化工企業檔案管理存在的問題及創新思路

賀婧

關鍵詞：化工企業;檔案管理;存在的問題;創新思路

對檔案進行高質量、高水平的管理，是當前保證化工企業穩定發展的重要手段之一。面對繁雜的檔案，對其進行分類、整理最后儲存，是化工企業檔案管理工作的主要流程。在這些環節工作進展過程中，無論是哪個環節或者是細節出現疏忽，就有可能釀成大禍。檔案是化工企業總結成功經驗、失敗原因的重要依據，同時也是化工企業制定適合自身發展戰略性方案的重要參考依據。因此，化工企業在檔案管理工作進展過程中，需要不斷尋找自身問題，并及時制定創新的改進思路，從而為化工企業的穩定、健康發展奠定堅實基礎。

1 化工企業檔案管理工作中存在的問題

1.1 淡薄的檔案管理意識

淡薄的檔案管理意識是當前化工企業檔案管理工作進行中的主要問題，不僅會導致檔案管理人員怠慢檔案管理工作，同時還會使檔案管理人員意識不到檔案工作對化工企業經濟發展的重要程度，從而導致檔案管理工作中諸多問題的出現[1]。另外，化工企業檔案管理工作進展過程中，有些管理人員對檔案工作沒有充分的認識，同時企業也缺乏相應的監督檢查機構，最終導致化工企業檔案管理工作的實際質量及效率與理想狀態嚴重不符，嚴重限制了化工企業的經濟發展。

1.2 不完善的檔案管理機制

不完善的檔案管理機制，檔案人員在檔案管理工作中沒有規范的工作要求，最終導致檔案管理人員隨意工作。由于每位檔案管理人員的工作風格不同，很容易導致檔案出現錯誤的分類，這是導致后期檔案“丟失”的重要原因之一。另外，有些化工企業檔案管理人員的專業素質修養不符合當前企業對檔案管理的工作要求，從而導致檔案管理工作水平低，常常出現核心檔案資料整理不全現象，難以為企業制定發展規劃提供正確的參考數據。

1.3 檔案歸檔質量不達標、整理過于單一

在檔案歸檔過程中，應當對每個部門及科研人員提交的檔案進行嚴格核對，隨后在進行檔案整理、分類及儲存[2]。但是，在檔案歸檔過程中，一旦不能有效控制檔案上交質量就會導致諸多問題的出現。最常見的問題為檔案不全，內容不準確等。另外，再加上檔案管理人員不能透徹領悟檔案規章制度，就會導致在一些檔案疑難問題處理方面出現模棱兩可的現象，這是導致檔案歸檔工作中，檔案不健全、缺少核心資料的主要原因。另外，化工企業在檔案歸檔過程中，對一些科研的整理過于單一，且沒有及時對其中的核心數據信息進行記錄，在后期調取檔案時，出現無效數據或者數據不健全問題。

2 化工企業檔案管理創新思路分析

2.1 提升對檔案管理工作的重視程度

為加強化工企業檔案管理工作質量、提升檔案管理工作水平，首先化工企業需要詳細分析當前在檔案管理方面出現的問題，并制定具有針對性的解決策略，從而為促進化工企業檔案管理工作高質量、高標準要求行進[3]。其次，提升化工企業檔案管理人員對檔案管理的重視程度，可以定期開展相應的宣傳活動，讓檔案管理的質量好壞直接決定化工企業經濟發展快慢的這一意識在檔案管理人員心中根深蒂固。最后，化工企業的檔案管理工作不僅是化工企業總結發展經驗、總結發展過程中出現的錯誤思想的核心參考數據，同時還是化工企業了解自身發展情況、在社會中的地位及制定戰略性發展目標的核心依據。只有提升對檔案管理工作的重視程度，嚴格的管理制度及發展體系才能夠保證化工企業檔案管理工作的高質量、高水平進展，才能更好地為化工企業的穩定、健康、持續發展提供堅實的基礎保障。

