數(shù)字檔案資源綠色管理探析

王淑平

摘要：檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化，在帶來諸多便利的同時，也對檔案管理的安全性提出了新的挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化管理必然依賴相關(guān)的計算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)，同時離不開人為的操作，有可能發(fā)生檔案丟失、損壞、涂改的情況，造成檔案泄密、損毀等后果。因此，在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的過程中，采取有效的措施保證檔案管理的安全性，不僅是廣大檔案工作人員必須面對的現(xiàn)實問題，也是新時期推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中的重要課題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化信息;檔案管理;安全性

一、數(shù)字化檔案管理安全性的重要意義

檔案數(shù)字化工作，是指采用計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息設(shè)備，對紙張、磁帶、膠片、實物等各類介質(zhì)載體的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字信息轉(zhuǎn)化，使其成為能被計算機(jī)識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的加工處理過程。在信息化建設(shè)飛速發(fā)展的今天，以通信、計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為代表的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)日新月異，作為記載社會活動歷史記錄重要載體的檔案，自然也跟隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步走上了數(shù)字化管理的快車道。然而，依賴網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理，也不可避免地面臨著檔案信息的安全問題。

因此，提高數(shù)字檔案安全性管理力度，對于保障檔案管理安全是非常重要的。在具體的工作實踐中，需要制定相關(guān)的管理制度，建立安全保障體系，完善相應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，確保數(shù)字化檔案管理實現(xiàn)可靠運行、高效利用。

二、數(shù)字化檔案管理中存在的安全問題

（一）數(shù)字化掃描過程中檔案管理面臨的安全問題

紙質(zhì)檔案要經(jīng)過多個環(huán)節(jié)才能實現(xiàn)數(shù)字化，從檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫，到數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。由于檔案掃描的過程，需要經(jīng)歷出庫、整理、拆卷、掃描、錄入、裝訂、入庫等一系列工序，周期長、任務(wù)重、比較繁瑣，必須有嚴(yán)格的安全保密管理機(jī)制來保證，如果其中有一個環(huán)節(jié)做不到嚴(yán)謹(jǐn)有序，就有可能發(fā)生實體檔案丟失、篡改或破壞的行為，也可能發(fā)生重要檔案信息泄密的后果。

（二）數(shù)字化檔案信息存儲設(shè)備管理的安全性問題

紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息之后，只有依靠一定的數(shù)字化存儲設(shè)備才能實現(xiàn)供人們查閱利用，因此，數(shù)字化檔案信息存儲設(shè)備的管理尤為重要，如果管理不嚴(yán)或者失當(dāng)，就有可能造成檔案信息丟失或泄密的后果。這主要有數(shù)字化存儲設(shè)備本身損壞導(dǎo)致信息無法讀取的安全性問題，也存在信息讀取訪問權(quán)限管理不嚴(yán)，致使無關(guān)人員能夠瀏覽到相關(guān)內(nèi)容造成泄密的問題等。

（三）數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)的安全問題

數(shù)字化檔案管理要實現(xiàn)從檔案掃描到成果運用，需要一個龐大的信息管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)包含機(jī)房的應(yīng)用、設(shè)施的保養(yǎng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全維護(hù)等方面，如果沒有可靠的技術(shù)、嚴(yán)密的管理作保障，就無法實現(xiàn)數(shù)字化檔案信息管理的安全有效。

（四）人員素質(zhì)不適應(yīng)數(shù)字化檔案管理可能引發(fā)的安全隱患

即使再先進(jìn)的技術(shù)、再完備的信息，也要依靠具體的工作人員來完成相關(guān)的操作及管理工作。實行了數(shù)字化檔案管理，必然要適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)而采用一套新的工作程序和方法，如果從業(yè)人員沒有較強(qiáng)的職業(yè)道德與較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)的話，難以保證數(shù)字化檔案管理的安全性。

