淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

張星星

摘要：此文詳細(xì)分析了目前建筑工程檔案資料管理中具有的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;資料管理;存在問題;處理措施

隨著信息技術(shù)、科研技術(shù)的不斷發(fā)展，建筑施工企業(yè)在保障施工質(zhì)量和人員安全、控制成本的基礎(chǔ)上，越發(fā)注重工程資料的保留，進(jìn)而工程檔案管理也逐漸成為建筑工程管理工作內(nèi)容之一，憑借其提供工程數(shù)據(jù)資料、保證工程順利施工等諸多優(yōu)勢越發(fā)被人們所注重。

一、現(xiàn)階段建筑工程資料管理工作中存在的問題

（一）施工檔案整理缺乏時(shí)效性

建筑工程項(xiàng)目需要整理的資料比較多，同時(shí)工程資料需要記錄和保留的信息資源也比較廣，如果不能及時(shí)將前期設(shè)計(jì)圖紙資料、施工過程中當(dāng)天的施工技術(shù)資料等進(jìn)行記錄，就會造成資料的缺失、混淆，因此施工檔案整理工作缺乏時(shí)效性[1]。

（二）資料管理制度存在疏漏問題

建筑工程資料管理制度是在建設(shè)過程中約束資料管理人員進(jìn)行精準(zhǔn)記錄、真實(shí)反映的保障，更是考核管理人員對自身工作職責(zé)是否明確的標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)階段大部分施工企業(yè)都沒有建立完善的資料管理制度和監(jiān)督部門，在實(shí)際運(yùn)用過程中缺乏具體執(zhí)行力度，導(dǎo)致實(shí)踐效果不理想。同時(shí)資料管理制度存在疏漏問題也表明了管理人員缺乏管理意識、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴(yán)重影響建筑工程施工建設(shè)工作的順利進(jìn)行。

（三）記錄工程資料喪失后期利用價(jià)值

大部分建筑企業(yè)沒有意識到建筑工程資料管理的實(shí)踐作用，完全借鑒或獨(dú)創(chuàng)不完善的資料管理?xiàng)l例，導(dǎo)致不能精準(zhǔn)收集、記錄、整理工程資料，同時(shí)資料員因資料整理不及時(shí)導(dǎo)致資料存在疏漏或錯(cuò)誤，失去工程資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，進(jìn)而喪失了后期繼續(xù)使用或參考的利用價(jià)值。例如：質(zhì)量檢查及驗(yàn)收工作中資料報(bào)告存在錯(cuò)誤，就容易導(dǎo)致后期出現(xiàn)質(zhì)量事故，追究原因時(shí)填寫的資料報(bào)告都是最有力的證據(jù)[2]。

二、提高建筑工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）完善管理制度，引入精細(xì)化管理

由于業(yè)主和相關(guān)部門對于工程質(zhì)量安全越來越注重，檔案管理制度也應(yīng)該健全起來，一個(gè)完整的管理制度可以確保相關(guān)人員的工作規(guī)范性與嚴(yán)謹(jǐn)性，同時(shí)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)能夠促使檔案管理相關(guān)工作的履行與落到實(shí)處，在此，筆者建議對檔案管理引入精細(xì)化管理制度。精細(xì)化管理：精細(xì)化管理由管理理念創(chuàng)新衍生而來，隨著社會工作分工越來越精細(xì)化和專業(yè)化的發(fā)展，該理念被廣泛采用，建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上。精細(xì)化管理除了擁有常規(guī)管理的基本思想與管理模式之外，以大幅度減少管理所占用資源為目標(biāo)，通過管理人員職責(zé)細(xì)分、推動(dòng)管理創(chuàng)新等方式，將管理職責(zé)明細(xì)化、具體化，及時(shí)將自身負(fù)責(zé)工作進(jìn)行落實(shí)和檢查;除了對于管理人員職責(zé)的監(jiān)督要求，精細(xì)化管理對于工作的細(xì)節(jié)和全過程也擁有極高要求，以期有效推行相關(guān)管理活動(dòng)，最終獲得好的管理結(jié)果。精細(xì)化管理在資料檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用措施：1.人員精細(xì)化。將資料檔案管理工作的每一項(xiàng)細(xì)節(jié)工作都精細(xì)化到每一個(gè)相關(guān)人員身上，在實(shí)際工作中組成管理小組，設(shè)置組長、小組成員，分別負(fù)責(zé)工程數(shù)據(jù)記錄、原材料領(lǐng)用和歸還、實(shí)際施工記錄（例如地基厚度、場地建造長寬高）等。通過考核制度對人員職責(zé)的履行進(jìn)行考核，同時(shí)要求對于資料檔案管理工作中的每個(gè)人員進(jìn)行素質(zhì)上的提高、職責(zé)上的落實(shí)、生活上的關(guān)心。只有將整個(gè)隊(duì)伍擰成一股繩，精細(xì)化管理的效果才能真正體現(xiàn)。2.工作精細(xì)化。工作精細(xì)化要求相關(guān)人員細(xì)化資料檔案管理的每一項(xiàng)工作細(xì)節(jié)（例如資料收集、資料處理過濾、資料歸檔、資料存放與提取管理等），只有將工作過程精細(xì)化[3]。

