淺議人事檔案管理信息化建設(shè)

趙春琪 杜勝禾

摘要：當(dāng)前企業(yè)事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理下面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)壓力較大，人才作為市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行信息化建設(shè)，能夠提高人事檔案管理效率與信息價(jià)值的挖掘。下面文章就對(duì)人事檔案管理問(wèn)題與信息化建設(shè)策略展開探討。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;信息化;檔案信息

人事檔案是對(duì)勞動(dòng)者身份、學(xué)歷、資歷、主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等各方面的情況的記錄，是人力資源管理中形成的材料，是人員就業(yè)、晉升的重要參考。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”和大數(shù)據(jù)的迅猛發(fā)展，信息化是社會(huì)發(fā)展的必然要求，在這樣的背景下，人事檔案管理必然面臨信息化。

一、人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

第一，人事檔案管理信息化建設(shè)工作的開展使得檔案管理變得更加科學(xué)化和高效化，檔案信息的收集、分析、歸檔和利用都在計(jì)算機(jī)上完成，大大減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，提高了他們的工作效率，這是新時(shí)期企業(yè)人事檔案管理工作的必然要求，檔案利用狀況不佳的情況也會(huì)得到改善，能夠讓企業(yè)管理決策更加有的放矢。第二，傳統(tǒng)人事檔案管理方式是以紙質(zhì)為載體，檔案資料遭到損壞的情況屢見不鮮，很多重要的檔案信息丟失，企業(yè)人事管理工作也將缺少可靠依據(jù)。通過(guò)加強(qiáng)信息化建設(shè)，顯著增強(qiáng)了檔案保管的安全性，避免了重要信息的遺失，使得檔案的利用率相對(duì)更高，企業(yè)人事管理也將朝著現(xiàn)代化、智能化的方向大幅邁進(jìn)。第三，伴隨著企業(yè)的發(fā)展會(huì)生成海量的信息，只有利用信息技術(shù)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，才能實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的將信息予以收集和整理，從而充分展現(xiàn)了人事檔案信息化管理的效力。第四，采用信息化管理模式開展人事檔案管理工作對(duì)于檔案信息的每一次修改都能做到有跡可循，檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性都能得到良好保證，而運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還能達(dá)成與員工之間的有效溝通，了解員工的真實(shí)需求，構(gòu)建了和諧的勞務(wù)關(guān)系，增強(qiáng)了員工對(duì)企業(yè)的歸屬感，企業(yè)的凝聚力更強(qiáng)，其發(fā)展勢(shì)頭將會(huì)一片大好。

二、人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

首先是信息化建設(shè)問(wèn)題。人事檔案的人、財(cái)、物投入不夠充分，嚴(yán)重阻礙了人事檔案信息化的發(fā)展。一方面，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，人事檔案的信息管理系統(tǒng)得不到采用，計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)無(wú)法在人事檔案管理中得到運(yùn)用。另一方面，人事檔案管理者的綜合素質(zhì)不高，只會(huì)在計(jì)算機(jī)上簡(jiǎn)單的輸入姓名、目錄，其他的工作程序只會(huì)手工操作，這些都阻礙了信息化的實(shí)現(xiàn)。加之，相關(guān)工作人員尚未掌握網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)的具體知識(shí)，在工作中可能加大人事檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。其次是體制機(jī)制問(wèn)題。國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容的形成者比較廣泛，該歸入人事檔案的材料收集不齊全的情況較普遍。同時(shí)，相關(guān)的人事檔案管理法并未進(jìn)行定期完善和修正，一些法律法規(guī)難以符合目前的管理現(xiàn)狀，缺乏針對(duì)性、科學(xué)性和具體性，難以發(fā)揮指導(dǎo)和說(shuō)明的作用。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）健全制度，統(tǒng)一業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

目前我國(guó)的人事檔案管理方式各地都不一樣，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，我們要從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新人事檔案信息化管理的理念，建立科學(xué)的信息化管理系統(tǒng)，完善動(dòng)態(tài)的人事檔案管理制度。首先，應(yīng)制定檔案信息化管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案管理人員崗位職責(zé)和要求;其次，應(yīng)加強(qiáng)信息化檢索的理念引導(dǎo)，引導(dǎo)人事檔案管理工作逐步朝數(shù)字化、現(xiàn)代化、質(zhì)量化方向發(fā)展;再次，實(shí)行動(dòng)態(tài)的檔案管理制度，人是在不斷變動(dòng)的，履歷也需要不斷更新，只有及時(shí)更新信息才能充分發(fā)揮人事檔案的作用。

