檔案信息化建設的實踐與應用

張海軍

【摘 ? ?要】隨著近年來網絡技術的進步和社會發展的要求，檔案部門正緊跟時代步伐大力推進檔案管理信息化建設。本文在分層次分析檔案管理信息化的必要性后，進一步總結了這種管理方式的優缺點，在此基礎上有針對性地提出關于優化加強檔案信息化管理建設的措施，以期為檔案信息化建設建言獻策。

【關鍵詞】檔案信息化 ?社會信息化 ?檔案管理

中圖分類號：G4 ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.17.082

檔案管理信息化是社會發展的必然趨勢，作為檔案管理人員，應提高認識，不斷學習，認真研究和規劃;而檔案管理部門更要適當加大管理投入，及時配備相應的人才與設施，促使檔案管理水平走上一個新的高度。檔案信息化就是以原紙質的檔案為依據，在不改變檔案原來的內容信息的情況下，對檔案本身的內容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息化，在企業內部，實現檔案資源共享，方便企業人力資源部和各個層次的領導及時查閱動態的本企業人才的檔案信息。

一、檔案管理信息化建設是新時期檔案事業不斷發展的必然

（一）檔案信息化是檔案工作適應社會信息化發展的必然要求

近年來，檔案部門大力推進檔案管理信息化建設，力圖使檔案工作與社會發展同步。尤其現在計算機管理廣泛應用于各類單位管理的方方面面，在各項管理活動中，電子文件以其快捷的辦公速度和傳遞速度逐步取代了紙質文件，如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。隨著現代科技的迅猛發展，經濟建設步伐迅速加快對人才的需求和利用日益擴大，人員的流動也不斷增加，檔案材料數量和種類也逐步增多，加強信息化管理，已經成為檔案管理部門檔案管理的一個主要趨勢和途徑。因此，檔案信息化建設是時代發展的需要，是檔案工作的主流，是檔案管理改革的方向。

（二）檔案信息化是全面提升檔案工作為社會服務能力的必然選擇

面對全球信息化的浪潮，傳統的檔案管理正面臨前所未有的挑戰和機遇。檔案信息化管理正是在這樣一個時代背景下對傳統檔案管理模式的改革和創新。傳統的檔案管理都是以紙為載體，很容易就出現損壞或者遺失，不利于傳遞，也不利于攜帶。檔案管理信息化建設之后，各種信息資源都是以數字信號和磁場信號的形式出現，而不再是過去的實物形式，這樣一來，使得使用和傳輸的效率大大加快。信息技術的發展與廣泛應用使檔案信息化建設提上了議事日程，為檔案工作取得了跨越式發展的歷史性機遇。檔案的信息化管理，也是檔案工作發展的必然選擇。

（三）檔案信息化是人事制度改革和發展的關鍵步驟

檔案材料是反映干部情況的基本憑證和重要依據，是干部工作、人才工作的重要信息，是記載干部一生個人經歷、業務能力、工作業績等內容的文字資料，是干部個人的信息存儲庫，是全面考察、了解和正確選拔任用干部的重要參考。隨著經濟體制改革和人事干部體制改革的不斷深入，新時期如何推進干部檔案信息化管理水平，如何開發檔案本身所具有的潛在價值，使檔案成為真正的信息資源，使之更好地為人事干部和社會主義現代化建設服務，成為一個嶄新的課題。

二、檔案信息化管理的優點和缺點

（一）方便快捷

傳統的檔案管理存在紙張容易受潮、查找不方便的缺點，但如果建立一個電子檔案，不但查找方便，還能提高辦事效率。因為計算機的運算速度極快，而人工操作很慢，容易出錯，反復查閱還會使紙張受損，但電子檔案卻不會存在原件受損的情況。人們在建立電子檔案的時候，按照檔案的類型進行收集、統計和查閱，縮短了時間，方便快捷。

（二）能夠實現資源的共享

傳統的檔案管理由于是手工操作，所以無法實現資源共享、交流，給各部門之間的工作造成一些不便，而電子檔案利用網絡通信工具來傳輸，瞬時間可以完成大量信息的傳遞，還可以重復傳遞，不存在資料被人占用了，另一人就無法占用的缺點。人們既可以交流和傳遞部門之間的信息，也可以隨時查閱和分享不同時期的信息。

（三）容易被侵擾和盜取

雖然檔案信息化管理存在方便快捷、資源共享的優點，但由于計算機網絡的大環境存在一定的復雜性，如果計算機系統和網絡本身就存在缺陷，或者是安全措施不夠，就會給網絡黑手可乘之機，使檔案資源和數據資料被盜取或者被侵擾和毀壞。

（四）技術上不全面

在建立電子信息檔案的時候，需要把紙質檔案上的內容用掃描儀或者其他設備來輸入到電腦中，形成電子檔案，但目前我國很多單位和機構都采用價格便宜的平板掃描儀，這種掃描儀雖然經濟實惠，但速度跟不上，無法在短期內將檔案資料轉化為電子檔案。

三、如何加強檔案信息化管理

（一）轉變觀念、加強領導是搞好檔案信息化建設的關鍵

檔案管理是一項系統工程，涉及多個部門和領域。需要組織、人事和各個部門齊抓共管，協調一致才能搞好。因此，需要加強領導，優化管理人手，構建干部檔案管理框架，領導率先垂范，更新觀念，帶頭學習信息技術知識，加快檔案信息化管理進程，并把檔案管理工作納入領導議事日程，納入法制管理軌道，從而為信息化建設打下堅實的基礎。

（二）創建標準的檔案管理體系

標準、規范是電子檔案管理的重要原則，檔案管理部門首先要建立完善的管理制度，加大投入的力度，配備齊全的設備。另外，還要多渠道、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網絡，以保證檔案的完整。

（三）有重點地抓好數據庫建設

目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過試點，數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合;面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”;突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網絡連接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

（四）注重管理的效益

檔案信息化管理是一項巨大的系統工程，需要單位和機構投入一定的物力、人力、財力，所以必須注重信息化管理的效益。根據自身的實際、需求、基礎，將利用率較高的檔案進行數字化，利用率不高的檔案則無須數字化，否則會浪費大量的人力、物力、財力。

（五）設計科學高效的檔案數據庫管理系統

數據庫是檔案管理信息化建設最基礎也是最重要的工作，數據庫是系統數據的集合，其中既有檔案本身的數據信息，也有檔案管理過程中新生成的信息，所以數據庫的設計應確保將檔案管理中所涉及的環節全面體現，以使用便捷、管理嚴謹作為原則，防止信息化管理的漏洞出現。同時，建立檔案信息網絡化管理體系，按照管理權限，在領導和相關科室間建立檔案信息管理局域網，實行檔案的網絡化管理，使信息得到共享。在使用權上，根據不同用戶通過密碼和身份確認后，及時提供所需信息，快速準確獲取干部的基本情況等方面的綜合信息。改變過去從紙面上靜態了解干部人事情況的傳統方式，實現從形式上變被動服務為主動服務。

四、結束語

總之，隨著網絡技術和社會經濟不斷發展的今天，檔案管理部門應以社會信息化為依托，運用現代先進信息技術，不斷解放思想、與時俱進、開拓創新、更新理念、整合資源，爭取早日實現較完整意義上的檔案工作信息化、現代化和資源共享，使檔案工作更好地服務社會，從而推進檔案管理機構檔案工作的健康、順利發展。

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