分析檔案管理工作的重要性

張陽陽

摘要：在企業中，檔案是非常重要的，其是以圖片、文字等形式記錄的企業在生產經營活動中的數據。在新時代背景下，對于企業檔案管理工作提出了更高的要求。下文針對檔案管理工作的重要性進行深入分析，并提出提升檔案管理工作質量的措施，希望可以提升企業整體管理質量，促進企業長期穩定發展。

關鍵詞：檔案管理;企業;重要性

在企業管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分內容。檔案管理工作主要是對企業原始資料進行收集整理保存，具有較強原則性和密集性的特點。在激烈的市場競爭中，企業能否獲得健康穩定的發展，和檔案管理工作之間存在緊密的聯系。傳統的檔案管理模式已經無法滿足企業的發展需求，因此在實際工作中，檔案管理人員應給與檔案管理工作足夠的重視，并結合實際情況，通過科學合理的手段，做好檔案管理工作，提升管理質量和水平，使檔案可以充分發揮出自身的作用，更好的服務于企業經營發展。

一、檔案管理工作的重要性

第一，檔案管理工作有助于提升企業整體管理水平。企業在經營發展過程中會產生一些歷史資料，如企業業績成果等，這些資料會被記錄到檔案中。因此，為了對這些歷史資料進行有效查詢，需要加強檔案管理工作。這樣才可以使企業工作人員對企業發展情況進行深入了解，使其可以更好的服務企業，進而促進企業更好的發展[1]。第二，檔案資料可以對企業各項活動進行真實準確的反應，企業領導層在決策時可以以檔案資料為依據，具有輔助作用。企業領導層可以通過對檔案記錄進行分析研究，總結過去的工作，對其中存在的不足進行及時發現，并借鑒以往經驗和結合企業發展現狀，對更加科學合理的發展規劃進行制定。與此同時，加強檔案管理工作，可以給予各個部門更好的服務，使各個部門可以有序的開展業務活動。第三，檔案管理工作可以使企業文化變得更加豐富。企業的經營發展和企業文化建設之間存在緊密的聯系，在檔案管理工作中可以對企業文化形成的過程進行精準記錄，使其可以在長時間的傳承發展中不會流失和倒退，保持企業的發展生命力。因此，企業檔案管理工作是非常重要。

二、檔案管理工作存在的問題

第一，管理意識有待提升。現階段，隨著我國社會經濟不斷發展，部分企業為了提升自身的管理水平，開始組建了檔案管理隊伍，負責對企業文件進行整理歸納錄入。但是在實際工作中，部分管理人員沒有意識到檔案管理的重要性，以至于無法有效整理歸檔文件資料，出現信息資料丟失的情況，嚴重影響到企業的發展[2]。第二，在新時代背景下，企業檔案的內容和形式也逐漸向著多樣化的趨勢發展，在該形勢下仍然有部分企業利用傳統的檔案管理工作模式，這給檔案管理人員帶來了一定的工作難度。部分企業雖然已經利用了計算機來進行檔案管理的，但是并沒有配置相應的專業人員，進而大大降低了檔案管理工作質量。第三，檔案管理人員素養有待提升。在實際管理工作中，部分檔案管理工作人員的工作能力相對較低，并且由于薪酬福利待遇等問題，檔案管理工作人員的流動性較大，這也在一定程度上影響到檔案管理質量的提升。

三、加強檔案管理工作的策略

（一）提升檔案管理意識

在新時代背景下，想要有效提升檔案管理工作質量，企業需要不斷提升檔案管理意識。在實際工作中，企業需要意識到檔案管理工作的重要性，特別是檔案管理人員要積極主動的走出對檔案管理工作的認識誤區，提升自身的管理意識。與此同時，還需要對自身的管理理念進行創新，對檔案管理知識進行積極主動學習，提升自身的服務水平[3]。此外，企業可以結合自身的發展特點，組建專業的檔案管理隊伍，進而保證可以及時準確的歸檔整理檔案資料，提升檔案管理工作現代性和規范性。企業可以根據責任劃分，組建不同的檔案管理小組，如檔案收集小組、檔案修復小組、檔案借閱小組等。