（二）優(yōu)化管理人員配置

管理人員是精細(xì)化管理的執(zhí)行者，因此管理人員的素質(zhì)十分重要，工程檔案資料管理具有一定特殊性，由于建筑市場競爭十分激烈，為防止商業(yè)間諜通過獲取公司資料達(dá)到項(xiàng)目獲得等目標(biāo)，首先，基于信息安全的前提下，對管理人員進(jìn)行第一道篩選，進(jìn)入公司時(shí)間較短的不在考慮范圍。企業(yè)應(yīng)該基于對員工信任度和工作方面的基礎(chǔ)上對員工進(jìn)行選擇。其次，因?yàn)闄n案資料設(shè)計(jì)方面較廣，涉及時(shí)間較長，工作量較大，相關(guān)數(shù)據(jù)和文本內(nèi)容都十分復(fù)雜，因此需要在精細(xì)化管理的基礎(chǔ)管理之上對于相關(guān)工作進(jìn)行配置優(yōu)化，在內(nèi)部管理人員中以責(zé)任心和工作經(jīng)驗(yàn)為前提進(jìn)行選拔，對于之前從事各種崗位的內(nèi)部人員，讓其留在施工崗位進(jìn)行施工進(jìn)度相關(guān)數(shù)據(jù)的收集，同時(shí)可以定期外聘相關(guān)專業(yè)人才開展培訓(xùn)，提升管理人員的整體水平，并且進(jìn)行定期的多方面綜合考核，使其在相關(guān)管理工作過程中更加得心應(yīng)手[4]。

（三）優(yōu)化資料管理方式

鑒于不同的施工情況和環(huán)境可能存在差異，除了實(shí)體的相關(guān)資料檔案管理工作之外，對于資料管理還可以借用信息化技術(shù)來進(jìn)行管理，通過相關(guān)的軟件對資料檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理，減少相關(guān)的工作量，但是由于當(dāng)前工程建設(shè)的發(fā)展?fàn)顩r和行業(yè)信息化技術(shù)應(yīng)用，相關(guān)的管理工作不能完全向信息化管理中轉(zhuǎn)移，為確保資料的保存安全性，仍然需要開展相關(guān)的紙質(zhì)性工作，紙質(zhì)信息的登記與電腦中信息同步，例如施工人員工作天數(shù)、材料領(lǐng)用量，通過電腦能夠更好地統(tǒng)計(jì)。

（四）參數(shù)資料的編寫

參數(shù)資料包括：施工材料質(zhì)量報(bào)告參數(shù)、工程建筑實(shí)際參數(shù)等，相關(guān)參數(shù)的編寫要求十分嚴(yán)謹(jǐn)，需要制定相關(guān)的表格，數(shù)值確定和具體項(xiàng)目，表格中的內(nèi)容應(yīng)該嚴(yán)格按照相關(guān)市場準(zhǔn)入部門和監(jiān)管部門的要求進(jìn)行編制，同時(shí)進(jìn)行嚴(yán)格的編制，防止數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致在后面的竣工驗(yàn)收過程中出現(xiàn)相關(guān)失誤，造成返工和全過程再確認(rèn)等問題，加大工作量[5]。

三、結(jié)語

目前在建設(shè)施工工程當(dāng)中，相當(dāng)一部分企業(yè)對于資料檔案的管理不重視，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不足，在管理過程中不夠重視導(dǎo)致管理工作沒有落實(shí)，同時(shí)由于相關(guān)制度的不完善，導(dǎo)致整個(gè)資料檔案管理工作相比于其他管理工作處于一個(gè)尷尬的地位。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃海彥.淺析建筑工程資料管理常見問題及規(guī)范管理之措施工J].建材與裝飾，2018（51）：149-150.

[2]呂彩萍.建筑工程檔案資料管理中存在的問題與對策[J].住宅與房地產(chǎn)，2018（34）：104.

[3]趙欣.建筑工程施工技術(shù)資料管理中的問題及解決措施工J].綠色環(huán)保建材，2018（11）：155+158.

[4]趙瑩.醫(yī)療建筑工程施工資料管理現(xiàn)存問題及應(yīng)對措施探討[J].中國醫(yī)院建筑與裝備，2018，19（09）：89-90.

[5]倪源.建筑工程施工技術(shù)資料管理中的問題及解決措施工J].山西建筑，2018，44（08）：255-256.