淺析文書(shū)檔案管理問(wèn)題與對(duì)策

馬曉燕

摘要：文書(shū)檔案管理工作是我國(guó)企事業(yè)單位日常經(jīng)營(yíng)和業(yè)務(wù)管理的重要內(nèi)容，針對(duì)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題，提出文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策，在全面系統(tǒng)梳理企業(yè)文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題的基礎(chǔ)上，制定和運(yùn)用適當(dāng)策略，調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文書(shū)檔案管理工作，使企業(yè)文書(shū)檔案資料發(fā)揮最大優(yōu)勢(shì)和使用價(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案;管理工作;存在問(wèn)題;改進(jìn)對(duì)策

文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作在管理中會(huì)遇到各種問(wèn)題，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理過(guò)程中要提升服務(wù)意識(shí)，具有一定的現(xiàn)代化管理意識(shí)，同時(shí)強(qiáng)化對(duì)檔案信息的利用意識(shí)，要合理應(yīng)用各種信息技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化的方式與理念優(yōu)化管理，更好地開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作。

一、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

文書(shū)檔案工作涉及較多的信息內(nèi)容，管理工作較為繁復(fù)，而傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理工作存在一定的滯后性，在檔案管理過(guò)程中會(huì)受到各種因素的影響，有時(shí)容易出現(xiàn)一些疏漏導(dǎo)致工作效率不高，不利于各項(xiàng)后續(xù)工作開(kāi)展。從整體上來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作存在著如下問(wèn)題與不足。

（一）缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

或許由于對(duì)檔案管理工作重要性宣傳不到位、部分單位部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、對(duì)于文書(shū)檔案管理工作未給予充分重視等原因，而出現(xiàn)一些單位部門(mén)在檔案管理過(guò)程中缺乏主動(dòng)性，沒(méi)有制定相對(duì)完善的管理對(duì)策與手段，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致歸檔內(nèi)容信息不全、信息缺失等問(wèn)題出現(xiàn)，這樣就會(huì)對(duì)文書(shū)檔案管理工作帶來(lái)一定的阻礙，影響了各項(xiàng)相關(guān)工作的有序開(kāi)展。

（二）文書(shū)檔案管理還需提高科學(xué)性

文書(shū)檔案管理，需要運(yùn)用先進(jìn)手段加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理。但在文書(shū)檔案管理工作中，先進(jìn)手段有所欠缺，專(zhuān)業(yè)人才不足，部分相關(guān)管理缺乏科學(xué)性，影響了檔案工作質(zhì)量與效果。在日常工作中因?yàn)槿狈ν晟频墓芾碇贫龋瑢?zhuān)業(yè)能力不足，缺乏規(guī)范與要求等，都將造成相關(guān)檔案信息遺漏、缺失等情況，這樣將會(huì)影響文書(shū)檔案工作質(zhì)量。

二、文書(shū)檔案管理工作的改進(jìn)對(duì)策

（一）借助信息化管理手段，完善文書(shū)檔案的管理制度

現(xiàn)今信息技術(shù)在日新月異的發(fā)展，所以在文書(shū)檔案管理工作中需要善用信息技術(shù)，完善文書(shū)檔案的管理方式，并采用創(chuàng)新的管理理念，使用創(chuàng)新工具，借助創(chuàng)新模式使文書(shū)管理效率和質(zhì)量獲得有效的提升。第一，需要普及各地區(qū)研究院的電子化文書(shū)檔案管理方式，增加文書(shū)管理的電子化設(shè)備，使信息化文書(shū)檔案管理制度得到有效的普及。盡可能的避免儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案，以免因?yàn)槲臅?shū)檔案儲(chǔ)存環(huán)境過(guò)差，造成文書(shū)檔案的損傷。同時(shí)，電子化文書(shū)檔案管理可以有效降低紙質(zhì)文書(shū)檔案存儲(chǔ)的倉(cāng)庫(kù)費(fèi)用成本。此外，在管理工作中還需要以發(fā)展的眼光對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行電子歸納整理，使檢索文書(shū)檔案的途徑清晰化，并借助信息技術(shù)對(duì)重要的文書(shū)檔案實(shí)施保密工作;第二，充分的發(fā)揮信息技術(shù)的多樣性和功能性，完善文書(shū)檔案的信息管理平臺(tái)。即可以根據(jù)研究院的日常工作需求，編制出適合研究院的數(shù)據(jù)檢索工具，整理出符合研究院整理統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)庫(kù)等。另外，編制的檢索功能還應(yīng)當(dāng)具備打印和下載等功能，以保證承辦方提取文書(shū)檔案時(shí)的紙質(zhì)材料需求。需要特別注意的是，在運(yùn)用信息技術(shù)完善文書(shū)檔案管理時(shí)，文書(shū)檔案管理的工作人員需要對(duì)上傳的文書(shū)材料進(jìn)行及時(shí)的審核，以避免電子文書(shū)檔案整理出現(xiàn)錯(cuò)誤;第三，為文書(shū)檔案管理制定新的工作模式或制度，如電子文書(shū)檔案的格式規(guī)范條例，文書(shū)檔案撤銷(xiāo)條例等。在應(yīng)用創(chuàng)新管理模式時(shí)，一定要在傳統(tǒng)工作模式的基礎(chǔ)上摒棄落后的工作方式，遵從現(xiàn)有的法律法規(guī)，借助信息技術(shù)完善文書(shū)檔案的電子管理制度。