（二）擴(kuò)大資料收集范圍以豐富信息化檔案管理內(nèi)容

相較于紙質(zhì)檔案管理，信息化的人事檔案管理優(yōu)勢(shì)較為突出。例如，無(wú)需較大空間便可完好保存音頻資料和視頻資料，使得人事檔案管理在內(nèi)容上不斷豐富。因此，新環(huán)境下單位或企業(yè)人事檔案信息化建設(shè)需投入大量人力、物力，系統(tǒng)掃描傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案完成相關(guān)錄入工作，確保對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的共同儲(chǔ)存。此外，還需錄入人事檔案中相關(guān)人員的著作內(nèi)容、形體特征、科研蒸鍋等資料，建立一份相對(duì)全面生動(dòng)的人事檔案，做好后期人才儲(chǔ)備工作。

（三）高效應(yīng)用人事檔案

職工的人事檔案如果長(zhǎng)期處于人檔分離的狀態(tài)不僅有人事檔案實(shí)體的安全隱患，還不利于人事檔案材料的完善，使人事檔案不能發(fā)揮國(guó)企人力資源管理中的憑證作用。第一，及時(shí)收集人事信息并整理;第二，及時(shí)更新信息數(shù)據(jù)并匯總。在收集信息過(guò)程中，管理人員要將其依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，如可以依據(jù)姓氏或號(hào)碼進(jìn)行分類，也可以依據(jù)人員所處的崗位進(jìn)行分類，并據(jù)此建設(shè)電子檔案，主要內(nèi)容有人員的學(xué)歷情況、崗位情況、獎(jiǎng)懲情況等，需要使用檔案材料時(shí)可以一起調(diào)出，得到人員的系統(tǒng)性評(píng)價(jià)。保證國(guó)有企業(yè)干部培訓(xùn)定期化和定量化，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以溝通、管理和思維創(chuàng)新為主。個(gè)人認(rèn)為溝通在企業(yè)管理中起著決定性的作用，一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)具備良好的談話技巧，善于溝通，調(diào)動(dòng)員工的積極性。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，加大培訓(xùn)力度

第一，加強(qiáng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍建設(shè)，以做好團(tuán)隊(duì)的整體引導(dǎo)，同時(shí)通過(guò)引進(jìn)或培養(yǎng)的方法培養(yǎng)一批懂檔案管理、懂信息化建設(shè)的管理團(tuán)隊(duì)。第二，加大培訓(xùn)力度，對(duì)檔案管理人員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，推行持證上崗，用專業(yè)的業(yè)務(wù)人員和業(yè)務(wù)素質(zhì)保證人事檔案信息化工作的開展;第三，引進(jìn)專業(yè)的系統(tǒng)管理人員。人事檔案管理系統(tǒng)是非常專業(yè)的軟硬件系統(tǒng)，其不僅要有普通軟件的統(tǒng)計(jì)、分析功能，還必須有極強(qiáng)的保密功能，因此必須要配置專業(yè)的系統(tǒng)管理人員進(jìn)行管理，專業(yè)進(jìn)行信息化研發(fā)、進(jìn)行安全管理、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)。

（五）注重檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建需要有局域網(wǎng)作為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)部門可以根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求提供輔助軟件，還要設(shè)置人事檔案信息管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，安排專業(yè)負(fù)責(zé)管理事宜。管理員和安全員要共同管理該系統(tǒng)，彼此之間相互監(jiān)督，管理日志由網(wǎng)絡(luò)工程師管理，其他人員不能隨意修改。此舉給人事檔案管理工作帶來(lái)了諸多的好處，能及時(shí)提供干部信息，進(jìn)行干部工資管理，構(gòu)建了較為完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，大大提高了干部人事工作及人事檔案管理工作的效率，為企業(yè)人事決策提供了重要的參考。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是社會(huì)必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，必須隨著社會(huì)大環(huán)境的變化而不斷創(chuàng)新改革，盡可能地將網(wǎng)絡(luò)信息化與人事檔案管理做到完美融合，不斷提升人事檔案管理的信息化水平，確保信息的安全性和真實(shí)性，增強(qiáng)人事檔案管理的綜合水平。

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