淺論檔案管理的信息化建設路徑

歐陽文

摘要：本文以“檔案管理的信息化建設”為主要研究對象，首先探究了檔案館在檔案管理過程中的信息化訴求，然后從五個角度就如何實踐信息化展開論述。望筆者在本文中所研究的內容，能夠為廣大工作人員帶來些許啟示。

關鍵詞：檔案館;檔案管理;信息化建設

社會經濟的快速發展，激發了信息科技的不斷進步，更直接促成了信息化時代的到來。在這樣一種情況下，各行業都開啟了以信息科技為主導的創新和轉型，檔案館的檔案管理工作自然也不例外。為了讓檔案館內的檔案得到更為充分的管理和利用，進一步提升檔案資源的共享性，檔案館的工作人員必須意識到信息化對檔案管理所能產生的積極意義，并著力從過往的檔案管理工作當中尋找不足、實現突破。

一、檔案館檔案管理信息化建設的訴求

網絡技術的誕生，為我國各行各業的發展打下了先進且優良的技術基礎，對檔案館而言，落后的檔案管理方式是影響和制約其進一步發展的關鍵所在。但信息科技的快速發展，很大程度上為檔案管理的進一步加強提供了更為先進的技術前提，推進檔案館檔案管理信息化建設有其必要性、更是其訴求所在。

（一）尋求檔案更為長期的保存

對于檔案保存來說，保存的時間越長，其所能產生的價值越高，其自身的作用更有可能得到發揮。傳統的紙質檔案很大程度上會因為時間的推移出現諸多保管的困難，但信息化的實現，可以實現檔案的電子化錄入與生成，很大程度上為長期化保存檔案資料提供了條件。

（二）尋求更加快捷可靠的管理模式

檔案管理的信息化模式很大程度上能夠共享檔案信息，這能夠讓檔案管理變得更加方便、快捷，而這也是推進檔案管理工作轉型的重要方向。畢竟在我國，各個類型的檔案數量和種類在不斷增多，管理的任務也在不斷加重。所以說，檔案館檔案管理信息化的發展路徑，能夠將復雜的管理模式指向簡單化的發展形態，自然會簡化管理工作，促使檔案館的管理及服務獲得更好的發展。

二、檔案館檔案信息化建設的基本路徑

檔案館要想加強信息化建設，有必要從檔案館的內部管理制度率先改革，在注重軟硬件建設的過程中，更關注對人才的培養，進而保障信息化的全面推進和落地。

（一）硬件層面：引進先進的計算機及網絡管理設備

檔案館檔案管理的信息化建設離不開必要的硬件設備，而在選擇硬件時，必須注意幾個關鍵點：

首先，檔案管理所需的硬件設備必須滿足存儲大量檔案的基本要求，同時還要有一定的可靠性，防止因為存儲設備遭到破壞、出現故障，而出現檔案遺失的情況。

其次，檔案管理所需的硬件設備還必須具備一定的抗外部性，如果其抗外性能不強，其就有可能會因為外部因素遭到損壞，如此必然會對檔案存儲造成嚴重的威脅。

總之，硬件設備對于提高檔案館檔案管理的信息化水平意義非凡，檔案館有必要在此方面增加資金投入，來收獲理想的效果。

（二）軟件層面：積極引入或配合開發檔案管理軟件

檔案館檔案管理的信息化建設不僅需要加強在硬件方面的投入，在軟件方面也必須重視，檔案管理需要有龐大的軟件系統來維系運行，檔案館有必要根據自身的實際情況開發定制系統，并配備熟悉系統的專業人才，對系統的正常運行進行監督管理，確保檔案管理服務職能的正常實現。

（三）人才層面：加強對檔案管理人才信息化的培養

在信息化建設過程中，檔案館不能忽視對人才的培養，這是基礎、是關鍵，是確保信息化管理系統得以順利運行的重要條件。畢竟在過去相當長一段時間內，檔案館的工作人員都是采取老辦法對各類紙質檔案進行管理，而這部分“老工作人員”必須花費一定的時間對現代化的科技、信息技術進行學習，確保自身能夠合理應用信息化的管理系統;另一方面，為了確保檔案館能夠盡快走上信息化的管理軌道，還需要加強對現代化人才的汲取，這類人才未必都是檔案管理專業，有可能是信息開發和計算機專業，從事系統開發和維護類的人才。

（四）安全層面：確保建設過程中載體和渠道的安全性

信息化在不斷發展的過程中也會催生部分的安全問題，如若處理不當，就有可能出現信息泄露、檔案遺失或竊取等危及檔案館工作順利開展、波及檔案館藏甚至為后續檔案征集工作埋下隱患的情況。加強信息化建設過程中的安全維護，需要做到：

首先，加強對軟硬件及管理系統的安全維護，確保其不存在管理的疏漏，不存在信息遺失或被第三方人員竊取的情況。

其次，在檔案出借和回收過程中加強安全維護，避免按照信息化出臺的相關手續和實際檔案出借過程中，產生信息不對等的情況。

最后，務必加強對安全服務人才的引進和培養，目的在于維系檔案安全，并對檔案系統不定期進行檢測、定期進行監管和維護，確保其隨時處于正常的運作狀態。

（五）創新層面：豐富服務的內容以及服務形式

創新檔案管理信息化的建設路徑，可以從這樣幾個角度，另辟蹊徑：

首先，積極推進檔案館和其它機構的合作，讓檔案的采集、分類和整合工作更加順利進行。具體的合作機構包括學校、其它社會公共服務部門、醫院、銀行等。

其次，加強與檔案管理相關的自媒體建設，包括社交平臺、官方網站、入駐其它互聯網交流渠道等，對可以公開的信息以網絡載體形式進行對外發布，提高與社會各界對話和交流的頻率，也為大眾提供便捷服務。

最后，從用戶需求的角度出發，對檔案進行分組，方便后續出借和調閱工作的順利進行。不同行業、不同崗位的人員對檔案需求是不同的，從這個角度進行分類，很大程度上能夠提升效率、提高受眾的滿意度。

三、結束語

總而言之，推進檔案館檔案管理的信息化建設是與時俱進的選擇，也是拓展檔案館服務職能、提高管理效率的重要手段。只是在應用信息化的過程中，其可能存在一定的風險和隱患，就需要相關工作人員在開發軟硬件的同時，做好輔助的安全保護工作，堅持安全性能和服務職能的雙向提升。

參考文獻：

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