（二）注重文件資料整理歸檔工作

在企業檔案管理工作中，文件資料的整理歸檔是非常重要的內容。因此，檔案管理人員需要注重文件資料整理歸檔工作。首先，需要篩選所有收集的文件資料。其次，針對甄選出來的文件資料，要進行及時歸檔保存;針對沒有價值的文件資料，需要及時進行銷毀。最后，針對具有價值的文件資料，需要進行重點保存，并且還需要移交給相關部門進行電子備份工作，以防文件資料丟失，給企業造成嚴重的經濟損失。此外，需要制定規定性的文件，對檔案資料的移交時間、移交方式、移交資料進行明確，并且需要做好電子版檔案移交登記工作，為后續的查詢和使用工作提供便利。

（三）對檔案信息資源進行共享

在信息時代背景下，企業檔案管理工作應加強信息化建設。在該過程中，企業需要注意結合自身的發展特點，共享檔案資源。首先，企業可以創建規范化的信息系統，提供給相關人員檢索數據，并對查詢信息權限進行設置[4]。其次，企業應對網絡信息技術支持進行強化，在硬件、軟件方面加大投入，進而提供給信息資源共享良好的網絡環境。最后，需要注重資源共享系統的安全管理，以防檔案信息被泄露和竊取。

（四）對檔案利用水平進行提升

在新時代背景下，對于企業檔案管理利用工作提出了更高的要求。檔案管理人員需要具備新的理念，堅持創新性原則，對檔案服務模式進行轉變，進而對檔案利用者的需求進行滿足。首先，為了方便檔案利用，可以編制專題目錄、概要、索引、指南等手工檢索工具。在編制過程中可以根據國家統一標準實施，進而實現一體化利用[5]。其次，檔案管理人員應對信息化管理知識和技能進行熟練掌握，進而提升檔案管理信息化水平。通過互聯網創建企業檔案信息網站，對企業進行宣傳，通過網站優勢，提升檔案信息資源的利用率，拓展企業檔案服務渠道。最后，檔案管理人員應對檔案翻閱率進行及時掌握，針對具有較高利用率且具有重要參考價值的紙質檔案，可以優先利用錄入、掃描的形式把其轉變成為數字化檔案，創建完善的檔案數據庫，利用網絡提供給各個部門檔案服務。

（五）提開檔案管理人員綜合素質

首先，在招聘環節中，可以對人才招聘渠道進行拓寬，提升人才準入門檻，盡可能在招聘環節中招聘到具有較高綜合素質的檔案管理人才。其次，企業應定期進行培訓教育活動，培訓教育內容包括檔案管理知識、信息化管理技能操作、思想道德教育等。通過培訓教育的手段，對檔案管理人員工作能力和素養進行提升。最后，企業可以和當地高等院校進行合作，通過專業化教育，培養符合企業發展的現代化檔案管理人才，進而有效提升檔案管理工作水平。

四、結束語

總而言之，在新時代背景下，企業檔案管理工作是非常重要的，其不僅影響著企業整體管理水平，并且還影響著企業未來發展。但是，現階段，由于受到多種因素的影響，部分企業沒有給予檔案管理工作足夠的重視，導致檔案管理工作效果不夠理想。想要有效解決該問題，在實際工作中企業應轉變自身的思想，給予檔案管理足夠的重視。與此同時，檔案管理人員應結合實際情況，通過科學合理的手段，加強檔案管理工作力度，從多個方面入手，提升檔案管理工作水平和效果，進而促進企業長期穩定發展。

參考文獻：

[1]張寶瑩.新形勢下做好企業檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案，2019（02）：56.

[2]沈皓.企業檔案管理對企業標準化工作的意義初析[J].辦公室業務，2018（09）：97.

[3]王星.企業檔案管理工作的重要性分析[J].企業改革與管理，2018（08）：23+84.

[4]謝秀麗·關于提升企業檔案管理工作質量的思考[J].當代經濟，2018（06）：114-116.

[5]段竹芳.淺談新時期企業檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2018（03）：97+100.