檔案管理中電子信息化管理模式建設及應用

李美娜

摘要：在企業或者單位生產運行過程中都會產生各種各樣的原始信息資料，其中具備價值的原始信息資料就被稱之為檔案，因此無論是企業或者機關單位都非常重視檔案的管理和保存。但是檔案資料的數量會隨著時間的增長而不斷增多，所以檔案管理工作的難度和復雜性會日益增加。在以往的檔案管理工作中，經常會出現檔案保管不當、人員素質和檔案利用率較低等問題，嚴重阻礙了檔案管理工作的進一步發展，因此在現階段需要進行檔案管理的信息化建設。管理信息化建設指將信息化技術應用于檔案管理工作中，以此來代替以往人工管理檔案的模式，信息化檔案管理模式能夠有效促進工作效率和檔案利用率的提高。

關鍵詞：檔案管理;電子信息化管理模式;建設;應用

一、新時代下發展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術發展改變了傳統的檔案管理模式，互聯網時代有大量的辦公軟件被開發出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統管理方式。新的電子信息化的管理模式已經成為了新時代信息管理的主要模式。

二、企業檔案管理現狀

通過對我國各行各業的檔案管理工作進行調查研究可以發現，在行業內部普遍都存在檔案管理人員綜合素質較低的情況，而導致這一情況出現的原因有多個方面，其中最重要的就是在當下企業或者機關單位缺乏對這一方面工作的重視，沒有為檔案管理人員提供相應的學習培訓機會。同時在當下，有相當一部分企業或者單位的檔案管理人員都缺乏專業性，存在一崗多職的問題。這就會降低檔案管理人員以及相關領導的重視度，在工作中缺乏責任意識和崗位意識，沒有充分認識到檔案管理工作的重要性。同時有部分領導層缺乏對檔案管理工作的正確認識，只重視對檔案的保管，而沒有重視對檔案的利用，這也是阻礙檔案管理工作可持續發展的因素之一。以上問題都說明了在當下有相當一部分企業在檔案管理方面都存在較多的問題和不足，檔案管理的電子信息化建設步伐相對較慢，無法充分發揮檔案管理在企業中的作用。

三、電子信息化管理模式在檔案管理中的應用

（一）檔案的收集與整理

檔案的數據整理工作是檔案管理活動的主要工作內容，電子信息化管理模式將檔案的數據信息轉化為信息化的電子文件，可以實現電子信息文件的實時共享，打破了傳統紙質檔案管理對時間和空間的限制。利用計算機的存儲載體以及云盤系統可以對電子檔案進行全面收集和存儲，并將電子檔案的數據內容以匯總的形式構成數據庫。工作人員可以直接通過數據庫進行電子檔案的調閱、查詢以及管理，工作人員可以在計算機系統中通過編號的方式對各項信息數據內容進行整理與分級，使得電子檔案的排列更加具有邏輯性和系統性，而且也可以利用相關軟件制作電子檔案的目錄，方便后續的查閱以及咨詢。

（二）提高檔案資源管理的安全性

信息時代的全面到來使得計算機網絡技術在人們的日常生活中所發揮的價值和作用越來越大，為了能夠更好地進行檔案管理工作的改革與優化，將電子信息技術融入檔案管理過程時，需要結合檔案管理的工作要求、工作特點以及電子信息技術的優勢進行系統地探究，建立起行之有效的信息檔案信息化管理技術規范以及制度體系，保證檔案管理的安全性和可靠性。規范檔案管理行為和檔案調閱流程，約束檔案管理人員的工作權力，盡可能地避免影響電子信息化檔案管理工作安全性問題的發生。同時，還需要加強對檔案管理人員專業素養的培養，提高檔案管理人員的計算機水平，減少惡意攻擊檔案信息系統的行為發生，為檔案管理工作的順利開展創造良好的環境。

（三）加強對檔案信息管理系統的維護與保養

檔案管理中電子信息化管理模式的建設與應用也存在一定的安全性方面的問題，檔案管理工作往往需要聯合互聯網共同開展，在這種情況下，檔案管理電子化系統就處于一種開放式的互聯網環境當中，難免會受到外部的惡意攻擊而導致檔案信息的泄露或者檔案信息的破壞，影響檔案管理的安全性。因此，必須要加強對檔案信息管理系統的維護，提高檔案管理信息系統運營的安全性和穩定性，通過設置防火墻、安裝殺毒軟件定期殺毒以及禁止外部設備接入檔案信息管理系統的方式提高檔案信息管理的質量，杜絕檔案信息泄露問題的發生，保證電子信息化檔案管理的效果。

（四）完善檔案管理工作流程

電子信息化檔案管理工作模式的構建需要結合檔案管理工作的實際流程來開展，通過計算機對電子檔案的生成條件、可存儲性以及安全性進行鑒定，明確電子檔案當前所處環境的風險問題，加強對檔案鑒定環節的重視。同時，也需要依據介質的不同，合理設置電子檔案的保管條件。一般情況下需要選擇抗磁、防光、抗塵的電子檔案載體進行存儲和備份，電子信息化檔案管理系統的應用也需要利用計算機的自動計算功能以及統計功能，對各項檔案的信息數據進行統計和應用，進一步完善檔案的閱讀模式和網絡化解鎖模式，提高檔案的管理效率和分析質量。同時，電子檔案的管理也需要進一步完善保密檔案的管理功能，尤其注意對保密檔案開展防護工作和屏蔽工作，避免數據泄露和被盜取。在收集電子檔案時，將收集到的檔案進行整理、編號、有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接、緊密相扣。在檔案管理的計算機系統當中，硬件問題較少出現但出現后難以解決，需要做好數據的備份處理。對于軟件來說，需要經常調試，由專業人員維護，以此保持檔案管理系統的高效運轉。

四、結束語

隨著各行各業的不斷發展，檔案管理工作顯然已經成為了促進其發展的重要資源。將有價值的資料進行歸檔和管理，是一項復雜且繁瑣的工作，為避免人工管理過程中可能出現的失誤，影響檔案管理的精準度，需要利用電子信息技術進行檔案管理，進而提升檔案管理工作的質量和水平。

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