施工企業(yè)采購與付款環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的幾點思考

袁潤民

摘要：眾所周知，如果將各項職能都交給某一個部門或某一個人去執(zhí)行，而沒有必要的授權(quán)批準(zhǔn)和審核，在效率上可能會很高，但由此產(chǎn)生的風(fēng)險也會急劇上升。因此，為了防止一些重大風(fēng)險給企業(yè)帶來災(zāi)難性損失，在一定程度的適當(dāng)犧牲效率是控制重大風(fēng)險所必須付出的成本。

施工企業(yè)內(nèi)部控制細(xì)分為企業(yè)組織架構(gòu)環(huán)節(jié)、招投標(biāo)環(huán)節(jié)、分包管理、合同管理、生產(chǎn)成本管理、采購與付款環(huán)節(jié)、竣工驗收環(huán)節(jié)、稅務(wù)管理、財務(wù)報表報送等環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè);采購;付款;內(nèi)部控制

一、采購活動中的主要風(fēng)險

1采購，是指購買物資、接受勞務(wù)及支付款項的相關(guān)活動。采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致生產(chǎn)停滯或資源浪費。

2.供應(yīng)商選擇不當(dāng)，采購方式不合理，招標(biāo)或定價機制不科學(xué)，授權(quán)審批不規(guī)范，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。

3.采購驗收不規(guī)范，付款審核不嚴(yán)，可能導(dǎo)致采購物資、資金損失或信用受損。

二、付款環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險

1.付款審核不嚴(yán)格、付款方式不恰當(dāng)、付款金額控制不嚴(yán)，可能導(dǎo)致企業(yè)資金損失或信用損失。

2.對退貨行為不規(guī)范，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)生財務(wù)損失。

三、施工企業(yè)在采購與付款環(huán)節(jié)管理上要做到以下幾點

1.組建工程項目部，成立項目領(lǐng)導(dǎo)班子集體決策項目管理事項。配齊各職能部門及相關(guān)工作人員。

2.在公司企業(yè)管理制度下，制定公司《項目管理制度》。施工企業(yè)公司管理以項目管理為中心，項目管理以財務(wù)管理為中心，財務(wù)管理以資金管理為中心，資金管理以成本管理為中心，成本管理以合同管理為中心。

3.在《項目管理制度》下，制定《物資管理規(guī)定》和《項目財務(wù)管理制度》。上述二個制度必須做到無縫對接。

四、采購流程如下

1.項目開工前，工程管理部（或其他相關(guān)管理部門）制定《項目物資需求總匯表》。根據(jù)投標(biāo)文件及承包合同列明開工至竣工所有主要材料、輔助材料、周轉(zhuǎn)材料等。

2.開工后，工程管理部根據(jù)《項目物資需求總匯表》，依據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度編制《工程物資需求計劃表》。列明具體物資，包括物資品名、規(guī)格和型號、計量單位、數(shù)量、施工部位、材料進(jìn)場日期。《工程物資需求計劃表》至少提前一周報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

3.物資采購部收到《工程物資需求計劃表》后，首先核實庫存情況，在無庫存、庫存不足情況下，編制《物資采購計劃表》。經(jīng)批準(zhǔn)后開始采購工作。

4.物資部門首先在公司合格供應(yīng)商名錄里挑選供應(yīng)商。供應(yīng)商名錄滿足不了需要再從外部尋找供應(yīng)商，但無論如何詢價過程是必經(jīng)的。至少要貨比三家。

5.尋找到中意的供應(yīng)商后，要與供應(yīng)商接觸，根據(jù)物資金額大小分別按招標(biāo)和議標(biāo)處理。經(jīng)過招投標(biāo)選中供應(yīng)商后，要有專人草擬物資采購合同。經(jīng)過項目各職能部門會簽后上報公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。

6.合同管理是采購與付款環(huán)節(jié)的重點。根據(jù)重要性原則，確定采購業(yè)務(wù)必須簽訂采購合同的量化標(biāo)準(zhǔn)。從單筆采購金額和物資采購次數(shù)上進(jìn)行量化標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。如可設(shè)置物資采購金額50000元（注：金額可結(jié)合企業(yè)實際情況確定）以上必須簽訂采購合同。

五、物資部門做好物資收發(fā)

1.合理配置物資部管理人員，物資部負(fù)責(zé)人、材料員、收料員、庫管員等，并且明確各崗位職責(zé)。并且，公司要對物資部負(fù)責(zé)人、材料員、收料員、庫管員等進(jìn)行專門技術(shù)培訓(xùn)。

