形式，新形成的電子文件及時(shí)歸檔保存并按時(shí)接收進(jìn)檔案館保護(hù)。再次應(yīng)優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，利用云計(jì)算技術(shù)，借助互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算方式，將高校的檔案資源的集聚功能效應(yīng)。

綜上，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，給高校檔案管理工作帶來了深遠(yuǎn)影響，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，在完善數(shù)字檔案館，加強(qiáng)檔案社會(huì)化服務(wù)的現(xiàn)代化建設(shè)是至關(guān)重要的。高校檔案管理人員增強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案管理意識(shí)，把轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念作為核心任務(wù)去執(zhí)行，在不斷加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，為高校檔案管理工作提供更專業(yè)的服務(wù)。

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作者簡介：

苑伊彬 （1989.3-），女，漢族，河南鄭州籍，碩士研究生學(xué)歷，現(xiàn)任職于河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院，研究方向?yàn)闄n案管理。

作者單位：河南藝術(shù)職業(yè)學(xué)院