三、加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理提升數(shù)字化信息安全性的對策與建議

（一）加強(qiáng)安全監(jiān)管，保證檔案數(shù)字化掃描過程各環(huán)節(jié)檔案信息安全

紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字化，最重要的一個環(huán)節(jié)就是將檔案整理后進(jìn)行掃描，再經(jīng)過圖像處理存儲成數(shù)字化信息。我公司檔案資料庫依靠自身的力量完成20多萬生產(chǎn)用圖紙的掃描、上傳，數(shù)字化檔案的應(yīng)用極大地方便了相關(guān)人員對檔案的使用和查閱。

首先，在進(jìn)行掃描作業(yè)時，不能圖方便，要嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)控，在檔案出庫前進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，嚴(yán)格執(zhí)行檔案出入庫登記制度，做好相關(guān)的登記工作，在檔案掃描過程中加強(qiáng)監(jiān)控，可通過安裝監(jiān)控攝像頭實現(xiàn)實時監(jiān)控，在掃描完畢后檔案入庫時進(jìn)行認(rèn)真清點，確保實體檔案完璧歸趙。

（二）注重存儲設(shè)備管理，保證數(shù)字化檔案信息不因存儲設(shè)備發(fā)生丟失或泄密

數(shù)字化檔案信息完全依靠現(xiàn)代化的電子存儲設(shè)備，因而具備電子存儲設(shè)備自身的缺陷，可能導(dǎo)致信息識別不出來等后果，因此在這方面要加強(qiáng)管理。要對檔案信息的存儲設(shè)備加強(qiáng)日常維護(hù)，做好備份工作，防止意外事故發(fā)生導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，現(xiàn)在通常的做法是進(jìn)行異地或異質(zhì)進(jìn)行存儲備份，這是一種實踐證明比較保險的做法。同時，對重要的檔案信息可采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限認(rèn)證讀取技術(shù)等手段，防止數(shù)據(jù)明文泄密。對內(nèi)部工作人員也要根據(jù)不同的工作環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，在終端機(jī)上加設(shè)密碼，防止數(shù)據(jù)非法訪問。對數(shù)字化檔案信息的管理系統(tǒng)要全程記錄工作流程，使每一環(huán)節(jié)都處于可控狀態(tài)，要杜絕有人冒用合法身份登錄系統(tǒng)，瀏覽、復(fù)制、下載或拷貝檔案數(shù)據(jù)，嚴(yán)格控制網(wǎng)外信息上傳和網(wǎng)內(nèi)信息下載，造成檔案信息丟失。檔案數(shù)字化成果的查閱要建立載體查詢管理臺帳，做到一切有據(jù)可查，能追根溯源。

（三）完善信息系統(tǒng)，保證數(shù)字化檔案成果運用安全可靠

數(shù)字檔案信息的安全性管理是一個復(fù)雜且龐大的系統(tǒng)工程，一方面需要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，另一方面需要采用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，共同構(gòu)建可靠、完善的檔案管理安全保障體系。

數(shù)字檔案信息的安全性管理需要完備的制度保障來保證，要認(rèn)真研究數(shù)字化檔案的特點、性能，制定出適合檔案部門信息管理的規(guī)章或制度，制度要涵蓋日常管理的各個環(huán)節(jié)和方面，從而對內(nèi)部工作人員與外部用戶進(jìn)行約束，使信息得到系統(tǒng)的管理，保證檔案信息的安全與可靠。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的運用，在數(shù)字檔案管理安全保障建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用。不僅要重視技術(shù)的安全使用，還要重視體系的安全，及時采用入侵及時檢測、防病毒以及防火墻等技術(shù)手段，保證數(shù)字檔案信息處于真正的安全保障環(huán)境當(dāng)中。

結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化檔案管理的安全性是非常重要的課題。只有提高對安全性的認(rèn)識，建立科學(xué)合理的管理模式，提升從業(yè)人員職業(yè)素養(yǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能為推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化管理、安全性管理以及可靠性應(yīng)用打下堅實的基礎(chǔ)。

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