會計(jì)檔案電子化展望

摘要：本文通過介紹會計(jì)檔案電子化的發(fā)展趨勢、應(yīng)用前景，回顧主流信息技術(shù)：如云技術(shù)、電子簽名、電子發(fā)票、區(qū)塊鏈技術(shù)對會計(jì)檔案電子化的影響;最后，本文針對會計(jì)檔案電子化發(fā)展趨勢提出企業(yè)應(yīng)對會計(jì)檔案電子化舉措。

關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案;電子化;信息技術(shù)

一、前言

隨著信息技術(shù)快速發(fā)展，越來越多企業(yè)將面臨會計(jì)檔案電子化的抉擇，雖然履行會計(jì)核算監(jiān)督職能的工作已幾乎全部電算化，但是會計(jì)記錄所依據(jù)的原始憑證尚停留在紙質(zhì)和紙質(zhì)+電子檔案時(shí)代，極少企業(yè)實(shí)現(xiàn)全面電子化。企業(yè)會計(jì)檔案電子化不是單一的，個別的案例，而是需要系統(tǒng)的創(chuàng)新。在法律層面，財(cái)政部，國家檔案局于2015頒布新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》，對電子化會計(jì)檔案做出了明確要求;在技術(shù)層面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，特別是云技術(shù)，區(qū)塊鏈，電子簽名，電子發(fā)票，智能讀取設(shè)備的應(yīng)用，會計(jì)檔案電子化在技術(shù)上已經(jīng)不是阻礙;在經(jīng)濟(jì)可行性方面，會計(jì)檔案的電子化將在管理效率，辦公成本，數(shù)據(jù)共享，大數(shù)據(jù)，信息安全應(yīng)用方面帶來顯著回報(bào)。基于以上三點(diǎn)，本文將探究會計(jì)檔案電子化對企業(yè)的影響以及企業(yè)應(yīng)對會計(jì)檔單電子化舉措。

二、會計(jì)檔案電子化對企業(yè)的影響

（一）更高信息檢索效率，顯著提升財(cái)務(wù)分析，審計(jì)工作效率，電子化檔案隨時(shí)查詢，而紙質(zhì)檔案的查詢需要檔案管理人員協(xié)同，授權(quán)審批煩瑣，效率低下;

（二）更安全的檔案，紙質(zhì)檔案存在損毀，丟失風(fēng)險(xiǎn)，篡改，偽造，變造風(fēng)險(xiǎn)，而電子檔案隨著信息技術(shù)進(jìn)步，檔案的真實(shí)，完整，準(zhǔn)確將在技術(shù)上得到全面提升，一方面，電子簽名，電子合同，電子發(fā)票等技術(shù)，可以從會計(jì)檔案來源端實(shí)現(xiàn)電子化，能夠?yàn)橄嚓P(guān)交易或事項(xiàng)提供相關(guān)可靠的證據(jù)。另一方面區(qū)塊鏈，云技術(shù)的運(yùn)用將會計(jì)檔案被篡改，損毀，滅失的風(fēng)險(xiǎn)降到最低;

（三）更低的檔案管理成本，電子化檔案無須物理環(huán)境檔案室，減少物業(yè)相關(guān)的租金能源，無紙化節(jié)省紙張打印機(jī)費(fèi)用，檔案管理相關(guān)流程全部內(nèi)置于檔案信息管理系統(tǒng)，節(jié)省相關(guān)人員成本;

（四）更多的檔案增值服務(wù)，針對信息化的會計(jì)檔案，管理會計(jì)相關(guān)的分析預(yù)測職能將顯著提升，基于不同維度的分析預(yù)測成為可能，電子化的信息檔案，將顯著提升信息顆粒度，以電子化合同為例，基于合同的信息的生成、記錄、執(zhí)行、回顧，構(gòu)成了財(cái)務(wù)分析預(yù)測的基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)工作者將從合同維度提供費(fèi)用，資金相關(guān)的預(yù)測分析數(shù)據(jù)，亦可從合同維度提供預(yù)算控制，采購成本控制方案，最終實(shí)現(xiàn)管理決策的效率效果提升。

