淺析房地產檔案管理信息化的現實意義及對策

宋海蓉

摘要：隨著科學技術的發展，我國各行各業都在實際工作中引入了信息化技術，房地產檔案管理行業也不例外。房地產檔案管理是一個工作量巨大的工程，其所要收集的信息多種多樣，將房地產檔案進行信息化管理對提升房地產檔案的管理效率具有重要意義。文章具體闡述對房地產檔案信息化管理的重要意義，并對我國當今的檔案管理信息化提出可行的建議。

關鍵詞：房地產;檔案管理;信息化

對房地產檔案進行信息化管理有利于我們研究房地產行業的發展規律、彌補經營過程中的不足，從而為居民提供更好的服務。然而，我國處于將房地產檔案管理信息化的初級階段，如何將檔案管理與信息化技術深入融合還是一個重要難題。文章對房地產檔案管理信息化提出一些建議，希望能為解決檔案管理與信息化的融合問題做出貢獻。

一、房地產檔案管理信息化的現實意義

（一）維護產權人的合法權益

房地產檔案管理信息化有利于完整記錄產權人各項權利轉移的過程，減少法律糾紛。在國家機關對房地產行業的各項信息進行核查時，信息化的檔案調出速度更快、核查效率更高，這降低了核查過程出現錯誤的可能性，有利于保護產權人的合法權益。

（二）為解決房地產糾紛問題提供依據

信息化的檔案主要依靠網絡技術進行保存，在發生房地產糾紛的時候，相關部門只需要登錄檔案庫，將電子檔案發送到相應的申訴方的電子設備上即可。這與調動紙質檔案相比，不僅提升了檔案調動的效率，還提升整個過程的安全性。且電子檔案與紙質檔案不同，電子檔案的信息更新及時、記錄完整，作為解決糾紛依據比紙質檔案更加可靠。

（三）提升檔案杭風險的能力

紙質檔案的抗風險能力較低，各種風險主要出現在檔案更改和運輸中。紙質檔案更改中，由于缺乏標準化的錄入體系，整個過程很容易出現混亂，如登記者記錄格式錯誤、更改人更改的部分標注不明確等。電子檔案的應用則可以很好地解決這些問題，電子檔案登記的特點之一是標準化，由于特定輸入格式的限制，一旦錄入者錄入的信息不符合規范，系統便會提醒錄入者對格式進行修改。另外，檔案修改前，所有工作人員都必須登錄自己的個人賬號，這有利于落實檔案管理的責任，使得檔案的每一處修改都有跡可循，防止登記混亂的現象出現。紙質檔案的另一風險高發環節便是運輸環節，由于紙質檔案本身的特點，檔案在運輸過程中很容易受到破壞，且我國房地產的市場較大，房地產檔案的數量較多。在房地產行業發展較為迅速的地區，紙質檔案的運輸成本極高。電子檔案則可以很好地克服這些難題，電子檔案只占用電腦內存，且檔案的調動非常便捷，可以在很大程度上降低檔案的儲存與調動的成本。

（四）促進國家政策的實施

國家政策的制定和實施是以現實的情況為依據的，國家制定的房地產政策是否能夠從根本上解決問題，與其調查所使用的資料的真實性、可靠性有直接的關系。如果無法得到真實可靠的數據，政策就會失去實效性，失去宏觀調控的能力。對房地產檔案進行信息化管理，有利于有關部門調動資料并對我國房地產行業進行深入分析，從而制定符合我國房地產行業發展情況的政策。為了我國宏觀政策的順利實施，檔案管理方必須重視房地產檔案的管理，加快房地產檔案管理的信息化進程。

二、房地產檔案管理信息化的對策

（一）提升檔案建設基礎環節的工作質量

房地產檔案錄入前，相關負責人必須對各項數據的來源進行嚴格審查和篩選，只有保證數據的真實性，檔案的建立才有意義。因此，資料的收集方必須重視檔案數據收集這一基礎環節。由于電子檔案的建設對信息技術的要求較高，檔案管理方在檔案信息化建設前，必須對所使用的信息技術進行嚴格審查，防止檔案信息泄露。檔案建設方還應該搭建可靠的信息管理與查詢平臺，并對來自不同地區的檔案進行分類、分級管理，防止檔案登記出現混亂。在登記過程中，管理方必須加強對工作人員的監督，要加強對工作人員的監督，就必須將責任落實到個人，管理方在正式進行檔案錄入工作前，應當給每一員工分配獨一無二的工號，所有的工作人員都必須做到先登記、后工作，如此才能防止無人擔責的問題出現。

（二）重視保存雙套檔案的工作

雙套檔案指的是電子檔案與紙質檔案，雖然電子檔案給檔案登記工作帶來了諸多便利，但依然不能放松對紙質檔案的管理。紙質檔案的管理對一些經濟不發達、網絡不發達的地區的房地產行業發展影響較大。管理方應當保證紙質檔案與電子檔案記錄的信息內容完全符合，同時，管理方應當對紙質檔案進行及時更新，在保管的過程中管理方應當注意氣候變化等因素對紙質檔案的影響，防止檔案信息模糊等現象的出現。

（三）重視檔案管理信息化專業人才的培養

信息化時代對檔案管理的工作人員提出了更高的要求，管理方應當對工作人員進行多方面的培訓，提升工作人員的綜合素質以適應信息化時代的更高要求。在信息化時代，不法人員竊取信息的成本大大降低，管理方應當加強對工作人員的道德素質教育，加深工作人員對檔案管理這一工作的理解，從而降低信息泄漏的風險。除了專業培訓，管理方還可以舉辦檔案管理行業的人才交流會，為工作人員學習先進的檔案管理經驗創造條件。管理方還應當大力引進信息技術領域的技術人才對檔案管理信息化系統進行優化，一方面，管理方要重視提升檢索系統的檢索效率、簡化系統檢索信息的流程;另一方面，管理方要加強信息系統的安全性，防止出現黑客入侵導致信息泄漏、數據丟失等問題。

（四）完善我國與檔案管理有關的法律制度

檔案管理信息化在我國還是一個新興產物，我國房地產檔案管理行業還在不斷探討將檔案管理與信息化深度融合的方法，這個過程充滿了各種不確定因素，要克服這些不確定因素帶來的負面影響，必須完善相關法律。只有完善檔案管理的相關法律，我國檔案管理的相關部門在遇到糾紛時才能夠有法可循。管理方應當不斷總結檔案管理中可能出現的問題，通過合理的方式向有關部門反應這些問題，促進法律的進一步完善。

三、結束語

房地產檔案管理的信息化是無法一蹴而就的，這個過程需要各個部門的協同合作。檔案信息管理系統的建設也需要一個漫長的過程，在這個過程中，建設方應當將信息安全放在第一位，只有保障了信息安全，檔案管理信息化才有堅實的保障，才能真正獲得人民的支持與信任。

參考文獻：

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