煤炭貿易企業整合管理體系建設策略探究

張丹

摘要：據數據顯示，我國自2008年起開始成為煤炭進口國，過去五年的增長量達到了100%，且目前為止海運煤總量占據全世界的30%。一夜之間，中國從一個煤炭出口國變為了煤炭進口國，這也為煤炭貿易企業的振興提供了寶貴的機會。越來越多的煤炭貿易企業上市，競爭也隨之不斷升級，不禁為企業敲響了警鐘。除了要關注煤炭貿易的品質外，更重要的在于內部管理體系的建設。本文就整合管理體系在煤炭貿易企業中發揮的優勢談起，分析其價值以及相對應的實際操作流程。

關鍵詞：煤炭貿易企業;整合管理體系建設;策略探究

其實中國煤炭行業進出口角色的轉換并不是謎題，而是一系列原因迫使之下不得不形成的策略。首先中國煤炭的質量是遠遠低于全世界的平均水平的，其中的磷硫含量極高，并不能滿足國務院最新出臺的一系列環境管理條例。其次是海運煤與內陸煤在價格上存在巨大懸殊，主要是因為中國運輸煤的鐵路并不發達，因此運輸的成本是極其高的。最后是海運煤可以縮短填補需求和供給缺口的時間，其實中國的煤炭資源不算稀缺，卻常常因為運輸的困難，耗費很大的運輸成本。由此可知，煤炭貿易企業的復興絕不是偶然，是行業發展的必然結果。但我國不少煤炭貿易企業正在面臨著內部管理困境，如何進行有效的管理成為了亟待解決的問題。

一、煤炭貿易企業為何要進行整合管理體系建設

（一）傳統煤炭貿易企業受到極大的外部沖擊

傳統煤炭貿易企業的收益受經濟環境影響極大，國內煤炭貿易企業在大的經濟形式和稅收成本上升的情況下，靠賺取差價的形式得以茍活，已無盈利空間，更多的企業老板靠的是業務轉移到稅收洼地，靠拿所得稅核定征收和政府稅收留存返還來賺錢。如果不從內部入手來對整個管理體系做出徹頭徹尾的改變，傳統煤炭貿易的發展趨勢無疑是直線下滑的。因此整合管理體系的建設對于傳統煤炭貿易企業來說是一個千載難逢的好機會，通過鞏固內部構造以抵御外部沖擊，一方面可以極大地節省人力和物力資源，另一方面是為資金周轉留足了空間。

（二）缺乏完整規劃的管理活動導致效率低下

以往煤炭企業采取的管理方案較為散亂，沒有合理規劃的后果就是造成業務的“一盤散沙”狀。煤炭貿易是煤炭進口的一道關卡，涉及多個環節，流程也是極為復雜的。碎片化的管理體系，不能滿足對整個貿易過程的管控，單個環節出現的問題，后果都可能不堪設想。整合管理體系建設恰恰解決了這一難題，將管理的范圍具體劃分為信息戰略、風險控制、企業文化體系的構建、人力資源的管理、財務資源的管理和對業務的監督。信息的戰略性管理彰顯了企業對發展持有長遠目光，風險控制是實現企業利益最大化的關鍵一步。企業文化的構造關系到企業形象在交易人眼中的定位。人力資源管理旨在企業最大化地發揮人力價值，合理運用人力資源。財務管理的重點是對企業內每一筆資金的流動進行詳細的監測和管控。業務監督的重點是從側面督促員工熱愛崗位，努力工作。各步驟間形成一個有著先后順序的整體，工作效率也會在有規劃的環境下穩步提升。

二、整合管理體系建設需要具備哪些實際操作

（一）組織準備環節

建設整合管理體系的第一步也是最重要的一步在于明確目標的建立。在建立目標之后就需要做出詳細的計劃，這也是執行管理方案的先決條件。與此同時要確定領導組的成員，這些成員需要遍布各個專業，以保證決策的科學性。領導組成員召開相關的會議，對管理體系建立的計劃作出進一步商討，使得計劃更加的全面和具體。計劃中應當包含各個組織的任務和職能，他們需要進行的知識技能培訓，統一體系建設的時間，監督和落實的具體辦法，組織績效的考核方式等等。這些問題都是缺一不可的，少了任何一項，整合管理體系的建設都是失敗的。

（二）體系紙質和電予文件建立環節

體系文件的紙質和電子化主要遵循統一規劃，分步驟建設，整體協調配合，相互考核，不斷改革完善的原則。每一個組織的職能都各不相同，管理的方案更是千差萬別，因此紙質和電子文件的建立，一定是由分散到整合的過程。首先各個組織內部的成員集體討論，對組織內部的管理范圍進行全面的剖析。從明確職能起，再分步驟推進管理網絡的建立，網絡一定要做到盡可能的“無死角”，這樣才能在實際意義上保證管理的全面性。接著需要將各部門的管理方案進行整合，將相似點融合，形成《整合管理體系手冊》。最后將整合的信息在OA系統中進行歸口管理，實現特殊性互補的目標。整個體系文件的編寫過程體現出各個組織部門的特殊性，最終目標也是為了在特殊性堆積的環境中尋找一套適用于多個組織的整合管理體系。

（三）體系運行和審批環節

體系的運行過程包括文件建立、文件審核、文件確定、發布通知、積極執行等環節。運行過程中的工作重點集中于員工的培訓、各個組織對文件的執行力度和員工對文件的學習熱情。每一項工作需要進行嚴謹的記錄工作，以便于對運行過程的監測。體系的審批工作任務艱巨，需要專業的人才來完成。首先審核組的成員一定是經過專業培訓的，接著需要對審核工作作出一份簡單的計劃，最后就是多次開展審核會議，找出體系中的不合理條例，分析其中可能存在的問題，并形成相關報告反饋給上層領導組。總而言之，體系的運行工作講究效率，體系的審批環節重在嚴謹。

（四）體系的完善和改革環節

體系在運行過一段時間后難免暴露出各種各樣問題，因為在對體系規劃時，大家也不過是紙上談兵，并不能對所有可能出現的情況進行羅列，漏洞是不可避免的，對問題的解決以及經驗的總結是實現完善和改革的重中之重。整合管理體系的建立一定是服務企業運作的，所以需要具備針對性特征，必然是從企業的實際情況出發的。一套幾近完美的整合管理體系，需要經過無數次的打磨。在完善與改革的背景下，提高管理效率，實現企業的健康與協調發展。

三、結束語

總的來說，煤炭貿易企業應用整合管理體系的決定是具有戰略性的，也是企業發展的長久之計。體系的整體安排分為四個階段，分別是組織準備環節、體系紙質和電子文件建立環節、體系運行和審批環節和體系的完善和改革環節。合理且全面的管理體系可以幫助煤炭貿易企業從傳統模式的困境中脫穎而出，為煤炭貿易的復興奠定良好的基礎。新的時代背景之下，煤炭貿易行業的前景一片渺茫，各專業人士的預測結果也褒貶不一。無法預知煤炭行業的具體走向，唯有保持內部環境的安全，才能為企業贏得一線生機。

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