（五）推進(jìn)前端業(yè)務(wù)流程的變革，更加注重會計(jì)信息生成相關(guān)的內(nèi)部控制，會計(jì)檔案電子化后，會計(jì)人員的工作重心是確保會計(jì)信息生成記錄處理的相關(guān)信息系統(tǒng)運(yùn)行有效，設(shè)計(jì)維護(hù)必要的控制程序確保電子檔案信息真實(shí)完整準(zhǔn)確。

（六）更加安全的信息，紙質(zhì)檔案存在泄密，盜取，非授權(quán)查閱等風(fēng)險(xiǎn)。電子化檔案隨著信息加密技術(shù)，人員，企業(yè)身份認(rèn)證技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)會計(jì)電子化檔案將比紙質(zhì)檔案更加安全可靠。

（七）拓展會計(jì)檔案的內(nèi)涵，傳統(tǒng)會計(jì)檔案指會計(jì)憑證，會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，企業(yè)在存檔中側(cè)重會計(jì)憑證，賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告的存檔而忽視與會計(jì)相關(guān)合同協(xié)議，重大決策判斷，財(cái)務(wù)報(bào)告相關(guān)的內(nèi)部控制等存檔，導(dǎo)致編制財(cái)務(wù)報(bào)表過程中相關(guān)交易，披露不充分，財(cái)務(wù)報(bào)告存在舞弊或錯誤導(dǎo)致的重大錯報(bào)風(fēng)險(xiǎn)，會計(jì)檔案電子化以后，基于會計(jì)檔案生成的信息系統(tǒng)，檔案的傳輸，讀取，輸出，格式已發(fā)生顯著變化，相關(guān)信息系統(tǒng)和應(yīng)用技術(shù)構(gòu)成會計(jì)檔案重要組成部分;

（八）推進(jìn)會計(jì)檔案信息共享溝通，電子化的檔案信息方便檢索獲取的同時(shí)，亦為公司溝通決策提供基礎(chǔ)，電子化的會計(jì)檔案結(jié)合現(xiàn)在移動信息技術(shù)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，將顯著改變信息共享溝通的范疇，屆時(shí)基于業(yè)務(wù)，流程，交易的可視化，圖形化的溝通將帶來更加直觀的體驗(yàn)。

顯然，會計(jì)檔案電子化大勢所趨，雖然目前還不具備全面取代紙質(zhì)檔案的條件，但是在可預(yù)見的未來，會計(jì)檔案電子化將極大發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，即會計(jì)檔案不僅是記錄過去，監(jiān)督過去，而是預(yù)測決策未來;

三、主流信息技術(shù)影響會計(jì)檔案電子化主要方面

（一）云技術(shù)，影響會計(jì)電子檔案的存儲地址，以前會計(jì)電子檔案存放于公司服務(wù)器硬盤上，云技術(shù)后，所有數(shù)據(jù)存在在第三方云服務(wù)器上，有第三方提供檔案的保管，降低由于斷電，自然災(zāi)害等極端條件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失損毀的風(fēng)險(xiǎn)，另外云技術(shù)實(shí)施，基于云平臺的數(shù)據(jù)的安全性，保密性由更加專業(yè)的云服務(wù)商提供，企業(yè)在會計(jì)電子檔案管理方面存在更加緊密的分工;

（二）5G技術(shù)，5G技術(shù)加速移動端應(yīng)用指數(shù)級增長，針對電子檔案，電子檔單的生成環(huán)節(jié)將更多來源于智能化的移動終端，比如手機(jī)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)生成即存儲，低延時(shí);在檔案查詢方面，響應(yīng)更多移動端即時(shí)輸出請求， 在移動端可以繪制出交易記錄的全息圖（流程的整個生命周期，業(yè)務(wù)流程各節(jié)點(diǎn)，各節(jié)點(diǎn)相關(guān)的控制，交易事項(xiàng)產(chǎn)生會計(jì)記錄）;