2.2 科學、合理地設置檔案管理機制

科學、合理的檔案管理機制是保證化工企業檔案管理工作穩定進展的核心依據，同時也是檔案管理人員規范工作的重要支撐[4]。化工企業在制定檔案管理制度時，一定要嚴格根據最新頒布的《檔案法》中的相關規章條例，結合公司的實際情況，設定專門的檔案管理監督檢查機構，對工作不積極、不認真的檔案管理人員給予一定的懲罰。對于多次懲罰過后仍然不改進者，考慮調部門或者將其開除。另外，高素質、高專業能力的檔案管理人員是檔案管理工作高質量開展的基礎部分，所以化工企業需要針對檔案管理人員的綜合專業素質水平，定期參加專業知識講座活動，也可以不斷招募專業綜合素養高的檔案管理人才，從而大幅度提升化工企業檔案管理部門的整體專業水平。最后，所設定的檔案管理機制，一定要保證能促進化工企業的穩定發展，并且符合化工企業當前對檔案管理工作的相關要求，從而最大程度地促進化工企業經濟的穩定發展。

2.3 提高化工企業檔案歸檔的質量標準

提升化工企業檔案歸檔質量，有助于促進后續檔案管理工作的穩定。在檔案實際歸檔中，需要嚴格根據相關法律章程制度，并將檔案歸檔各個環節的細節責任進行明確劃分，做到出現問題能第一時間找到責任人，從而大幅度提高檔案歸檔質量，保證檔案歸檔工作順利進行[5]。另外，針對化工企業檔案歸檔相關要求，科學、合理地制定規范的工作路程方案，從而為歸檔工作各個環節提供規范性的操作規范及注意事項，保證檔案歸檔工作具有較強的秩序性。化工企業為了最大程度地提升檔案歸檔質量，在相關檔案收集整理之前，監督機構就需要介入工作，并且要將整理、分類、歸檔、儲存等環節工作分開。各工作管理人員需管理好自己的工作區域，從而為高質量的檔案管理工作提供堅實的基礎保障。

2.4 檔案管理工作中科學地運用現代科技

化工企業在檔案管理工作進展過程中，還要做到與時俱進，科學、合理地運用現代高新技術，從而大幅度提升檔案管理工作質量及工作效率。現代科技主要是通過將檔案轉變成為電子版，然后再針對檔案的類型進行整理、分類、儲存，這樣不僅能大幅度提高檔案調取速度，同時還能保證檔案儲存質量[6]。另外，通過互聯網、大數據等高新技術，還有實現資源數據共享，從而提高化工企業高層管理人員對檔案狀態的掌握程度，對企業發展過程中出現的問題，及時做出改進或者解決方案具有重要意義。另外，實現數字化的檔案管理，還有助于減少化工企業檔案管理人員的工作量，有助于避免由于復雜的檔案管理工作，導致檔案錯誤儲存現象的出現，有助于保證檔案管理工作的精準程度，從而為化工企業的穩定發展奠定堅實基礎。

3 結語

綜上所述，檔案管理作為化工企業發展過程中的重要組成成分，在檔案管理工作進行中，如果缺乏完善的管理制度，就會導致檔案管理工作中諸多問題的出現，會嚴重限制化工企業經濟的穩定發展。因此，化工企業為提升檔案管理質量，需要根據檔案管理工作中出現的問題及隱患，采取正確手段進行解決與防治。另外，化工企業檔案管理部門需要不斷對檔案管理思路進行創新，并在符合社會經濟發展趨勢的基礎之上，制定健全、縝密的檔案管理制度，從而為化工企業穩定、健康發展提供堅實的基礎保障。

參考文獻：

[1]曹燕.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中外企業家，2019，637（11）：121-122.

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[3]肖永英.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].辦公室業務，2019（11）.150-151

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[5]孫艷華.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].現代國企研究， 2018（2）：181-181.

[6]張利萍.新時期事業單位檔案管理創新思路的分析[J].辦公室業務，2018， 000（004）：114.