（二）努力提高文書(shū)與檔案工作之間的銜接效率

文書(shū)檔案管理水平關(guān)鍵在于文件的質(zhì)量，同時(shí)現(xiàn)階段企業(yè)和組織的文件數(shù)量不斷增加，因此文書(shū)檔案部門(mén)之間要建立長(zhǎng)效的溝通機(jī)制，提升各個(gè)部門(mén)之間協(xié)調(diào)配合的力度，最終使文書(shū)工作與檔案工作進(jìn)行規(guī)范化的銜接。從具體措施來(lái)看，文書(shū)檔案管理工作人員要充分利用信息技術(shù)，例如數(shù)據(jù)庫(kù)挖掘等，全面收集單位和組織內(nèi)部的文書(shū)檔案，并對(duì)這些文書(shū)檔案進(jìn)行整理歸類(lèi)，同時(shí)企業(yè)和組織的其他部門(mén)也要積極配合文書(shū)檔案管理工作在文件查閱完畢之后要上報(bào)文書(shū)檔案管理部門(mén)，如果是電子檔案的話(huà)，要在管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，如果是紙質(zhì)檔案的話(huà)要在第一時(shí)間送至檔案室歸還。

（三）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

由于很多單位的文書(shū)檔案管理工作人員并非專(zhuān)業(yè)性人才，所以該項(xiàng)工作的隊(duì)伍尚不穩(wěn)定，導(dǎo)致了工作人員的專(zhuān)業(yè)技能不強(qiáng)，同時(shí)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)也有待提升。因此，面對(duì)文書(shū)檔案工作的特殊性，地礦勘察設(shè)計(jì)研究院應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)和定期培訓(xùn)，實(shí)時(shí)檢測(cè)工作人員的專(zhuān)業(yè)技能，考察工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而提升工作人員的服務(wù)精神，增強(qiáng)檔案意識(shí)。

（四）增強(qiáng)歸檔工作的及時(shí)性，提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理的重視

在文書(shū)檔案管理制度中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》，積極依照《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》和《企業(yè)檔案管理規(guī)定》進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作，從而提升對(duì)文書(shū)檔案管理的關(guān)注度。因此，地礦勘察設(shè)計(jì)研究院可從領(lǐng)導(dǎo)層著手，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理的重視，并為各單位的領(lǐng)導(dǎo)干部群體做榜樣。這樣可以保證文書(shū)檔案的管理工作能夠有效的下達(dá)到每一位員工手中，從而讓文書(shū)檔案的管理員工可以清楚該職位的職責(zé)，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)和道德修養(yǎng)，以使各項(xiàng)文書(shū)檔案工作在實(shí)處都得到有效的落。另外，有關(guān)政府機(jī)關(guān)需要同單位一起進(jìn)行監(jiān)督和審查：第一步，需要將有關(guān)管理文書(shū)檔案內(nèi)容的法律規(guī)定進(jìn)行再次的完善;第二步，對(duì)相關(guān)單位進(jìn)行廣泛的宜傳和普及，以吸引各地區(qū)的地礦勘察設(shè)計(jì)研究院的關(guān)注。第三步，在項(xiàng)目工程施工環(huán)節(jié)，政府部門(mén)也需要不定期的檢查和監(jiān)督文書(shū)檔案的管理工作情況，嚴(yán)格打擊一切違背法律法規(guī)的操作，同時(shí)要把新的規(guī)定或新的要求全面落到實(shí)處上，抵制一切形式主義，防止各地區(qū)單位應(yīng)付了事。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代的背景下，文書(shū)檔案管理工作在單位和組織當(dāng)中的價(jià)值逐漸提升。因此相關(guān)部門(mén)及工作人員要全面重視文書(shū)檔案管理工作，積極應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建完善的工作體系，最終使文書(shū)檔案管理工作為企業(yè)和組織的運(yùn)行提供有力的幫助。

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