（三）電子簽名技術(shù)，電子簽名指在數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)，此技術(shù)作為目前B2B端重大且應(yīng)用廣泛的基礎(chǔ)技術(shù)，成為取代紙質(zhì)合同合約協(xié)議的馬前卒，電子簽名作為電子合同推廣的基礎(chǔ)技術(shù)，基于簽約人真實(shí)身份的認(rèn)證技術(shù)，此技術(shù)的應(yīng)用將會計(jì)電子檔案被篡改，偽造，變造的風(fēng)險(xiǎn)降到更低;未來會計(jì)電子檔案的工作重點(diǎn)不再是鑒定識別會計(jì)原始憑證的真?zhèn)危瑐鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案存在舞弊導(dǎo)致簽名偽造，蘿卜章等問題，而電子檔案生成控制環(huán)節(jié)已經(jīng)能夠規(guī)避文檔被偽造，篡改，基于電子簽名的協(xié)議在法律層面為簽署方的真實(shí)意愿表達(dá)，除非惡意串通，電子簽名技術(shù)將檔案的真實(shí)完整有效提升至更高水平;

（四）區(qū)塊鏈技術(shù)，區(qū)塊鏈技術(shù)核心的分布式記賬技術(shù)+共識機(jī)制+加密算法，區(qū)塊鏈技術(shù)保證數(shù)據(jù)生成記錄具有不可篡改性，一旦將數(shù)據(jù)在區(qū)塊鏈上寫入記錄并加以驗(yàn)證，后續(xù)不可篡改，區(qū)塊鏈目前廣泛應(yīng)用于智能合約，金融領(lǐng)域，未來亦可改善會計(jì)電子檔案的安全性，提高電子檔案可信程度;

（五）電子發(fā)票，隨著電子發(fā)票的廣泛使用，在電子發(fā)票存檔環(huán)節(jié)仍然存在打印紙質(zhì)發(fā)票存檔的現(xiàn)象，降低了電子發(fā)票使用效果，隨著金稅三期實(shí)施，在國家層面建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，電子發(fā)票存檔將告別紙質(zhì)時(shí)代，會計(jì)原始憑證電子化為會計(jì)檔案電子化邁出了第一步，隨著電子發(fā)票的存檔技術(shù)完善，電子發(fā)票作為會計(jì)檔案重要組成部分，將發(fā)揮承上啟下的關(guān)鍵作用。

四、企業(yè)應(yīng)對會計(jì)檔案電子化舉措

（一）認(rèn)清形勢，企業(yè)高級管理層明辨會計(jì)檔案電子化利弊，評估企業(yè)現(xiàn)狀條件，明確是否將會計(jì)檔案電子化作為挑戰(zhàn)目標(biāo)，技術(shù)變革是一個量變到質(zhì)變的過程，就像3G取代2G，就像三星這種企業(yè)不遺余力推進(jìn)產(chǎn)品數(shù)字化，這需要企業(yè)高級管理層的魄力勇氣決心，也是企業(yè)構(gòu)建競爭力的關(guān)鍵。

（二）積極準(zhǔn)備，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)是企業(yè)生產(chǎn)要素的基本要素，在技術(shù)可行，經(jīng)濟(jì)回報(bào)合適，企業(yè)加大信息技術(shù)投資可以帶來超額回報(bào)，在會計(jì)檔案電子化領(lǐng)域，企業(yè)可以從組織協(xié)同與溝通，大數(shù)據(jù)分析運(yùn)用等方面，提前預(yù)判，積極儲備相關(guān)的人力，安排投資預(yù)算，積極布局發(fā)展，做到敢為人前，敢為人先。

（三）長期規(guī)劃，會計(jì)檔案電子化只是信息化大潮中的一朵浪花，需要整個信息系統(tǒng)環(huán)境迭代升級，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明確信息技術(shù)應(yīng)用目標(biāo)，制定信息技術(shù)中長期發(fā)展計(jì)劃，其目的就是在信息化中投入最優(yōu)，產(chǎn)出最大。這需要企業(yè)高級管理層在信息化中進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，明確各個應(yīng)用系統(tǒng)目標(biāo)指向，系統(tǒng)之間的相互關(guān)聯(lián)，數(shù)據(jù)的傳輸?shù)取?/p>

五、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)在信息時(shí)代下，重視數(shù)據(jù)的收集存儲，發(fā)揮數(shù)據(jù)的價(jià)值，改進(jìn)管理決策效率，會計(jì)檔案電子化將是一個不斷實(shí)踐創(chuàng)新過程，在這個實(shí)踐中借鑒創(chuàng)新，整體布局，靈活分工，做到成本最優(yōu)，將會計(jì)檔案價(jià)值發(fā)揮到最大。

作者簡介：

楊森，重慶東銀殼牌石化有限公司。