數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化探討

燕麗

摘要：數(shù)字化檔案管理是指使用現(xiàn)代科學技術(shù)對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法進行效率上的改進，事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的合理應(yīng)用，對于人民的生活質(zhì)量來說是一種質(zhì)的飛躍。因此，在信息技術(shù)發(fā)展欠完善之際，如何優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理，成為現(xiàn)在應(yīng)重點研究的問題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化背景;事業(yè)單位;會計檔案;管理

一、數(shù)字化背景下檔案管理工作的特點

隨著社會上數(shù)字化技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的工作和技術(shù)都逐漸采用了數(shù)字化的方式開展，進而使得信息化成為了當今社會發(fā)展的主旋律。對于信息化背景下的事業(yè)單位會計檔案管理工作的實施中我們可以看出，它具有智能化、特殊化和高效率等的主要特征。檔案工作的進行可以按照信息化技術(shù)來自動生成精準的電子檔案信息，并對它進行智能化管理。利用信息化管理檔案也可以具有高效和共享的特點，會計檔案數(shù)字化的管理能夠做到快速的檢索和歸檔，使查詢管理工作更加的方便。當然，信息化背景下事業(yè)單位的會計檔案管理的順利開展也是需要專業(yè)的計算機以及信息化的工作人員，因為它具有會計檔案的資源共享的特點，所以對于信息化的防盜功能的要求較高。又因為處在信息化的背景下，信息化管理的開展受制于軟硬件設(shè)施的配置，這就要求單位領(lǐng)導要重視軟硬件設(shè)施的建設(shè)工作，讓會計檔案相關(guān)人員將工作崗位由核算向管理進行轉(zhuǎn)變。

二、當前事業(yè)單位檔案化管理存在的問題

（一）信息安全的問題

會計檔案在數(shù)字化的背景下運行，雖然極大的提高了會計檔案信息量，提高會計信息的傳輸效率，可以更好的節(jié)約會計檔案占用的存儲空間。但量，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下可能導致會計檔案信息的泄露隱患。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境進一步突出了事業(yè)單位用于會計檔案管理的軟硬件方面的不足，嚴重的影響會計檔案的真實性，容易導致會計信息失真的問題。還有的事業(yè)單位會計檔案信息存儲的硬件不過關(guān)，系統(tǒng)在運行過程中容易發(fā)生卡頓和癱瘓的現(xiàn)象。因文件傳輸格式、版本更新方面的問題常常導致會計檔案管理系統(tǒng)無法正常的工作。數(shù)字化會計檔案管理還需要大量維護，強調(diào)建立有效的維護機制，加大電子材料的維護有效性，更好的消除會計檔案管理中的問題。

（二）過渡時期

對于會計檔案管理來說，由傳統(tǒng)的管理模式進入到數(shù)字化管理模式當中，勢必會需要一個過渡期。但由于傳統(tǒng)的管理模式存在時間較長，給工作人員帶來的印象比較深，短時間內(nèi)從舊模式改為新模式，可能對于工作來說并不很容易上手，對工作人員也提出了相當高的要求。不管是工作思維還是工作方式，工作人員可能都需要一段長時間的適應(yīng)期，來適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化所帶來的改變。

（三）管理問題

數(shù)字化會計檔案管理工作中，管理不到位是一個突出問題，對檔案管理效果產(chǎn)生了一定的影響。其主要體現(xiàn)在：第一，事業(yè)單位工作中，受到不同因素的限制與影響，事業(yè)單位會計在管理部門的系統(tǒng)化、專業(yè)化方面存在一定不足，專業(yè)檔案管理人員不足，更多的是安排業(yè)余、兼職人員負責檔案管理工作，實際工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)不規(guī)范的管理行為。第二，工作制度方面存在一定的滯后情況。會計檔案管理制度中，對于檔案的規(guī)范、移交及整理等工作存在規(guī)定不具體、不明確的情況，導致具體工作存在缺少依據(jù)的問題。第三，存在數(shù)據(jù)冗繁情況，這與檔案數(shù)據(jù)的隨意操作、篡改有關(guān)系，使得檔案信息與實際情況不符，工作效率低下。檔案管理工作也存在不到位的情況，沒有及時更新信息內(nèi)容，影響了檔案數(shù)據(jù)的權(quán)威性、有效性。

三、數(shù)字化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作的優(yōu)化思考

（一）建設(shè)一支高素質(zhì)的事業(yè)單位會計檔案管理人才隊伍

我國強調(diào)人才強國戰(zhàn)略，人才是一切競爭力的基礎(chǔ)力量，因此，為了信息化背景下事業(yè)單位會計檔案發(fā)揮更大的作用，建設(shè)一支高素質(zhì)的會計檔案管理人才隊伍勢在必行。這只高素質(zhì)的人才隊伍不僅要提高能力，在思想上也必須加強建設(shè)。認識反作用于實踐，思想意識、思想覺悟?qū)μ岣邫n案管理的技能有著促進作用。這就需要通過參過學習、思想教育、學習社會主義核心價值觀等形式提高從業(yè)人員對自己崗位的熱愛和奉獻意識，樹立嚴于律已、敬業(yè)奉獻的觀念。

（二）確保會計檔案的質(zhì)量

我們通過計算機軟件對會計檔案進行歸檔和管理的目的在于為之后的檔案查找提供更多的方便，所以我們在對會計檔案進行歸檔之前，要確保會計檔案的質(zhì)量是合規(guī)的。第一要保證會計檔案的真實性，確保文件是原始的版本;第二對于會計檔案的內(nèi)容是否完整要進行審核，只有這樣歸檔的會計檔案才能為之后的工作提供幫助;第三要確保會計檔案的安全性，避免文件因為感染病毒造成所有電子檔案的丟失。還要對所有的電子檔案做好數(shù)據(jù)備份，避免因突發(fā)情況出現(xiàn)造成文件丟失造成工作上的不便。

（三）優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理軟件功能

在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，要對于相關(guān)的會計檔案管理軟件的功能進行全面優(yōu)化，使得事業(yè)單位的會計檔案管理工作更加的符合會計檔案信息化應(yīng)用標準和規(guī)范，加大對于信息化背景下，事業(yè)單位的會計檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用力度，使得事業(yè)單位的會計檔案管理軟件更加的符合當前會計檔案管理所需要的軟件平臺，同時也要保證相關(guān)的軟件具有一定的可擴展性，對于以后的會計檔案管理職能調(diào)整能夠及時做好相應(yīng)的檔案整合和信息管理工作。

四、結(jié)語

總而言之，在社會的不斷發(fā)展和進步下，對事業(yè)單位會計檔案管理工作展開信息化管理的意義十分重大。事業(yè)單位應(yīng)對會計檔案管理工作的相關(guān)制度予以完善，促進管理人員工作效率的提高。在信息化背景下對會計檔案進行管理，實現(xiàn)了資源共享，使檔案的真實性得到了保障。會計檔案信息化管理也方便了事業(yè)單位的后勤、管理、科研和行政等部門工作的良好開展。在我國國民經(jīng)濟中事業(yè)單位占據(jù)著極為重要的位置，順利有改善事業(yè)單位會計檔案管理工作，對社會的進步以及國家的發(fā)展極為有利。

參考文獻：

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