基于辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性

范娜

摘要：了解自動化辦公對醫院檔案管理的重要意義，對醫院檔案管理辦公自動化有利于提高檔案的及時性與有效性、保障檔案的安全兩點必要性進行分析，提出了構建完善的檔案管理子系統、完善管理制度、提高檔案人員管理素質等可行性對策，有利于推動辦公環境實現自動化發展。

關鍵詞：辦公環境;自動化發展;檔案管理

隨著我國科技的進步和信息技術的普及應用，自動化逐漸成為新時代發展的主流，近幾年檔案管理方面備受關注，醫院檔案管理呈現出自動化和現代化趨勢，改變了傳統的信息化管理模式，對現代醫院醫療技術管理發展有重要意義，同時也能促進我國醫療事業科學高效發展。

一、醫院檔案管理自動化辦公的重要意義

自動化辦公總體來說就是借助高科技信息設備，運用計算機等設備媒介把各種信息進行高效精準的整合、傳遞和存儲的過程。醫院檔案管理實現自動化辦公，能夠改變傳統模式下的人為的分層次信息傳遞，對醫院的信息實現快速流動，加快辦公流程的同時，靈活儲存信息并確保信息的精準度，提高信息的準確性和真實性，保障了檔案管理的安全性，增強了檔案的可靠性和完整性。在提升辦公效率的同時，轉變為更為高效便捷的管理模式，徹底實現醫院無紙化辦公，符合我國走可持續發展的戰略路線，緊跟時代的步伐，對我國醫院檔案管理實現自動化辦公有重要意義。

二、醫院檔案管理辦公自動化的必要性

（一）提高工作效率

醫院檔案管理實現辦公自動化，能夠提高檔案的有效性和及時性，加快管理工作的工作效率。檔案信息管理存在著內容量多、信息量大、種類復雜多樣等情況，傳統的檔案管理手段是進行人為的信息統計，之后進行編碼、分類、入庫等一系列繁瑣工作，這種管理模式易出現統計錯誤、信息丟失或遺漏等問題出現，而自動化辦公能有效避免這些情況的出現，其原理是將醫院的檔案通過以數據的形式傳送至計算機中，形成電子檔案，存入互聯網總數據庫中，順便將數據自動進行分類整理[1]。

（二）保障檔案安全性

在當代科技信息化的影響下，自動化檔案與傳統意義上的紙質檔案相比，傳統紙質檔案對保存的環境要求較高，能夠影響紙質檔案質量一般有人為因素和環境因素兩種。人為可能出現折頁、不小心撕毀等誤差的出現，環境因素包括潮濕干燥、長時間保存導致紙張氧化或變形、自然災害等，都可以破壞其紙張本身的完整性。但是對于電子檔案來說，以上這些問題都能夠很好的避免，而且其安全系數更高，操作方式簡便，一般情況下保存期限更長，保存性能更完好，可在毫無壓力備份情況下進行簡單操作的多次分享或內容更改，在保障檔案安全性的同時，可減少醫院檔案管理人員儲存檔案的壓力，防止檔案丟失，加快醫護人員治療病患的速度，從而進一步促進醫療事業的發展。

三、醫院檔案管理辦公自動化的可行性對策

（一）構建檔案管理系統

在整個檔案自動化管理系統中，子系統是組建整個管理系統的重要組成部分，子系統的質量問題能夠影響到整個自動化辦公系統的有序進行和發展，在醫院檔案管理運用自動化辦公時，由于每天病患的人數日益增多，資料數據庫需要在保障安全的同時及時做好更新補充以及整理，與此同時，還可以運用信息技術與傳統管理模式相結合的方式，做好電子文檔的規整后，與紙質文檔進行相互整合，能夠在確認檔案信息準確的情況下提供雙重保證，時刻注意管理工作的高效性和全面性，確保管理文檔分類的正確性。想要實現醫院檔案管理自動化辦公，就必須加大對自動化辦公系統的資金投入，只有具備足夠的資金，才能建設自動化辦公系統，這也是保證能夠有效實施檔案管理運用和資料儲存的基礎。

（二）完善管理制度

目前醫院檔案管理還不能徹底實現全面自動化辦公，因為還沒有完善自動化相應的管理標準和管理制度。在自動化辦公環境中，應該對所有有關檔案的自動化設備進行定期檢查，對相關管理工作制定并不斷完善管理標準，在有明確流程和分工下進行系統化、整合化、高效能管理運作，其中包含檔案收集、檔案錄入、電子文檔上傳數據庫、檔案整理、檔案檢索等。這些流程在一定程度上保證了檔案管理的有效性、及時性和完整性。完善管理制度需要在符合國家相關部門規定的情況下，對檔案管理人員進行一定的責任分配明確行為，能夠使檔案管理逐漸規范統一。醫院檔案管理人員要積極配合，強化管理制度對醫院檔案自動化辦公的作用，進一步使醫院實現全面性自動化管理[2]。

（三）提高人員素養

醫護人員的專業素質是所有醫院專業人員所必須具備的思想核心，醫院檔案管理對實現辦公自動化非常重要，所以對管理人員的專業素養要求也成為人力資源引進的一個重點方面。

醫院需要定期對相關人員組織培訓工作，不斷為員工開拓學習平臺，積極以提高人員專業素養為主要目的，爭取早日實現建設自動化辦公。例如：武邑骨科醫院為全體醫務人員集中辦理了“繼續教育IC卡”，鼓勵醫務人員參加上級衛生部門舉辦的各類專業知識培訓;開展醫務人員、護理人員業務技能比賽，營造濃厚的學業務、講業務學習氛圍;采取“請進來”的方式，聘請知名專家進行培訓;鼓勵醫護人員通過自學、進修等形式進行在職、在崗學習等。

四、結論信息化技術的逐漸普及，讓醫院檔案管理早日實現辦公現代化成為迫切需求，根據構建管理系統、不斷完善管理機制、提高人員專業素養等可行性策略的提出，使我國醫院檔案管理實現辦公自動化更進了一步，在此基礎上提升了醫院的整體服務水平和醫療建設。

參考文獻：

[1]王偉柯.揮譖辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J].傳播力研究，2019，3（23）：297.

[2]陸春娜.辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性分析[J].辦公室業務，2019（01）：121+124.