2.供應(yīng)商物資進(jìn)入施工現(xiàn)場后，要安排專人進(jìn)行物資收料。收料員要經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)考核合格后才能上崗。公司制定《物資驗收指南》，收料員收料必須依據(jù)《物資驗收指南》驗收物資。收料時，必須有二名收料員共同收料，填寫《收料單》。同時，關(guān)注供應(yīng)商是否提供發(fā)貨單、質(zhì)量保證書、質(zhì)量檢測報告等。根據(jù)內(nèi)部牽制原則，收料員不得辦理物資付款業(yè)務(wù)。

3.收料方法分為過磅和理論換算等多種方法。收料環(huán)節(jié)需要主要的是不能只關(guān)注品種、規(guī)格型號、實收數(shù)量。還要擁有專業(yè)技術(shù)去檢查物資質(zhì)量是否合格。對供應(yīng)商摻假行為識別后扣減實收數(shù)量。

4.材料碼放必須整齊、標(biāo)準(zhǔn)。各種消耗材料、周轉(zhuǎn)材料必須在堆放區(qū)附上“材料標(biāo)識”，詳細(xì)注明材料品名、規(guī)格型號、產(chǎn)地、使用部位、檢驗狀態(tài)、報告編號等。各個類型材料碼放區(qū)按“材料區(qū)”“加工區(qū)”“半成品區(qū)”劃分。之所以這樣細(xì)分是為了期末盤存。“加工區(qū)”“半成品區(qū)”的邊角料、半成品均不參與盤存，成本含在會計人員賬簿記錄的工程成本里。

5.收料員每天及時將收料單送給庫管員。庫管員填寫點收單。點收單一式三份。一聯(lián)交給材料員、一聯(lián)交給財務(wù)記賬、一聯(lián)留存。庫管員每天必須及時登記物資采購明細(xì)賬、材料收發(fā)存明細(xì)表。月底，物資部臺賬與財務(wù)部物資記載金額進(jìn)行核對。

6.堅持物資消耗領(lǐng)料制度。杜絕以采購成本代替消耗成本。各班組領(lǐng)料時，必須在領(lǐng)料單上注明領(lǐng)料人、領(lǐng)料單位負(fù)責(zé)人、施工部位等。保證材料發(fā)出后的質(zhì)量追溯性。

7.月末，庫管員與供應(yīng)商對賬。對賬相符后，供應(yīng)商按照合同約定開具增值稅發(fā)票。物資管理部將增值稅發(fā)票、點收單等憑據(jù)交給財務(wù)入賬。未取得發(fā)票的點收單屬于預(yù)點收。預(yù)點收單交給財務(wù)部門做暫估處理。

六、財務(wù)付款環(huán)節(jié)

1.不允許預(yù)付貨款，除非合同另有約定。

2.所有支付供應(yīng)商的款項都必須取得發(fā)票。

3.特殊情況下，在沒有取得發(fā)票情況下需要支付款項，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以支付，但是只能支付給供應(yīng)商單位銀行賬戶。并且，財務(wù)部在未取得發(fā)票情況下支付的款項計入項目部材料員個人其他應(yīng)收款下，督促其盡快催促供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。時間限定在三個月內(nèi)。

4.勞務(wù)分包為清包工時，領(lǐng)用發(fā)包方提供材料。對勞務(wù)分包方應(yīng)實行限額領(lǐng)料。超標(biāo)領(lǐng)用下，財務(wù)部根據(jù)項目部扣款通知書做相應(yīng)賬務(wù)處理。

5.按合同約定應(yīng)由分包方提供的材料因故從發(fā)包方處領(lǐng)用，分包計量不做核減情況下，財務(wù)部根據(jù)項目部扣款通知書做相應(yīng)賬務(wù)處理。

6.每月期末，各個項目部將下月用款計劃上報公司。資金計劃與實際支付誤差控制在20%以內(nèi)。

7.付款時，材料員經(jīng)辦、物資管理部負(fù)責(zé)人簽字、各職能部門負(fù)責(zé)人簽字后、項目負(fù)責(zé)審批。實行資金集中管控的公司，需要公司各職能部門負(fù)責(zé)、總經(jīng)理簽字后方可支付。

綜上所述，為了加強施工企業(yè)在新形勢采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，要做到：1.管理制度化;2.制度流程化;3.流程崗位化;4.崗位職責(zé)化;5.職責(zé)表單化;6.表單信息化;7.信息權(quán)限化;8.權(quán)限在線化;9.在線智能化。